Un plan d’action est un document détaillé avec la description des actions spécifiées qui sont nécessaires pour atteindre un objectif particulier. Il s’agit d’un outil simple et efficace pour effectuer la planification et le suivi des activités. Il établit quelles ressources sont nécessaires, ainsi que comment et quand elles devraient être utilisées, toujours dans le but d’atteindre cet objectif déclaré.
Le plan d’action peut être utilisé dans diverses activités au sein d’une entreprise, par exemple :
- Enquête sur les plaintes des clients
- Non-conformité et audits internes
- Gestion de projet
- Définition des risques et des opportunités
- Réunions quotidiennes
Lorsqu’il est bien mis en œuvre, un plan d’action peut obtenir d’excellents résultats pour les organisations, prévenir et résoudre les problèmes, identifier les goulets d’étranglement et atteindre les objectifs.
Toutefois, pour que ça marche, il est nécessaire de planifier efficacement toutes les étapes d’un plan d’action au moyen d’un calendrier et d’avoir de la discipline pour le réaliser. Voici 7 étapes essentielles pour créer un plan d’action efficace à appliquer à toute activité que votre entreprise jugera nécessaire.
1. Définir ce que vous voulez atteindre
La première étape de la création d’un plan d’action consiste à décider clairement ce que vous voulez réaliser à la fin de votre exécution. C’est pourquoi il est essentiel de fixer l’objectif pour commencer un bon plan. Les buts servent de cible, vous dessinez un endroit où vous voulez vous rendre ou quelque chose que vous voulez conquérir.
Cependant, le conseil essentiel dont vous devez vous rappeler est: créer des objectifs mesurables! Si vous avez entendu parler de « objectif SMART », c’est exactement là qu’il s’applique. Meta Smart est une méthodologie pratique qui implique les 4 premières lettres de l’acronyme SMART:
- Specific (Spécifique);
- Measurable (mesurable);
- Attainable (Réalisable);
- Relevant (Pertinent);
- Time bound (Temporellement défini).
Pour être SMART, les objectifs doivent intégrer tous ces critères, ce qui augmentera les chances de l’atteindre.
Si vous ne fixez pas d’objectifs clairs et précis, vous risquez de ne pas les atteindre parce qu’ils seront très vagues.
2. Recueillir, analyser et organiser des données
Rassemblez toutes les données pertinentes pour définir les actions de votre plan. Plus tard, dressez une liste de toutes les activités nécessaires pour atteindre l’objectif préétabli. Chaque activité doit être assignée à un responsable.
La distribution des activités doit être effectuée en collaboration avec l’ensemble de l’équipe concernée, de sorte qu’aucune tâche ne soit dirigée vers la mauvaise personne. En outre, tout le monde doit être conscient de l’importance d’atteindre l’objectif, en plus des délais à respecter qui seront définis ultérieurement.
3. Identifiez les ressources nécessaires
Avant de commencer votre plan d’action, il est crucial de vous assurer d’avoir toutes les ressources dont vous avez besoin pour accomplir les tâches. Et s’elles ne sont pas disponibles pour le moment, vous devez d’abord faire un plan pour les acquérir. Par conséquent, il peut être nécessaire d’établir un budget pour la réalisation des actions, vous pouvez, par exemple, assigner une colonne de votre plan d’action pour marquer le coût de chaque tâche.
4. Réorganiser la liste et hiérarchiser les tâches
En général, la liste initialement créée est volumineuse, il est donc important de la réévaluer. Certaines activités peuvent être plus difficiles à réaliser que d’autres, dans la mesure du possible, diviser les tâches plus grandes en parties plus petites et plus faciles à exécuter, permet une meilleure gestion du plan d’action par les exécuteurs d’action et la personne responsable du suivi du plan.
5. Fixer des échéances
L’étape suivante consiste à fixer les dates limites pour chaque action établie dans l’étape précédente. Cette étape est cruciale, car les plans d’action sans échéance risquent de ne jamais se produire, c’est-à-dire que l’objectif ne sera peut-être jamais atteint.
Comme nous l’avons déjà indiqué à l’étape précédente, il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans la planification des actions soient consultées sur le délai, afin d’évaluer le temps d’exécution de certaines tâches. Ainsi, l’employé peut mieux planifier l’exécution de ses activités, en priorisant en fonction de son importance et de son urgence. Vous devrez peut-être hiérarchiser certaines actions parce qu’elles peuvent bloquer d’autres actions secondaires. Mais attention! De nombreux gestionnaires fixent souvent tout comme une priorité. Et comme nous le savons déjà, si tout est important, alors cela signifie que rien ne l’est. Dans ce cas, il est essentiel d’évaluer en profondeur les tâches pour les comprendre afin de les qualifier de la meilleure façon possible.
6. Décrivez une illustration visuelle
Il est maintenant temps de trouver des ressources qui peuvent aider à concrétiser le plan. Un bon exemple pour que cela se produise est de créer une représentation visuelle pour le plan d’action. Cette visualisation graphique aidera votre équipe à s’engager, car, d’une manière simplifiée, chacun sera en mesure de suivre l’évolution des tâches. Vous pouvez clairement voir où ils sont, où ils devraient aller et ce qu’ils doivent faire pour la réaliser. Tout comme pour un gestionnaire et la personne responsable du plan d’action, une représentation graphique vous permet d’identifier rapidement ce qui marche, ce qui a déjà été fait et ce qui reste à faire.
7. Surveiller, évaluer et mettre à jour
Il s’agit de l’étape la plus importante du processus. Il ne fait pas usage de définir l’ensemble du plan d’action, de passer par toutes les étapes et de l’oublier. Chaque plan réussi a comme l’un de ses principaux points communs de bien définir le suivi. C’est à la personne responsable du plan d’être toujours présente, que ce soit pour soutenir ou pour facturer.
Il est possible, par exemple, de créer un calendrier de soumissions des rapports avec des résultats individuels, ou en équipe et de créer des réunions pour comprendre les difficultés et, si nécessaire, réévaluer les délais, les activités ou les responsables puisque nous savons que la réalité des entreprises est différente de ce que nous écrivons dans les documents. Mais toujours éviter cela parce que l’idéal est de suivre le plan jusqu’à la fin. Examinez toujours votre plan d’action et engagez vos collègues à aller de l’avant sans manquer les objectifs.
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