Le monde de la gestion des processus dispose d’une variété d’outils pour vous soutenir. Cela dit, commençons par réfléchir à votre pratique actuelle. Comment choisir l’outil à utiliser pour l’amélioration des processus ?
Nous pouvons utiliser comme analogie la phrase du psychologue Abraham Maslow : « Si le seul outil que vous avez est un marteau, tout commence à ressembler à un clou. »
Autrement dit, nous préférons souvent nous contenter de ce que nous avons plutôt que de chercher de meilleures alternatives. Et la plupart du temps, les outils les plus familiers ne sont pas les plus appropriés à cette fin.
Cependant, le mieux est de sélectionner les outils et les approches en fonction de ce que nous essayons d’accomplir. Dans cet article, nous allons montrer 5 outils indispensables pour l’amélioration des processus et dans quelle situation ils sont le plus pertinents.
1. Organigramme de processus
L’organigramme est l’un des meilleurs outils d’amélioration des processus. Il vous permet de détailler les processus dans les activités, les événements et les décisions grâce à une représentation visuelle simplifiée, assurant l’exécution des tâches dans le bon ordre.
Si vous rencontrez des problèmes de qualité dans les produits finis, si vous avez besoin de réduire les délais ou d’augmenter la productivité, l’organigramme est parfait pour cela ! Vous pouvez observer l’heure de chaque étape et sous-étape du processus et voir où il y a du gaspillage, des goulots d’étranglement ou si l’une de ces étapes peut être éliminée ou automatisée.
Ils peuvent également être utilisés pour documenter comment faire une certaine activité, on y trouve souvent les procédures et les manuels de qualité, expliquant la corrélation entre chaque étape du processus et les personnes / les équipes.
Avec l’organigramme, vous pouvez comparer les scénarios possibles pour les processus avec plusieurs résultats potentiels basés sur différentes décisions, ce qui est idéal pour vérifier la cohérence des processus qui peuvent suivre différents chemins.
2. Diagramme d’Ishikawa
Diagramme d’Ishikawa ou le diagramme de cause à effet est un outil utilisé pour visualiser toutes les causes possibles d’un problème afin d’en définir les causes profondes.
L’outil aide à orienter les causes du problème, en les regroupant en six catégories, les 6M: Méthode, Matière première, Main-d’œuvre, Machines, Mesure et Environnement.
Avec cette visualisation, nous identifions les solutions possibles et, de cette façon, nous pouvons apporter des améliorations aux processus.
Le diagramme de cause à effet peut être utilisé avec d’autres méthodologies, telles que le brainstorming, impliquant toute l’équipe dans la recherche d’améliorations et intégrant plusieurs points de vue sur le même problème.
La clé pour réussir à résoudre un problème est de le définir correctement. Une fois fait, il est plus facile d’identifier les causes qui affectent directement un indicateur. Il encourage également l’évaluation factuelle des données pour déterminer s’il y a vraiment un problème ou non.
Après avoir été aligné et identifié par les personnes impliquées, le problème est utilisé comme résultat du diagramme en arête de poisson.
3. Graphique de Contrôle
La carte de contrôle ou le graphique de contrôle est très important pour la surveillance des processus. Cet outil peut être utilisé pour étudier comment un processus évolue au fil du temps, et ainsi superviser les processus à la recherche de problèmes et vérifier leur stabilité.
Dans ce graphique, nous avons une ligne centrale pour la moyenne, une ligne supérieure pour la limite supérieure et une ligne inférieure pour la limite inférieure, construite à partir de données historiques.
En comparant les données actuelles avec ces lignes, vous pouvez vérifier que la variation du processus est cohérente (sous contrôle), ce qui indique que le processus fonctionne comme il se doit, ou imprévisible (hors de contrôle), indiquant les problèmes qui doivent être résolus.
Peu importe la qualité de la conception de votre processus, des variations peuvent toujours se produire. En ce sens, la carte de contrôle est essentielle pour comprendre ces variations et prendre des mesures correctives.
L’utilisation correcte de cet outil peut apporter des avantages qui augmentent la productivité, réduisent les coûts et les variations de produits, et créent une base de référence pour les améliorations futures et préparer des rapports pour communiquer les performances des processus.
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