La communication est présente dans toutes les relations humaines. Dès les premiers jours de la vie, nous savons déjà comment informer nos mamans qu’il est temps de manger ou de changer nos couches. C’est peut-être pour ça que nous pensons tous que nous savons très bien communiquer, après tout, c’est un processus naturel. C’est une certitude que la grande majorité des chefs de projet ont également. Mais est-ce que c’est vrai ?
Ce n’est pas ce que les statistiques indiquent. Les recherches du Project Management Institute (PMI) montrent que parmi les projets qui ont échoué, 29% d’entre eux proviennent de problèmes liés à la communication.
Source: PMI´s Pulse of the Profession 2018
Mais si, en théorie, tout chef de projet sait communiquer, pourquoi la communication est-elle encore la source de tant de problèmes ?
Dévoiler la communication dans les projets
Comme dans de nombreuses actions humaines, y compris en matière de communication, le danger réside dans les détails. De nombreux gestionnaires se concentrent trop sur le contrôle des chiffres et les rapports sans consacrer de temps à les clarifier et à s’assurer qu’ils atteignent les objectifs et sont compris par les parties prenantes. Nous savons qu’une communication efficace implique essentiellement quatre éléments :
Cependant, derrière ce schéma simple se cachent des détails « dangereux ». Mettons en lumière les principaux afin qu’ils n’apportent plus de problèmes pour vous:
1 -Pour qui
Toutes les parties prenantes n’ont pas besoin de recevoir toutes les informations en tout temps. Une sélection appropriée des destinataires aidera à donner de la pertinence à vos rapports, car ils sauront que lorsqu’ils le recevront, ce sera quelque chose d’important pour eux.
2 – Quoi
Nous vivons à l’ère de l’information, ce qui signifie que tout le monde est déjà surchargé, avec plus de données qu’ils ne pourraient être en mesure de gérer. Ainsi, en plus de sélectionner le public, savoir générer des rapports et des graphiques attrayants, synthétisés et dans un langage approprié est un bon moyen de faciliter la compréhension et de susciter l’intérêt.
3 – Fond
Il est probable que votre communication atteindra des personnes de différents groupes d’âge, niveaux de formation et, principalement, niveau de connaissance de la situation impliquant l’entreprise et le projet. Gardez cela à l’esprit lorsque vous produisez vos rapports.
4 – Comment
Les moyens utilisés pour effectuer la communication peuvent être décisifs pour son succès. Ne vous en tenez pas à des méthodes plus traditionnelles comme les courriels et les réunions aux points de contrôle. N’oubliez pas d’utiliser l’intranet, les rapports d’entreprise, les murales et les brochures pour diffuser les actions et publier les résultats, surtout si le projet a une grande portée et un impact important sur l’organisation. Profitez de l’occasion pour explorer des formats plus interactifs tels que des vidéos et des webinaires pour atteindre un public plus large et améliorer l’engagement.
Ce que dit le guide PMBOK®
PMBOK®, guide publié par le Project Management Institute, met en évidence trois processus pertinents pour une gestion cohérente de la communication:
Planifier la gestion des communications. Il s’agit d’élaborer un plan de communication approprié en fonction des besoins d’information des intervenants, des moyens disponibles et des besoins du projet.
Gérer les communications. Il vise à s’assurer que l’information sur le projet est collectée, distribuée, stockée, surveillée jusqu’à leur élimination finale en temps opportun et de manière appropriée.
Surveiller les communications. Il vise à s’assurer que les besoins d’information du projet et des parties prenantes sont satisfaits.
Maintenant que vous en savez un peu plus sur l’importance de la communication dans la gestion de projet, profitez-en pour apprendre à connaître SoftExpert PPM. Il dispose des ressources nécessaires pour vous aider à gérer la communication et à extraire des informations afin de tenir les parties prenantes bien informées. En outre, il s’agit d’un logiciel qui permet aux organisations de gérer facilement des projets, des programmes, des personnes, des services et des finances grâce à un ensemble complet de fonctionnalités qui simplifient les meilleures pratiques de gestion de projet à un faible coût total de possession.
