Le Turtle Diagram est un outil de management de la qualité utilisé pour décrire visuellement les éléments d’un processus au sein d’une entreprise. Ce nom est dû à la structure de ce diagramme, qui ressemble à la forme d’une tortue. Le corps représente le processus principal et les pattes, la tête et la queue représentant différents éléments qui influencent ce processus.
Il peut être utilisé dans pratiquement toutes les entreprises, car toute entreprise regorge de processus. Pour que vos activités se déroulent efficacement, il est nécessaire de comprendre la relation entre elles, d’identifier les éventuelles lacunes dans la structure interne – c’est là qu’intervient la gestion des processus avec le diagramme de la tortue.
Bien que son utilisation soit facile et extrêmement importante, il y a encore peu d’organisations qui choisissent de l’utiliser. Pour ne pas tomber dans ce piège, lisez la suite et découvrez comment utiliser le diagramme de la tortue et profiter de ses avantages.
Qu’est-ce que le diagramme de la tortue ?
Le Turtle Diagram est un outil visuel qui peut être utilisé pour décrire tous les éléments de n’importe quel processus au sein d’une organisation de manière très précise et détaillée.
Il doit rassembler tous les aspects du processus, y compris les intrants, les extrants et les critères, entre autres informations qui peuvent être pertinentes et aider à améliorer les processus organisationnels.
De plus, le diagramme identifie qui est propriétaire du processus et démontre ses rôles et responsabilités. Il peut également être utilisé pour identifier toutes les clauses applicables des normes pertinentes et pour détailler les exigences légales et applicables à ce processus.
Les principaux composants d’un diagramme de tortue sont :
- Procédure : Définition de la procédure principale.
- Intrants : Ce qui est requis pour démarrer le processus.
- Extrants : Ce qui est produit à la fin du processus.
- Ressources : Ce qui est nécessaire pour effectuer le processus, comme les personnes, l’équipement et les matériaux, etc.
- Méthodes : Comment le processus est effectué, y compris les procédures et les instructions.
- Responsable : Qui est impliqué dans le processus.
- Indicateurs : Comment la performance du processus est mesurée.
Le diagramme de la tortue est-il requis dans la norme ISO 9001:2015 ?
La norme ISO 9001 promeut l’adoption de l’approche processus dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration de l’efficacité d’un système de management de la qualité (SMQ) afin d’accroître la satisfaction des clients. L’article 4.4.1 de la norme stipule que :
L’organisme doit déterminer les processus requis pour le système de management de la qualité et son application dans l’organisme et doit :
a) Déterminer les intrants requis et les extrants attendus de ces processus ;
b) déterminer la séquence et l’interaction de ces processus ;
En d’autres termes : non, le Turtle Diagram n’est pas obligatoire dans la norme, mais il aide à l’administration et à la gestion des processus. Grâce à lui, il est possible de répondre aux exigences mentionnées ci-dessus, en déterminant et en gérant plusieurs processus liés à une activité/un domaine.
La compréhension et la gestion des processus qui sont liés en tant que système aident l’entreprise à atteindre l’efficacité et l’efficience des résultats escomptés. Ainsi, la performance de l’ensemble de l’entreprise est boostée par la maîtrise des interrelations et des interdépendances entre les processus du SMQ.
Quels sont les avantages d’utiliser le diagramme de la tortue ?
Le diagramme de la tortue peut être utilisé conjointement avec des organigrammes, des instructions de travail ou des procédures opérationnelles standard (SOP), en corrélant les informations dans un diagramme simple et facile à lire. Il y a de nombreux avantages à utiliser ce diagramme, vous en connaissez quelques-uns ci-dessous.
Faciliter la compréhension de l’information et des documents
Les diagrammes Turtle sont parfaits pour être partagés avec les nouveaux employés lors des formations d’intégration. Avec cette aide, ils comprennent la position de leur rôle au sein de l’organisation ainsi que la valeur ajoutée que leurs tâches apporteront à l’entreprise.
Améliorer les résultats des audits
Que ce soit dans l’audit individuel d’un processus ou dans l’évaluation de son interaction avec d’autres processus au sein de l’entreprise, lorsqu’un Turtle Diagram est utilisé avec des documents justificatifs (tels que des TI ou des SOP), la réalisation d’une piste d’audit dans l’organisation devient plus simple.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez identifier rapidement et facilement les domaines qui nécessitent une amélioration ou une meilleure intégration avec d’autres processus. Les diagrammes peuvent aider les auditeurs et les organisations elles-mêmes dans les audits internes et externes, en les guidant sur les domaines/documents à auditer dans chaque processus.
Alignement des objectifs de l’organisation liés aux processus
Grâce à l’utilisation du diagramme de la tortue, il est possible d’aligner la performance des processus avec les objectifs de l’organisation et les politiques applicables. Il est utile de comprendre comment la performance des processus peut contribuer à l’atteinte de certains objectifs organisationnels, tels que la satisfaction des clients, et comment ces objectifs sont liés au plan d’affaires et aux directives de l’organisation.
Identification facile des résidus de processus
Les étapes à valeur ajoutée d’un processus et les mesures d’efficience et d’efficacité de chacune des étapes doivent être au centre d’un diagramme de la tortue. Grâce à lui, il est possible de vérifier où se trouvent les déchets dans un processus. Ainsi, la direction peut identifier les étapes qui réduisent la valeur ajoutée ou même les activités qui peuvent l’affecter.
Comment faire un diagramme de tortue ?
La meilleure façon de préparer un diagramme de la tortue est d’utiliser la méthode similaire à SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer). Pour chacun des éléments et dans chacun des processus, posez quelques questions qui seront ensuite incluses dans le diagramme.
Voir un exemple ci-dessous !
S – Fournisseurs (Supplier)
Qui sont vos fournisseurs ?
Pour qu’un processus soit exécuté, vous aurez certainement besoin de plusieurs entrées qui seront utilisées dans le travail. Tous ces éléments seront reçus d’un partenaire et auront un impact sur le résultat du processus. Faites une liste de tous les fournisseurs, partenaires, sous-traitants, employés, etc.
I – Intrants (Input)
Quelles sont vos contributions ?
Incluez d’où provient chaque fournisseur, c’est-à-dire ce qui entre dans le processus de transformation. Faites une liste de matériaux, d’équipements, d’informations, de documents, d’exigences, entre autres. De plus, il est nécessaire de savoir comment les entrées sont obtenues, alors énumérez les méthodes, les exigences, les critères, les procédures standard et les instructions liées à cette étape.
P – Processus (Process)
Quelles sont les étapes de votre processus ?
Il est également nécessaire d’identifier l’interaction entre eux. Décrivez comment les étapes sont exécutées et montrez l’ordre dans lequel chaque entrée est transformée. Concentrez-vous uniquement sur les étapes qui ajoutent de la valeur. N’oubliez pas que les processus peuvent impliquer plusieurs employés et départements de votre organisation.
Par la suite, définissez quels sont vos processus d’accompagnement. Faites une liste de tous les processus associés qui soutiennent le processus principal, y compris les matériaux, les procédures, les instructions, les méthodes, etc.
O – Sorties (Output)
Quels sont les résultats de votre processus ?
Ici, le résultat peut être le produit lui-même qui sera dirigé vers le client, ou même un service. C’est-à-dire que cette étape consiste en tout ce qui sort du processus après avoir subi une modification. Faites une liste de tous les produits/services. Il est également nécessaire de savoir comment vous mesurez les résultats, c’est-à-dire comment vous les analysez et à travers quels indicateurs.
C – Clients (Customer)
Qui sont vos clients ?
À ce stade, définissez qui bénéficiera de ce processus. Ici, il est également important de souligner quelles sont les exigences et les attentes des clients.
Exemple de diagramme de tortue
En pratique, l’ensemble de ce processus permet d’organiser les informations et de visualiser les données fondamentales rapidement et intuitivement. Dans un système de gestion de la qualité tel que SoftExpert Suite, par exemple, un exemple de diagramme en forme de tortue pourrait ressembler à ceci :
Mais pourquoi le nom « Turtle Diagram » ?
Le nom est très curieux lorsque nous l’utilisons dans des environnements d’entreprise, mais il y a une explication. En regardant l’image précédente, il est clair que la disposition des étapes dans le diagramme était un dessin similaire à celui d’une tortue.
Le processus représente le corps. Les intrants et les extrants, c’est-à-dire les attentes des clients et les résultats, représentent respectivement la queue et la tête. Enfin, les quatre jambes sont représentées par les autres parties du diagramme : « Qui », « Indicateurs », « Ressources » et « Comment ».
Conclusion
Vous savez maintenant à quel point il est essentiel d’utiliser le Turtle Diagram pour définir et gérer systématiquement les processus d’une organisation, ainsi que leurs interactions. Ainsi, vous pouvez atteindre les résultats escomptés dans l’orientation stratégique de votre entreprise.
Le diagramme de la tortue est un outil simple et didactique qui aide à cette cartographie. Il offre plusieurs avantages, tels que la compréhension et la cohérence dans le respect des exigences, la prise en compte des processus en termes de valeur ajoutée au produit/service, l’augmentation de la performance efficace des processus et l’amélioration des processus basée sur l’évaluation des données et des informations.
Comment SoftExpert peut-il vous aider ?
SoftExpert Process est un outil de modélisation et d’analyse des processus visuels. Facile à utiliser et doté de fonctionnalités avancées, cet outil aide les entreprises à comprendre, documenter et mettre en œuvre des processus commerciaux et opérationnels de manière efficace, rapide et sécurisée.
Grâce à un ensemble complet de fonctionnalités, le logiciel permet aux utilisateurs de modéliser le flux de processus, d’écrire des règles métier, de connecter des applications existantes et de créer des interfaces pour l’interaction humaine.
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