Imagine una industria farmacéutica que va a contratar a un funcionario para la línea de producción de medicamentos. Ese nuevo colaborador debe pasar por una serie de capacitaciones para conseguir ejecutar sus actividades y ayudar en la producción de lotes de medicamentos homogéneos. Por más que él tenga experiencia en la función, una nueva empresa significa nuevas reglas, nuevos equipamientos, nuevas fórmulas etc.

Entonces, ¿cuál es la forma correcta para capacitarlo?

Considerar sólo la transferencia de conocimiento de un funcionario más antiguo para uno nuevo es una forma fallida de que se haga el repase. Además de transmitirse vicios, hay también la posibilidad de que ocurra olvido de algunas partes esenciales del proceso. Para la actividad de capacitación, bien como otras tantas que ocurren en las empresas son utilizados documentos estándar.

¿Qué es un Procedimiento Operacional Estándar (POE)?

El procedimiento operacional estándar (POE) es un documento que formaliza las tareas dentro de una organización relacionándolas con los responsables y con los recursos utilizados en cada etapa. Por lo tanto, trae la identificación de los datos de “quién”, “qué” y “cuándo” para que sean realizadas todas las fases de las operaciones.

El POE presenta esas informaciones de forma amplia y generalmente con un lenguaje más técnico, conforme a dichos y términos de legislaciones y normas estándar.

¿Qué es una Instrucción de trabajo?

Junto al POE son elaboradas y adjuntadas las Instrucciones de trabajo (IT). Son documentos que, además de citar las actividades y los responsables, traen un mayor detalle de las tareas, incluyendo cuestiones como modo y tiempo de ejecución. O sea, las IT´s muestran “cómo” las actividades son realizadas.

Basadas en un manual del usuario, las instrucciones de trabajo deben tener un lenguaje simple y ser escritas por medio de un paso a paso sin complicaciones con informaciones realmente necesarias para la ejecución de la tarea. Pueden ser utilizadas imágenes, fotos y tablas para facilitar aún más el entendimiento de los colaboradores.

¿Cuál es la diferencia entre POE e IT?

A pesar de que, generalmente, tengan estructuras parecidas, las IT´s y los POE´s tienen funciones diferentes. Primero dentro de la documentación del sistema de gestión de la calidad, la jerarquía entre esos documentos es diferente. Vea abajo un ejemplo de estructura de niveles:

  • Nivel 1 = Manual de Garantía de la Calidad: Punto de partida para metas, objetivos y responsabilidad.
  • Nivel 2 = Procedimientos (POE´s): Interacción entre departamentos / unidades de negocios en términos de entradas / salidas.
  • Nivel 3 = Instrucciones de Trabajo (IT´s): Documentos que definen cómo los objetivos de trabajo son alcanzados.
  • Nivel 4 = Registros: Evidencia de conformidad.

Por lo tanto, las IT´s están en un nivel por debajo de los procedimientos y la distinción entre esos documentos se hace a través de su uso y su detalle. Mientras que la primera es aplicada a las actividades operacionales y trae una riqueza de detalles, los POE´s son responsables por estandarizar los procesos gerenciales, teniendo por característica ser un estándar de sistema.

Ambos pueden ser aplicados en todas las etapas del proceso y tienen como objetivo hacer con que las personas hagan de manera uniforme la misma tarea. Con relación a la legislación, no hay diferencia entre los dos términos.

Cómo elaborar POE´s e IT´s

Independiente del segmento del negocio, las empresas precisan tener sus documentos estándar bien definidos, pues ayudan a entender cómo realizar tareas rutinarias con seguridad, en conformidad con los reglamentos y de forma consistente, independiente de quién sea el responsable por realizar la actividad.

A pesar de que no existe ningún documento oficial que oriente a cómo elaborar esos documentos, hay algunas sugerencias que pueden ser seguidas para planificar un modelo eficaz de estandarización.

  1. Liste todas las actividades y procesos que serán documentados;
  2. Pida ayuda para los colaboradores que participan en aquel proceso /actividad para elaborar un documento que tenga riqueza de detalles y que refleje la realidad;
  3. Vaya al encuentro del ejercicio de la actividad para tener una base lo más real posible;
  4. Certifíquese de cuál será el público que utilizará los documentos para escoger la mejor forma de redacción;
  5. Utilice siempre que sea posible tablas, diagramas de flujo, imágenes y fotos para ilustrar y facilitar el entendimiento;
  6. Mantenga siempre los documentos actualizados y a los colaboradores capacitados en cada nueva revisión;
  7. Utilice referencias, principalmente en los POE´s, cuando sean aplicables;
  8. Verifique si hay algún procedimiento o instrucción que necesite la citación de alguna información específica de normas o legislaciones;
  9. Cuando sea necesario, asocie procedimientos, procesos, instrucciones de trabajo y registros en el transcurso del documento;
  10. Deje los documentos fácilmente accesibles al público que necesita tener acceso a los mismos.

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Camilla Christino

Autor

Camilla Christino

Camilla Christino es Analista de Negocios en SoftExpert, graduada en Ingeniería de Alimentos en el Instituto Mauá de Tecnologia. Tiene una sólida experiencia en el área de la calidad en las industrias alimentarias con un enfoque en el seguimiento y adecuación de los procesos de auditoría interna y externa, documentación del sistema de gestión de la calidad (ISO 9001, FSSC 22000, ISO / IEC 17025), Control de Calidad, Asuntos reglamentarios, buenas prácticas de fabricación (BPF)/normas de correcta fabricación (NCF), HACCP y FCC. También está certificada como auditor líder en la norma ISO 9001: 2015.

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