Imagine uma indústria farmacêutica que vai contratar um funcionário para a linha de produção de medicamentos. Esse novo colaborador deve passar por uma série de treinamentos para conseguir executar suas atividades e ajudar na produção de lotes de medicamentos homogêneos. Por mais que ele tenha experiência na função, uma nova empresa significa novas regras, novos equipamentos, novas fórmulas etc.
Então qual é a forma correta para treiná-lo?
Considerar apenas a transferência de conhecimento de um funcionário mais antigo para um novo é uma forma falha de se fazer o repasse. Além de serem transmitidos vícios, há também a possibilidade de ocorrer esquecimento de algumas partes essenciais do processo. Para a atividade de treinamento bem como outras tantas que ocorrem nas empresas são utilizados documentos padrões.
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O procedimento operacional padrão (POP) é um documento que formaliza as tarefas dentro de uma organização relacionando-as com os responsáveis e com os recursos utilizados em cada etapa. Portanto, ele traz a identificação dos dados de “quem”, “o quê” e “quando” são realizadas todas as fases das operações.
O POP apresenta essas informações de forma ampla e geralmente com uma linguagem mais técnica, conforme dizeres e termos de legislações e normas padrões.
O que é uma Instrução de trabalho?
Junto ao POP são elaboradas e anexadas as Instruções de trabalho (IT). Essas são documentos que, além de citar as atividades e os responsáveis, trazem um maior detalhamento das tarefas, incluindo questões como modo e tempo de execução. Ou seja, as IT´s mostram “como” as atividades são realizadas.
Baseadas em um manual do usuário, as instruções de trabalho devem ter uma linguagem simples e serem escritas por meio de um passo a passo descomplicado com informações realmente necessárias para a execução da tarefa. Podem ser utilizadas imagens, fotos e tabelas para facilitar ainda mais o entendimento dos colaboradores.
Qual a diferença entre POP e IT ?
Apesar de, geralmente, terem estruturas parecidas, as IT´s e os POP´s têm funções diferentes. Primeiramente, dentro da documentação do sistema de gestão da qualidade, a hierarquia entre esses documentos é diferente. Veja abaixo um exemplo de estrutura de níveis:
- Nível 1 = Manual de Garantia da Qualidade: Ponto de partida para metas, objetivos e responsabilidade.
- Nível 2 = Procedimentos (POP´s): Interação entre departamentos / unidades de negócios em termos de entradas / saídas.
- Nível 3 = Instruções de Trabalho (IT´s): Documentos que definem como os objetivos de trabalho são alcançados.
- Nível 4 = Registros: Evidência de conformidade.
Portanto, as IT´s estão em um nível abaixo dos procedimentos e a distinção entre esses documentos se faz pelo seu uso e seu detalhamento. Enquanto a primeira é aplicada às atividades operacionais e traz uma riqueza de detalhes, os POP´s são responsáveis por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.
Ambos podem ser aplicados em todas as etapas do processo e têm como objetivo fazer com que pessoas façam de maneira uniforme a mesma tarefa. Em relação à legislação, não há diferença entre os dois termos.
Como elaborar POP´s e IT´s
Independente do segmento do negócio, as empresa precisam ter seus documentos padrões bem definidos, pois eles ajudam a entender como realizar tarefas rotineiras com segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem for o responsável por realizar a atividade.
Apesar de não existir nenhum documento oficial que oriente como elaborar esses documentos, há algumas dicas que podem ser seguidas para planejar um modelo eficaz de padronização.
- Elenque todas as atividades e processos que serão documentados;
- Peça ajuda para os colaboradores que participam daquele processo/atividade para elaborar um documento que tenha riqueza de detalhes e que espelhe a realidade;
- Vá ao encontro do exercício da atividade para ter um embasamento mais real possível;
- Certifique-se qual será o público que utilizará os documentos para escolher a melhor forma de escrita;
- Utilize sempre que possível tabelas, fluxogramas, imagens e fotos para ilustrar e facilitar o entendimento;
- Mantenha sempre os documentos atualizados e os colaboradores treinados em cada nova revisão;
- Utilize referências, principalmente nos POP´s, quando aplicáveis;
- Verifique se há algum procedimento ou instrução que necessite a citação de alguma informação específica de normas ou legislações;
- Quando necessário, associe procedimentos, processos, instruções de trabalho e registros no decorrer do documento;
- Deixe os documentos facilmente acessíveis ao público que necessita ter acesso a eles.
Uma solução automatizada ajuda na elaboração, organização, gestão e no controle dos documentos, de modo que qualquer pessoa possa facilmente encontrá-los sempre que precisar, de acordo com a segurança incluída para cada um deles.
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