Imagine uma indústria farmacêutica que vai contratar um funcionário para a linha de produção de medicamentos. Esse novo colaborador deve passar por uma série de treinamentos para conseguir executar suas atividades e ajudar na produção de lotes de medicamentos homogêneos. Por mais que ele tenha experiência na função, uma nova empresa significa novas regras, novos equipamentos, novas fórmulas etc.

Então qual é a forma correta para treiná-lo?

Considerar apenas a transferência de conhecimento de um funcionário mais antigo para um novo é uma forma falha de se fazer o repasse. Além de serem transmitidos vícios, há também a possibilidade de ocorrer esquecimento de algumas partes essenciais do processo. Para a atividade de treinamento bem como outras tantas que ocorrem nas empresas são utilizados documentos padrões.

O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O procedimento operacional padrão (POP) é um documento que formaliza as tarefas dentro de uma organização relacionando-as com os responsáveis e com os recursos utilizados em cada etapa.  Portanto, ele traz a identificação dos dados de “quem”, “o quê” e “quando” são realizadas todas as fases das operações.

O POP apresenta essas informações de forma ampla e geralmente com uma linguagem mais técnica, conforme dizeres e termos de legislações e normas padrões.

O que é uma Instrução de trabalho?

Junto ao POP são elaboradas e anexadas as Instruções de trabalho (IT). São documentos que, além de citar as atividades e os responsáveis, trazem um maior detalhamento das tarefas, incluindo questões como modo e tempo de execução. Ou seja, as IT´s mostram “como” as atividades são realizadas.

Baseadas em um manual do usuário, as instruções de trabalho devem ter uma linguagem simples e ser escritas por meio de um passo a passo descomplicado com informações realmente necessárias para a execução da tarefa. Podem ser utilizadas imagens, fotos e tabelas para facilitar ainda mais o entendimento dos colaboradores.

Qual a diferença entre POP e IT ?

Apesar de, geralmente, terem estruturas parecidas, as IT´s e os POP´s têm funções diferentes. Primeiramente dentro da documentação do sistema de gestão da qualidade, a hierarquia entre esses documentos é diferente. Veja abaixo um exemplo de estrutura de níveis:

  • Nível 1 = Manual de Garantia da Qualidade: Ponto de partida para metas, objetivos e responsabilidade.
  • Nível 2 = Procedimentos (POP´s): Interação entre departamentos / unidades de negócios em termos de entradas / saídas.
  • Nível 3 = Instruções de Trabalho (IT´s): Documentos que definem como os objetivos de trabalho são alcançados.
  • Nível 4 = Registros: Evidência de conformidade.

Portanto, as IT´s estão em um nível abaixo dos procedimentos e a distinção entre esses documentos se faz pelo seu uso e seu detalhamento. Enquanto a primeira é aplicada às atividades operacionais e traz uma riqueza de detalhes, os POP´s são responsáveis por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.

Ambos podem ser aplicados em todas as etapas do processo e têm como objetivo fazer com que pessoas façam de maneira uniforme a mesma tarefa. Em relação à legislação, não há diferença entre os dois termos.

Como elaborar POP´s e IT´s

Independente do segmento do negócio, as empresa precisam ter seus documentos padrões bem definidos, pois eles ajudam a entender como realizar tarefas rotineiras com segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem for o responsável por realizar a atividade.

Apesar de não existir nenhum documento oficial que oriente como elaborar esses documentos, há algumas dicas que podem ser seguidas para planejar um modelo eficaz de padronização.

  1. Elenque todas as atividades e processos que serão documentados;
  2. Peça ajuda para os colaboradores que participam daquele processo/atividade para elaborar um documento que tenha riqueza de detalhes e que espelhe a realidade;
  3. Vá ao encontro do exercício da atividade para ter um embasamento mais real possível;
  4. Certifique-se qual será o público que utilizará os documentos para escolher a melhor forma de escrita;
  5. Utilize sempre que possível tabelas, fluxogramas, imagens e fotos para ilustrar e facilitar o entendimento;
  6. Mantenha sempre os documentos atualizados e os colaboradores treinados em cada nova revisão;
  7. Utilize referências, principalmente nos POP´s, quando aplicáveis;
  8. Verifique se há algum procedimento ou instrução que necessite a citação de alguma informação específica de normas ou legislações;
  9. Quando necessário, associe procedimentos, processos, instruções de trabalho e registros no decorrer do documento;
  10. Deixe os documentos facilmente acessíveis ao público que necessita ter acesso a eles.

Uma solução automatizada ajuda na elaboração, organização, gestão e no controle dos documentos, de modo que qualquer pessoa possa facilmente encontrá-los sempre que precisar, de acordo com a segurança incluída para cada um deles.

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Camilla Christino

Autor

Camilla Christino

Camilla Christino é Analista de Negócios da SoftExpert, formou-se em Engenharia de Alimentos no Instituto Mauá de Tecnologia. Detém sólida experiência na área de qualidade em indústrias de alimentos com foco em acompanhamento e adequações de processos de auditorias interna e externa,documentação do sistema de gestão da qualidade (ISO 9001, FSSC 22000, ISO/IEC 17025), Controle da Qualidade, Assuntos Regulatórios, BPF, APPCC e Food Chemical Codex (FCC). Ela também é certificada como auditora líder na norma ISO 9001:2015.

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