Imaginez une industrie pharmaceutique qui va embaucher un employé pour la chaîne de production de médicaments. Ce nouvel employé doit suivre une série de formations pour pouvoir exercer ses activités et aider à la production de lots de médicaments homogènes. Même s’il a de l’expérience dans ce rôle, une nouvelle entreprise signifie de nouvelles règles, de nouveaux équipements, de nouvelles formules, etc.

Alors, quelle est la bonne façon de le former?

Considérer seulement le transfert des connaissances d’un employé plus âgé à un nouveau est une manière ratée de transmettre. En plus de transmettre des dépendances, il ya aussi la possibilité d’oublier certaines parties essentielles du processus. Pour l’activité de formation ainsi que tant d’autres qui se produisent dans les entreprises sont utilisés des documents standard.

Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard (POS)?

La procédure opérationnelle standard (POS) est un document qui formalise les tâches au sein d’une organisation, en les reliant aux responsables et aux ressources utilisées à chaque étape. Par conséquent, il apporte l’identification des données de «qui», «quoi» et «quand» toutes les phases des opérations sont effectuées.

SOP présente ces informations de manière large et généralement dans un langage plus technique, selon le libellé et les termes de la législation et des règles standard.

SOP présente cette information de façon générale et générale avec un langage plus technique, tel qu’énoncé et en termes de lois et de normes standards.

Qu’est-ce qu’une instruction de travail?

Les instructions de travail (IT) sont préparées et jointes à côté du SOP. Ces documents comprennent les activités et les responsables, qui apportent un plus grand détail des tâches, y compris des questions telles que le mode et le temps d’exécution. C’est-à-dire, c’est le spectacle “comment” les activitéssont menées.

Sur la base d’un manuel d’utilisation, les instructions de travail doivent avoir une langue simple et être écrites à travers une procédure pas à pas simple avec des informations qui sont vraiment nécessaires pour effectuer la tâche. Les images, les photos et les tables peuvent être utilisées pour faciliter la compréhension des employés.

Quelle est la différence entre POS et IT ?

Bien qu’ils aient généralement des structures similaires, les IT et les POS ont des fonctions différentes. Tout d’abord dans la documentation du système de gestion de la qualité, la hiérarchie entre ces documents est différente. Voici un exemple de structure de niveau :

1. Niveau 1 = Manuel d’assurance de la qualité :Point de départ pour lesbuts, les objectifs et la responsabilité.
2. Niveau 2 = Procédures (SOP) : Interaction entre les ministères et les unités commerciales en termes d’intrants/sorties.
3. Niveau 3 = Instructions de travail (IT) : Documents qui définissent la façon dont les objectifs de travail sont atteints.
4. Niveau 4 = Dossiers : Preuve de conformité.

Par conséquent, les TI sont à un niveau inférieur aux procédures et la distinction entre ces documents est faite par leur utilisation et leurs détails. Bien que le premier soit appliqué aux activités opérationnelles et apporte une foule de détails, les SOP sont responsables de la normalisation des processus de gestion, ayant comme caractéristique d’être une norme du système.

Les deux peuvent être appliquées à toutes les étapes du processus et visent à faire les gens font la même tâche uniformément. En ce qui concerne la législation, il n’y a pas différence entre les deux termes.

Comment préparer les POS et les IT

Quel que soit le segment d’activité, les entreprises doivent avoir leurs documents standard bien définis parce qu’ils les aident à comprendre comment effectuer des tâches courantes en toute sécurité, en conformité avec les règlements et de façon cohérente, indépendamment de qui est responsable de l’exécution de l’activité.

Bien qu’il n’existe aucun document officiel qui guide la façon de préparer ces documents, il y a quelques conseils qui peuvent être suivis pour planifier un modèle de normalisation efficace.

1. Elenque toutes les activités et processus qui seront documentés;
2. Demandez de l’aide aux employés qui participent à ce processus ou à cette activité pour préparer un document qui contient une mine de détails et qui reflète la réalité;
3. Répondre à l’exercice de l’activité pour avoir une base plus réelle possible;
4. Assurez-vous quel public utilisera les documents pour choisir la meilleure forme d’écriture;
5. Utilisez des tables, des diagrammes, des images et des photos dans la mesure du possible pour illustrer et faciliter la compréhension;
6. Toujours tenir les documents à jour et former les employés à chaque nouvel examen;
7. Utilisez des références, en particulier dans les POS, le cas échéant;
8. Vérifiez s’il existe des procédures ou des instructions qui exigent la citation de toute information spécifique sur les normes ou les lois;
9. Au besoin, associer les procédures, les processus, les instructions de travail et les dossiers tout au long du document;
10. Rendez les documents facilement accessibles au public, vous devez y accéder.

Une solution automatisée vous aide à préparer, organiser, gérer et contrôler les documents, de sorte que n’importe qui peut facilement les trouver quand ils en ont besoin, en fonction de la sécurité incluse pour chacun d’eux.

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