Le Rapport de Non-Conformité (RNC) est un document qui identifie et enregistre les écarts entre les exigences définies par les normes de qualité et l’état réel d’un produit, service ou processus. Il peut être créé par n’importe quel domaine d’une organisation donnée, bien qu’il soit plus courant dans les secteurs de la fabrication, de la production et des opérations.
La non-conformité est un événement où un produit, service ou processus ne répond pas aux exigences de qualité. Identifier et corriger ces problèmes aide les entreprises à améliorer leurs processus, produits et services, en assurant la conformité avec la législation en cours de route.
Pour être efficace, le document doit être bien organisé. Il doit aider les lecteurs à comprendre la menace derrière la violation des exigences et indiquer les actions à entreprendre pour résoudre le problème.
C’est pourquoi, dans cet article, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir pour créer un excellent rapport de non-conformité. Ici, vous découvrirez à quoi sert le RNC, qui doit créer le rapport et comment le préparer.
Pour compléter, vous avez également accès à un modèle exclusif à utiliser comme base pour votre propre RNC.
À quoi sert un Rapport de Non-Conformité ?
Un Rapport de Non-Conformité (RNC) est un outil essentiel dans le Système de Gestion de la Qualité (SGQ) d’une entreprise. Il sert à enregistrer tous les écarts qui se produisent dans la production, les processus, les produits ou les services.
La fonction principale du RNC est de permettre l’analyse des problèmes, l’identification de leurs causes et leur traitement approprié. Cela permettra de corriger les écarts, en assurant l’excellence et la qualité attendues par les gestionnaires et les clients.
Le RNC sert principalement à :
- Documenter les écarts : Il enregistre en détail toutes les non-conformités, y compris l’origine, la récurrence, l’exigence, la description, la portée et l’action corrective.
- Analyser les problèmes : Facilite l’analyse des causes des problèmes, permettant une compréhension approfondie des défaillances des processus.
- Mettre en œuvre des corrections : Guide la mise en œuvre des actions correctives pour résoudre les problèmes identifiés.
- Améliorer les processus : Aide à l’amélioration continue des produits, services ou processus de l’entreprise.
- Assurer la conformité : Garantit que les processus répondent aux normes de qualité préétablies, telles que les exigences de l’ISO 9001.
- Promouvoir une culture de la qualité : Encourage tous les employés à identifier et signaler les non-conformités, en promouvant une culture d’amélioration continue et de responsabilité partagée pour la qualité.
Identifier et traiter les non-conformités est crucial pour éviter de perdre des clients et assurer leur satisfaction continue. En documentant et en corrigeant les défaillances, l’entreprise peut prévenir la récurrence des problèmes, améliorant ainsi la qualité et l’efficacité de ses opérations.
Qui doit créer un Rapport de Non-Conformité ?
Le responsable qualité est chargé d’identifier les non-conformités. Cependant, tout employé peut signaler des écarts. De plus, chacun dans l’entreprise a la responsabilité de maintenir la qualité et d’assurer la satisfaction des clients.
Il est crucial de promouvoir une culture où chacun se sent à l’aise pour enregistrer les non-conformités et suggérer des améliorations. La participation de tous les employés est fondamentale pour détecter les défaillances et mettre en œuvre des corrections efficaces.
Il convient de noter que le RNC est également souvent rédigé par le chef d’un département, ainsi que par d’autres personnes pertinentes au sein du SGQ.
Mais si vous disposez d’un logiciel de gestion comme SoftExpert Suite, vous pouvez gérer cela beaucoup plus facilement. Par exemple, vous pouvez acquérir le Processus d’Enregistrement des Incidents, qui vous permet de standardiser et de numériser le processus de création d’un RNC.
De cette manière, vous évitez que les mêmes problèmes se produisent fréquemment et réduisez la chance que les non-conformités soient résolues sans enregistrement approprié. Avec SoftExpert Incident, vous pouvez surveiller et enquêter sur les incidents enregistrés en standardisant et en automatisant les journaux de déviation.
Comment préparer un Rapport de Non-Conformité
Préparer un Rapport de Non-Conformité (RNC) est un processus important pour assurer la qualité et l’amélioration continue des processus dans l’entreprise. Il doit décrire le problème, évaluer sa cause et proposer une action corrective.
Après avoir préparé le rapport, il est encore nécessaire de surveiller la mise en œuvre de sa correction et de former les employés pour éviter des occurrences similaires à l’avenir. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un RNC efficace :
1. Identifier l’écart et déterminer l’action immédiate
Commencez par vérifier quelle est la non-conformité et déterminer si une action immédiate ou urgente doit être prise. Par exemple, l’ISO 9001:2015 suggère que vous catégorisiez l’une des actions suivantes à entreprendre :
- Correction
- Ségrégation
- Confinement
- Retour ou suspension des produits et services
- Informer le client
- Obtenir l’autorisation d’acceptation sous concession
2. Fournir une description détaillée
La deuxième étape consiste à décrire le problème avec autant de détails que possible. La personne responsable de l’ouverture du RNC doit répondre à quatre questions principales concernant la détection de la non-conformité :
- Qui a découvert la non-conformité ?
- Quel était le problème vérifié ?
- Quand la non-conformité a-t-elle été trouvée ?
- Où la défaillance du processus s’est-elle produite ?
Vos notes doivent être claires et faciles à comprendre, permettant d’enquêter sur la non-conformité de la meilleure manière possible si nécessaire.
3. Analyser la Cause de la Non-Conformité
Cette étape est particulièrement importante dans le cas de non-conformités plus complexes. Dans cette situation, il est recommandé de réaliser une analyse des causes pour comprendre plus profondément la racine du problème.
À ce stade, il est conseillé d’utiliser des outils tels que le diagramme d’Ishikawa ou les 5 Pourquoi pour vérifier cette origine. De cette manière, votre équipe peut prendre les mesures nécessaires pour empêcher que le problème ne se reproduise.
4. Mettre en Œuvre des Actions Correctives
Il est temps de créer un plan d’action pour assurer la mise en œuvre des mesures correctives. C’est le moment le plus important de tout le processus, car il permettra l’amélioration de votre organisation.
Si ce plan est correctement exécuté, il réduira les conséquences de la non-conformité et pourra même empêcher que de petits problèmes ne deviennent de gros maux de tête à l’avenir. Pour cela, vous pouvez créer un plan de correction ou d’action corrective, selon l’ampleur du problème.
Par conséquent, vous devez choisir entre :
- Corrections : Activités qui ne traitent que des conséquences d’une non-conformité. Par exemple, si un audit interne n’a pas pris en compte l’ensemble du périmètre du système de gestion, une correction possible serait de réaliser un autre audit interne qui le traite dans son intégralité.
- Actions Correctives : Cette option va au-delà de la précédente, car elle analyse la cause profonde de la non-conformité. Avec cela, votre équipe peut se concentrer sur l’élimination de la véritable origine du problème, éliminant ainsi l’issue une fois pour toutes. Pour illustrer, pensez à cet audit interne qui n’a pas pris en compte l’ensemble du périmètre du système — sa cause profonde pourrait être un auditeur interne qui n’était pas suffisamment formé.
5. Surveiller et Vérifier les Actions
Après avoir défini le type d’action à entreprendre, il est important de surveiller sa mise en œuvre et de vérifier son efficacité. Documentez les résultats trouvés et apportez des ajustements si nécessaire.
Votre rapport doit déjà inclure les résultats des actions entreprises pour résoudre le problème. Si la non-conformité n’a pas été résolue après la mise en œuvre des actions prévues, vous devrez ouvrir un autre rapport avec les détails de la non-conformité initiale.
Les RNC servent de base à la direction pour examiner les processus et trouver des améliorations. Par conséquent, il est important de catégoriser les rapports en fonction des facteurs les plus importants pour ce domaine de votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez les séparer par l’origine de la non-conformité ou par la date de survenue. Ainsi, en examinant les informations, il est possible d’extraire des insights essentiels qui contribueront à l’amélioration continue de votre organisation.
6. Communiquer et Former Vos Employés
Informez toutes les personnes impliquées dans le processus de la non-conformité survenue et des actions qui ont été entreprises. Ensuite, promouvez des formations pour éviter des occurrences similaires à l’avenir.
De cette manière, vous pouvez améliorer la sensibilisation à l’importance de la gestion de la qualité dans votre organisation. Cela aide à garder les problèmes de votre organisation sous contrôle, en gardant la personne responsable consciente de ce qui se passe et des actions qui seront entreprises pour éviter une récurrence.
En suivant ces étapes, votre entreprise peut s’assurer que les non-conformités sont traitées efficacement, contribuant à une plus grande satisfaction des clients.
Conclusion
Le Rapport de Non-Conformité (RNC) est un outil qui aidera à maintenir les normes de qualité et à promouvoir l’amélioration continue au sein de toute organisation. Il permet aux entreprises non seulement d’identifier les défaillances, mais aussi d’analyser leurs causes et de mettre en œuvre des solutions efficaces.
De cette manière, il assure la conformité aux réglementations et la satisfaction des clients. En suivant les étapes détaillées dans cet article, votre organisation sera équipée pour gérer de manière proactive les non-conformités.
La mise en œuvre d’un processus de gestion des non-conformités robuste contribue directement à l’efficacité opérationnelle, à la confiance des clients et à la réputation de l’entreprise. Avec le modèle exclusif de RNC présenté ici, vous pouvez standardiser vos processus, assurant une approche systématique et efficace de la gestion des écarts.
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