Uma necessidade cada vez maior dada a competitividade do mercado, a gestão de fornecedores está profundamente relacionada ao ciclo produtivo de qualquer empresa. A importância deles impacta desde a continuidade da produção, por meio da garantia de produtos no estoque, quanto na qualidade de produtos e serviços entregues aos clientes. Para garantir que os indicadores de produção sejam alcançados, assim como as expectativas do cliente, é de extrema importância fazer uma gestão completa de relacionamento com fornecedores passando por avaliação, controle de prazos de entregas e pagamentos, realização de boas negociações e opções de pagamento, gestão de ocorrências, além de verificação de possíveis falhas nesses processos.

De acordo com a ISO 9001:2015

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

O que é SRM e como aplicar

Supplier Relationship Management (SRM) ou Gestão do Relacionamento com Fornecedores. O termo remete às etapas de identificação, aquisição e gerenciamento de recursos necessários na operação de uma empresa. Seu principais benefícios são:

• Identificar possibilidade de redução no Custo de aquisição;
• Gestão ágil orientada a resultado;
• Transparência nos acordos;
• Controle de riscos;
• Disponibilidade de informações;
• Melhora no relacionamento.

Quando aplicada de forma eficiente, permite no início do relacionamento com Fornecedores uma avaliação prévia criteriosa de diferentes alternativas, utilizando para todos um mesmo parâmetro de exigência mínima. Isso garante que, conforme o tempo passar, o fornecedor irá continuar suportando as necessidades da empresa.

Entretanto, o conceito não se limita ao início do relacionamento com o fornecedor. Conforme as entregas vão sendo executadas, é importante uma reavaliação constante das expectativas que existiam sobre cada entrega, o que foi de fato entregue, os custos e termos relativos aos contratos. Qualquer ajuste de percurso deve acontecer de forma rápida e transparente evitando o desgaste da relação entre cliente e fornecedor. Abaixo abordaremos como essa gestão deve acontecer.

Como construir um processo de avaliação de fornecedores?

Para fazer uma boa gestão de fornecedores é importante no início da relação aplicar duas boas práticas: a homologação e a qualificação do fornecedor. Durante a homologação o objetivo é avaliar aspectos legais da empresa como: regularidade fiscal, qualificação técnica, habilitação legal, antecedentes e conformidades regulatórias. Já na qualificação o objetivo é analisar características mais técnicas como: capacidade de entrega, garantia de qualidade mínima exigida, capacidade para cumprimento de prazos, confiança, flexibilidade e o custo/benefício. O ideal é que o responsável pelo departamento da qualidade junto ao responsável técnico, que será atendido pelo fornecedor, elaborem um formulário para avaliação do fornecedor, garantindo assim que todos os aspecto importantes da avaliação não sejam esquecidos. Abaixo eu explico como algumas características podem ser avaliadas em cenários que são comuns na maior parte das empresas.

Verificação de exigências legais

Pode parecer simplório, averiguar os dados cadastrais, mas é de se assustar a quantidade de empresas fictícias e ilegais que têm populado os noticiários, principalmente em compras do setor público. Averiguar informações básicas como: existência da empresa e do endereço, inscrições municipais e estaduais, capacidade financeira e de crédito são requisitos mínimos para homologação do fornecedor.

Comprovações regulamentares

Esse ponto pode entrar tanto na homologação como na qualificação, isso irá depender do enquadramento de atuação, órgão regulamentador e legislação. Por exemplo, imagine que para uma determinada empresa se enquadrar em alguma regulamentação seja necessário que seus fornecedores tenham procedimentos padrões de qualidade ou sustentabilidade. Nesse cenário, é importante assegurar que a empresa realmente tenha a certificação, assim como seja criada uma rotina de revalidação e monitoramento para garantir que o fornecedor irá se manter regulamentado. Dentre as certificações de maior exigiências estão: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, SASSMAQ e  outras.

Análise de eficiência antecedente

Qual o histórico do fornecedor no mercado? Você tem referências positivas de outras empresas a respeito deles? Se você não tem, não é difícil conseguir, você pode solicitar ao fornecedor uma lista com alguns clientes referências para que você possa fazer uma investigação independente e averiguar com outros cliente a qualidade da entrega. Em um primeiro momento pode parecer trabalhoso, mas temos que lembrar que a capacidade de entrega do seu fornecedor irá impactar diretamente a sua capacidade de entrega. Gastar um pouco de tempo aqui pode evitar uma dor de cabeça lá na frente.

Qualidade do produto e capacidade de entrega

A qualidade dos produtos e serviços disponibilizados pelos fornecedores estão diretamente relacionadas ao produto que sua empresa irá oferecer ao seu cliente final. Logo, é importante no início da relação deixar transparente ao fornecedor qual o padrão mínimo de qualidade exigido, como isso será mensurado, qual o impacto das entregas não atenderem esses requisitos e qual será o procedimento nessa ocasião. Além disso, é importante assegurar que o fornecedor tem capacidade para atender à demanda corrente e futura da empresa, assim como a garantia de que os prazos de entrega sejam atendidos.

Relação custo-benefício

Os preços dos produtos estão de acordo com a média de mercado? E a qualidade, justifica o valor que será investido? Nessa etapa vale uma pesquisa de mercado tabulando em uma matriz todos os competidores, seus pontos fortes e o custo. Dessa forma fica mais fácil assegurar que os valores não estão superestimados assim como a qualidade mínima exigida está embutida no custo.

Como fazer a reavaliação e gestão de relacionamento com fornecedores?

Para organizar a gestão dos fornecedores e mensurar o desempenho deles, é essencial ter indicadores que apoiem na avaliação. Dependendo da operação e das características do negócio, esses indicadores podem variar, mas como base seguem alguns exemplos:

• Número de abertura de chamados e tempo de resposta na resolução;
• Cumprimento de prazos de entrega;
• Qualidade mínima exigida para o produto ou serviço;
• Conformidade de processos e entregas conforme regulamentação;
• Atendimento a certificações necessárias;
• Gravidade e número de ocorrências ou não conformidades geradas pelo fornecedor;
• Planos de ação executados para evitar não conformidades.

As respostas para os critérios acima podem se resumir a indicadores em uma linha do tempo, desta forma é possível verificar se o serviço prestado pelo fornecedor ao longo do tempo tem melhorado ou não.

Vale lembrar que, esses indicadores devem ser usados para promover um melhor relacionamento com o fornecedor, dando visibilidade sobre as expectativas e exigências necessárias para a demanda. Evitar é sempre o melhor caminho, o bom relacionamento com fornecedores possibilita melhores negociações, que sejam vantajosas para ambas as partes e pautadas na confiança e no desejo de prosperidade.

Dentre os principais benefícios de se promover uma boa Gestão de Relacionamento com Fornecedores estão:

• Menos tempo gasto na resolução de problemas;
• Maior poder de negociação;
• Inovação em produtos e processos;
• Solução conjunta de problemas;
• Mais agilidade nos processos e recebimentos de produtos/serviços.

Utilizando um sistema para gestão de fornecedores e ocorrências

A depender da quantidade de fornecedores existentes em um empreendimento, pode-se tornar inviável controlar todos esses indicadores de forma manual ou via planilhas. Imaginem a quantidade de registros com necessidade de coleta de dados em campo e controle de informações manualmente, além da falta de dados estruturados com monitoramento de indicadores constantes.

Por isso, muitas vezes, faz-se necessário o uso de sistemas integrados para controlar essas informações. A SoftExpert através do SoftExpert Suite fornece uma série de benefícios para quem deseja fazer toda a gestão de fornecedores desde a Seleção (processo) Avaliação (homologação,qualificação), Reavaliação, Gestão de ocorrências e Planos de ação. Dessa forma, tanto o fornecedor consegue se desenvolver com gestão à vista para atender às necessidades da empresa, como o time interno tem dados estatísticos para tomar ações de melhoria de processos e gargalos.

A solução da SoftExpert para controle de fornecedores conta com mecanismos onde o próprio fornecedor dá entrada nas informações necessárias para controles internos. O sistema ainda notifica todos os envolvidos em cada processo sempre que alguma atividade precisa ser executa ou algum prazo não foi cumprido. Neste formato, sempre que aberta uma não conformidade, o time interno pode contar com um plano de ação executado pelo fornecedor para solucionar o ocorrido na raiz. Tudo isso fica registrado e disponível em tempo real para todos os envolvidos a qualquer momento e de qualquer lugar.