Gestão de ocorrências logísticas! Descubra como reduzir gastos com atrasos, incidentes e danos de cargas

A importância da gestão de ocorrências na cadeia de suprimentos

A gestão de ocorrências é uma das principais atividades na operação logística, sobretudo nos dias de hoje, onde o mercado é cada vez mais comoditizado e os consumidores exigem excelência na qualidade dos produtos e serviços.

As planilhas são normalmente o meio utilizado para controlar entregas e ocorrências, o problemas é que leva tempo para registrar e atualizar esses registros já que existem diversos envolvidos em cada situação. Embarcadores costumam ter uma tremenda dor de cabeça quando não possuem mecanismos necessários para garantir eficiência e controle no processo. O resultado são transtornos e prejuízos causados à companhia, como:

  • Insatisfação de clientes por atraso, incidentes, perdas e danos de cargas.
  • Multas, quebra de contrato e cobranças por ressarcimento de perdas.
  • Retrabalho e custos adicionais com devolução, armazenagem e reentrega.

Quando se trata de uma empresa com dependência operacional logística, todos os departamentos dependem de um objetivo em comum: fazer com que o produto produzido ou distribuído chegue nas devidas condições até o cliente. Para que isso aconteça todos os setores precisam estar interligados e com acesso à informação. Do contrário uma ocorrência ocasionada em um determinado processo de um determinado departamento pode impactar todos os restantes.

Seja você fornecedor ou cliente, para reduzir problemas na cadeia logística é essencial que o time de campo tenha mobilidade para fornecer constantemente informações sobre o status da carga. Enquanto o time interno fica responsável por praticamente analisar as informações em tempo real buscando atender requisitos de eficácia e SLA da operação.

Quais os benefícios na gestão de ocorrências

Para ter uma operação logística de qualidade e garantir entregas bem-sucedidas é essencial identificar e resolver os problemas rapidamente. A criação de mecanismos que não permitam ou mitiguem uma nova ocorrência é o segredo para a perpetuidade de um processo eficiente.

Listei alguns benefícios e utilidades da gestão de ocorrências. Quer saber como ela pode impactar positivamente no seu negócio? Confira abaixo!

1. Aumento da eficiência e redução de desperdício.

Por meio de uma boa gestão de ocorrências é possível, como cliente, evitar a aceitação de produtos em desacordo com o solicitado. Evitando assim os custos de armazenamento e eventual redução da qualidade, ou até mesmo desperdício devido ao equívoco no insumo entregue.

Já do ponto de vista do embarcador é possível evitar rejeições de carga, insatisfação pela entrega ou atraso e até mesmo deslocamento por desencontro de informações.

2. Previsibilidade e monitoramento operacional.

Com padronização na entrada de informações, um processo visível em tempo real é possível analisar o desempenho esperado baseado em um histórico já conhecido. Ao invés de ser surpreendido e tomar ação para cada novo desafios do dia a dia, você passa a ter um leque de opções com resultados já conhecidos para cada situação. Da mesma forma, caso sua operação venha a crescer em um curto espaço de tempo, você sabe exatamente quais são os gargalos e novos recursos necessários para atender à demanda.

3. Melhoria na satisfação dos clientes

Em um mercado comoditizado, as organizações logísticas precisam acompanhar de perto a satisfação dos clientes. Ter tudo entregue conforme o esperado é o básico que o cliente espera. No entanto, basta uma escorregada no combinado e ele lembrará da sua marca pelo ocorrido. Controlar os eventos reduzindo riscos, erros e retrabalhos de forma proativa é o caminho para atender às expectativas do cliente.

4. Disseminação do aprendizado por meio das descobertas do processos

Atrás de cada problema ou desafio encontrado, vem junto o aprendizado do ocorrido. Registrar as ocorrências, o plano de ação executado para conter o problema e os resultados obtidos é uma forma de se criar uma base de tomada de ações para ocorrências futuras. Se seu time já enfrentou um determinado problema com eficiência, permita que qualquer colaborador no futuro possa usufruir desse aprendizado para problemas que possam vir a acontecer.

5. Visibilidade na gestão de desempenho da equipe

Uma das maiores dificuldades dos profissionais do ramo logístico é mensurar desempenho e eficiência de profissionais de campo, afinal eles estão distantes e não se sabe ao certo o que está acontecendo do outro lado. Com a definição e padronização das informações necessárias pelo time em campo e uma boa gestão de ocorrências, é possível utilizar a entrada dos registros como indicador de desempenho dos profissionais. Tudo isso em uma visão de linha do tempo.

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Como gerenciar as ocorrências de forma eficiente?

Nada pior do que, ao montar um plano de ação para resolução de um problema, não termos o detalhamento sobre o que e como determinada ocorrência aconteceu. A padronização da entrada de informações das ocorrências é indispensável na hora de montar um plano de ação eficiente, garantindo que o problema seja resolvido de uma vez por todas e não volte a acontecer.

Outro fator importante é a centralização de informações. Deixar cada departamento da empresa trabalhando em ferramentas que não permitem a visibilidade das demais áreas da empresa é a receita para o caos. O ideal é ter uma ferramenta que permite criar planos de ação associados às ocorrências, com um responsável e um prazo de resolução para cada ação. Todos os dados capturados e o histórico de mudanças devem estar disponíveis a todos os interessados na empresa.

Ter um objetivo a perseguir, associado aos indicadores, também pode ajudar na gestão à vista e na motivação do seu time. Com a padronização da informação e os dados sendo coletados em tempo real é possível associar metas mensuráveis de desempenho para cada colaborador, desta forma você estimula o time a atuar de forma proativa na resolução das ocorrências e na redução de reincidência. Esse tipo de ação tem potencial de melhorar significativamente a qualidade dos seus serviços e surpreender seu cliente.

Tratando ocorrências na raiz e evitando reincidência

Toda ocorrência além do revés da sua natureza esconde uma chance de melhorarmos o processo para que não volte a acontecer. Além disso, atuar na resolução de uma ocorrência nos dá uma perspectiva diferente sobre o que aconteceu, quais os processos, indivíduos e organizações envolvidos. Isso faz com que que possamos melhorar nosso entendimento sobre como as coisas funcionam.

Imagine um cenário em que são registradas 100 ocorrências/mês. Se a cada mês são criados planos de ação preventivos para resolução permanente de cinco ocorrências. Em um cenário estático em poucos meses as ocorrências devem acabar. Como as empresas estão em constante crescimento e o comportamento dos envolvidos muda com o passar do tempo é de se esperar que a natureza de origem das ocorrências mude, assim como o volume aumente com o passar do tempo. Por isso, é ainda mais importante que você atue preventivamente para não chegar a um ponto insustentável onde seu time apenas consegue reagir ao que acontece.

Para te ajudar na gestão de ocorrências, criamos uma ferramenta para que você não seja mais pego de surpresa quando precisar de informações e números da sua cadeia de suprimentos. A qualquer momento, de maneira consolidada e em tempo real, você e todo o seu time podem acompanhar a abertura de ocorrências, assim como os mais performáticos na resolução. Os dados estratégicos que faltavam para a tomada de ação da Diretoria na palma da sua mão.

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Jeferson Santos

Autor

Jeferson Santos

Especialista em Qualidade. Analista de comercial na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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