Hoje eu quero falar de um tema que impacta qualquer gestor. Como priorizar a resolução de problemas?

É natural que as empresas tenham um grande leque de problemas demandando atenção. Independente de sua área de atuação ou do segmento da sua empresa, problemas sempre vão existir. Por isso, é importante saber como resolver esses problemas de uma forma simples e inteligente, além de compartilhar esse mecanismo para que o seu time não perca tempo e saiba como atuar de maneira rápida e eficiente.

Entendendo a Matriz GUT

Um dos mecanismos que costumo utilizar e recomendar para os clientes da SoftExpert é a Matriz GUT, o termo vem das variáveis Gravidade, Urgência e Tendência. Essa ferramenta serve para auxiliar na priorização e no tratamento de ocorrências. Uma vez identificado os problemas em uma organização ou departamento, você utiliza a matriz GUT para priorizar, de maneira imparcial e fatídica, a ordem de tratamento desse problemas.

A matriz GUT utiliza três variáveis em uma escala de 1 a 5 para mensurar o impacto dos problemas e, consequentemente, contemplar na priorização. Você pode utilizar algumas perguntas-chaves para apoiar na mensuração da escala de cada uma das variáveis, conforme explicado em cada uma delas abaixo:

Gravidade

Responsável por determinar o impacto do problema, a pergunta que devemos nos fazer é: Qual potencial do problema gerar um impacto negativo? A análise deve contemplar o impacto negativo gerado em médio e longo prazo. O impacto pode contemplar qualquer área da empresa, passando por: clientes, processos, tarefas e resultado financeiro. Você pode utilizar uma escala de gravidade da seguinte forma:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência

É a necessidade em escala temporal de encontrar uma solução para o problema. O quão necessária é encontrar uma resolução para o problema? Quanto menos tempo, mais urgente o problema. Uma dica que você pode usar é se perguntar: ‘Isso pode esperar?’. Você pode utilizar uma escala de urgência da seguinte forma:

  1. Não tem pressa
  2. Pode esperar um pouco
  3. O mais cedo possível
  4. Com alguma urgência
  5. Ação imediata

Tendência

Se nada for feito em relação a esse problema, o que vai acontecer com ele? O que deve ocorrer se mantermos a situação? Qual a evolução natural do problema ou situação se nenhuma medida for tomada? Você pode utilizar uma escala de urgência da seguinte forma:

  1. Não vai piorar
  2. Vai piorar em longo prazo
  3. Vai piorar em médio prazo
  4. Vai piorar em pouco tempo
  5. Vai piorar rapidamente

 

Tendo isso em mente, basta listar todos os problemas e começar a pontuar o valor de cada variável para cada problema. Isso irá fazer com que você se esforce para analisar todos os problemas sobre o mesmo aspecto, trazendo imparcialidade para a priorização. Você pode seguir um modelo semelhante a imagem abaixo:

A Matriz GUT pode te auxiliar desde o operacional até o planejamento estratégico, independente da sua função ou do seu departamento. Toda a estratégia está ancorada em um indicador a ser alcançado, e todo colaborador de alguma forma está alinhado às estratégias e aos indicadores. Sendo assim, tanto o planejamento individual quanto o coletivo precisam ser priorizados para que as ações do dia a dia sejam executadas de acordo com o seu potencial de alavancar o impacto para a empresa. Listei abaixo os principais benefícios da utilização da matriz GUT.

  1. Elenca os problemas mais sérios olhando para a organização.
  2. Facilidade e simplicidade na priorização de planos de ação.
  3. Facilidade em explicar e, consequentemente, disseminar uma cultura de priorização.
  4. Imparcialidade e factualidade ao analisar diferentes problemas sobre os mesmos aspectos.
  5. Melhor alocação dos recursos, evitando desperdícios e buscando alta performance.

Eventualmente, os problemas têm impactos distintos para diferentes departamentos da empresa. Por isso, quando analisamos a big picture, é necessário levar em consideração as diferentes percepções e impactos das áreas quanto a cada problema. Para facilitar e ser justo na priorização, você pode solicitar a pontuação específica de cada área e analisar todos os problemas sob diferentes perspectivas, conforme a imagem abaixo:

Concluindo

A Matriz GUT possibilita uma perspectiva factual do que está acontecendo, sendo imparcial quanto ao que precisa ser feito primeiro. É claro que, para que isso aconteça, é necessário uma análise séria das particularidades de cada um de seus problemas e de diferentes perspectivas.

A priorização é uma etapa decisiva, devemos sempre ter foco em planejar e executar ações para solucionar o que for mais grave primeiro, ou o que trará mais impacto positivo.

Priorizar bem é imprescindível para uma boa gestão! E agora não há segredos para você começar a utilizar a Matriz GUT.

Jeferson Santos

Autor

Jeferson Santos

Especialista em Qualidade. Analista de comercial na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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