O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) trata-se de uma metodologia para solução de problemas por meio da realização de ações corretivas e preventivas, a fim de identificar e eliminar as causas de não conformidades.
A metodologia foi desenvolvida no Japão, tendo como finalidade evitar a repetição dos problemas por meio da padronização de processos, proporcionando melhorias contínuas na qualidade dos processos e produtos desenvolvidos pela empresa.
Para o que esta metodologia é utilizada?
Com a metodologia MASP você pode prevenir e corrigir as falhas dos processos e operações. O método pode ser utilizado para solucionar problemas pontuais da sua empresa, para o tratamento de não conformidades, assim como orientar a melhoria contínua de seus processos, sendo capaz de ampliar seus resultados.
Com a aplicação da metodologia você pode identificar problemas, investigar causas, propor planos de ações, acompanhar as métricas e verificação dos resultados, padronizar procedimentos e elaborar relatórios de conclusão.
Mas como implementá-la?
A metodologia MASP abrange oito etapas principais pré-definidas para análise de processos em busca de problemas e ações corretivas e preventivas para solução deles. Sendo elas:
1. Identificação do problema
Antes de mais nada, é necessário que você conheça seus processos, procedimentos, rotinas e atividades, para que deste modo, seja mais fácil identificar os problemas ocorridos na rotina da sua empresa.
Na primeira etapa da metodologia você irá determinar claramente o problema, efeitos ou resultados indesejados dos processos. É nesta fase da metodologia que deve ser determinada a priorização dos problemas e as metas a serem alcançadas. Esta priorização precisa ser baseada no histórico de informações pertinentes ao problema, tais como: quais são os riscos apresentados, as perdas registradas, a periodicidade com que este problema ocorre, local e equipes envolvidas. Deste modo, identifique o problema, realize os levantamentos e a avaliação de oportunidades de melhorias e metas, e defina a equipe de trabalho e suas responsabilidades.
É muito importante sempre identificar e priorizar os problemas mais graves ou os que têm maior urgência para serem solucionados, pois estes serão os que irão impactar diretamente nos seus resultados.
Vale destacar que há ferramentas que podem ser complementares à metodologia MASP, e costumam estar presentes no dia a dia das organizações na resolução de problemas. Assim, para te auxiliar na identificação e priorização do problema você pode utilizar as seguintes ferramentas: Matriz GUT, Brainstorming, Folha de Verificação e Gráfico de Pareto.
Lembre-se que cada problema deve ser tratado de forma individual, ou seja, cada um deles deverá ser aplicado individualmente ao MASP.
2. Observação
Priorizado o problema a ser tratado pela MASP, a fase seguinte refere-se à observação do problema. Nesta etapa, você deve juntar todas as informações a respeito do problema. Nessa etapa você precisa observar o problema sob vários pontos de vista sobre a mesma circunstância, e coletar dados, tais como:
- Os problemas ocorrem com qual frequência?
- Os resultados são diferentes em diversos locais?
- Os resultados se alteram por pessoa ou por equipe?
- Quando o processo funcionou de modo correto pela última vez?
É ideal que essa observação seja realizada por mais profissionais que tenham conhecimento a cerca do problema, para que a equipe possa reunir diferentes pontos de vista e tenha maior exatidão das informações. Sendo assim, liste em conjunto com a equipe todos os motivos suspeitos para o problema estar ocorrendo.
Para te auxiliar nestas observações e coletas de dados, você pode utilizar as ferramentas: Folha de Verificação e Gráfico de Pareto.
3. Análise
A terceira fase da metodologia MASP tem como objetivo identificar as causas raízes do problema.
Mas antes de iniciarmos esta etapa, precisamos alinhar o significado do termo causa raiz.
Afinal, seu problema pode ter mais de uma causa raiz? A resposta é sim, pois em muitas circunstâncias diversos fatores podem se combinar para causar um problema. No entanto, muitas instituições usam de forma incorreta o termo “causa raiz” para determinar uma única razão para um problema. Contudo, concentrar os esforços em única causa pode limitar seu conjunto de soluções, resultando na eliminação de outras soluções viáveis que poderiam colaborar para a resolução do seu problema.
Seguindo a aplicação da metodologia, você pode classificar as hipóteses levantadas para causa do problema em três tipos de classificação:
- Causas influentes: são pressuposições levantadas sem o aprofundamento da situação, como um brainstorming do que pode ter influenciado o problema a acontecer.
- Causas mais prováveis: são as classificadas como mais prováveis e reais de acontecer entre as causas já levantadas como influentes.
- Causas raízes: Estas serão escolhidas após análise e verificação das causas mais prováveis.
Dessa maneira, todas as hipóteses levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas por eliminação das avaliadas como menos prováveis, restando o levantamento das causas mais prováveis. A fim de te auxiliar nesta análise, envolva todas as pessoas que tenham conhecimento e possam colaborar com a identificação das causas.
Para realizar a análise das causas raiz você pode utilizar ferramentas que te auxiliarão nesta avaliação: Diagrama de Ishikawa, Brainstorming, 5 Porquês, Histograma e Gráfico de Dispersão.
4. Plano de Ação
A partir da definição das causas raízes, é possível determinar uma solução verdadeiramente eficaz que impedirá que o problema ocorra novamente, por meio de ações que eliminem as causas apontadas, ao invés de apenas tratar os efeitos do problema.
Portanto, a finalidade desta fase da metodologia é elaborar um plano de ação que contenha as soluções e metas a serem atingidas, bem como colocar em prática a estratégia a ser seguida, a fim de eliminar as causas do problema. Deve-se também estabelecer os indicadores a serem monitorados para assegurar que o trabalho está no caminho certo.
A aplicação do método 5W2H, pode contribuir na eficácia do planejamento e execução do plano de ação.
5. Ação
A quinta etapa da metodologia MASP trata do cumprimento e execução do plano de ação. Com toda a estratégia já estruturada de acordo com o que foi definido na etapa anterior, você deve agora envolver as pessoas que irão executar o plano de ação. Comunique de forma clara as ações a todos os envolvidos e capacite os executores se for preciso. Para isso, realize reuniões, apresente as atividades e os motivos para que as ações sejam executadas, de forma que a equipe de execução se mantenha alinhada na concepção do plano de ação.
6. Verificação de resultados
Tão importante quanto a execução do plano de ação é avaliar se ele funcionou de acordo com o planejado não é mesmo? Logo, a sexta etapa da metodologia MASP refere-se à verificação de eficácia do plano de ação por meio da análise de dados qualitativos e quantitativos a fim de comparar se o resultado atingido pelas ações implementadas está de acordo com o esperado.
Deste modo, colete os dados anteriores e posteriores a execução do plano de ação, para verificar a efetividade do plano e a redução dos resultados indesejáveis. Levando em consideração as seguintes questões:
- O problema está sendo solucionado?
- As alterações e ações provocaram efeitos positivos ou negativos?
- Quais ações do plano de ação não alcançaram o resultado esperado?
Se após a verificação dos resultados você avaliar que as ações implementadas performaram bem e foram consideradas efetivas, a solução adotada deve ser padronizada. No entanto, caso os resultados forem ponderados como negativos, é necessário reconsiderar o que pode ter dado errado, pois a solução estabelecida apresenta falhas e será necessário reavaliar o plano de ação ou as causas priorizadas.
7. Padronização
Com os resultados positivos na fase de verificação, a etapa de padronização tem como objetivo prevenir o reaparecimento do problema por meio da padronização das medidas que foram efetivas em uma nova sistemática.
É fundamental que este novo padrão seja comunicado a todos, mantendo o alinhamento das informações. Desta forma, divulgue a nova sistemática para as áreas que serão afetadas e garanta que os novos padrões ou as alterações nos padrões existentes sejam transmitidas para todos os envolvidos. Um método que pode te auxiliar nesta padronização das atividades é a elaboração de Procedimento Operacional Padrão.
Vale ressaltar que é necessário o acompanhamento das ações e o treinamento constante dos colaboradores para garantir a sistemática e a melhoria contínua. Portanto, estabeleça um sistema de medições periódicas para este acompanhamento.
Conclusão
Chegamos a última etapa da metodologia MASP, a oitava etapa do método é a fase em que você deve realizar um balanço geral de tudo que foi implementado e, caso haja pontos negativos, é a hora de repensar as estratégias.
Dessa forma, avalie todo o processo implementado para solução do problema, de modo que as lições aprendidas sejam expostas em uma última reunião, em que os responsáveis e envolvidos possam discutir os resultados alcançados. Apresente quais resultados superaram as expectativas e pondere o que ainda está pendente, fazendo a organização destes para uma posterior aplicação de um MASP.
Por fim, crie um relatório que contenha os resultados obtidos, a evolução deles, as lições aprendidas, os erros e as dificuldades na aplicação. É fundamental documentar todo o aprendizado ao longo do processo com o intuito de utilizar essa experiência em futuras ações. Afinal, tudo o que foi aplicado deve ser considerado no planejamento de novos projetos.
Para conhecer mais sobre resolução de problemas e melhorias de processo, convido você a ler outros conteúdos que nós já desenvolvemos sobre estes assuntos aqui no blog!
