O método A3 é uma ferramenta utilizada para identificar problemas e propor soluções resumidas em apenas uma das faces de uma folha de papel. Ele representa uma forma dinâmica de pensar, na qual as informações são organizadas e sintetizadas de forma clara e objetiva para alcançar a meta estabelecida.
A limitação do formato do papel ficou no passado, mas o método ainda é muito utilizado. Afinal, não se trata apenas de um template ou formulário: o A3 é uma ferramenta Lean que estimula a simplicidade e ajuda a desenvolver o pensamento sistêmico para solução de problemas.
Neste artigo, vamos falar sobre a origem do método A3, os elementos que o compõem e como você pode fazer um relatório do tipo na sua organização.
Como surgiu o método A3
O método A3 é baseado no sistema Toyota de produção, também conhecido como Lean Manufacturing. Esse sistema tem foco na redução dos desperdícios e melhoria contínua.
Na cultura Toyota, os problemas são resolvidos no chão de fábrica, o Gemba. Essa palavra japonesa significa “local real” e se refere a qualquer lugar onde o trabalho acontece e se gera valor.
Ir ao Gemba é crucial para observar, aprender, entender os problemas e guiar as equipes na solução. As pessoas que trabalham ali lidam diariamente com os processos.
Para aumentar a presença da liderança no Gemba, foi solicitado que todos os relatórios fossem sintetizados em uma página. Como o A3 era o maior tamanho de papel que podia ser enviado por fax, a técnica ficou conhecida como relatório ou método A3.
Benefícios da metodologia A3
O método A3 permite que a sua organização vá atrás da verdadeira raiz dos problemas, ao invés de lidar com desafios de forma superficial. Afinal, é muito comum que as empresas trabalhem com o que é chamado de “resolução de problemas de primeira ordem”. Ou seja, buscar um objetivo imediato, mas sem considerar o que causou aquele desafio.
Ao não lidar com a raiz do problema, sua organização vai acabar enfrentando as mesmas diferentes — ou ao menos desafios similares — no futuro. Isso dificulta que seu desempenho operacional melhore a longo prazo.
A metodologia A3 oferece o benefício de ajudar as pessoas a se envolverem um processo colaborativo e aprofundado de resolução de problemas. Isso porque ela encoraja os responsáveis pelos projetos a lidarem com a verdadeira causa dos desafios que surgem nas rotinas diárias.
Como é uma técnica versátil, o método A3 ainda pode ser usado para praticamente qualquer situação. Um estudo da Montana State University avaliou a aplicação da ferramenta no transporte de pacientes dentro do Centro Médico Comunitário. O resultado foi que, após a aplicação da metodologia A3, o tempo gasto com transporte dos pacientes foi reduzido em 46%.
As facetas do relatório A3
Um relatório A3 é muitas coisas de uma só vez: desde uma metodologia de resolução de problemas até uma ferramenta de alinhamento. Veja quais são as diferentes facetas da metodologia A3:
- Tamanho de papel: em seu formato mais básico, o A3 é um tipo de papel padronizado com 297 milímetros de largura e 420 milímetros de altura.
- Modelo: o A3 pode vir na forma de um modelo já impresso com os passos necessários para a resolução de problemas, trazendo apenas espaço para o líder do projeto registrar seu progresso.
- Storyboard: a metodologia também pode ser usada para acompanhar a resolução de problemas ou o progresso de um projeto. Desse modo, o papel vira um storyboard que tem como função facilitar a colaboração, a comunicação e a coordenação dos stakeholders.
- Relatório: depois que o problema tiver sido resolvido, a folha de A3 também serve como um relatório de toda a iniciativa. Você pode anotar dados colhidos, hipóteses consideradas, contramedidas implementadas, resultados de experimentos e ações corretivas tomadas.
- Metodologia de resolução de problemas: talvez o principal uso do método A3, essa faceta é encontrada no lado esquerdo do papel. Ali, você escreve sobre a condição atual e as contramedidas que foram exploradas, testadas e escolhidas para resolver a dificuldade enfrentada.
- Disciplina de gestão: em níveis mais altos, o método A3 pode ser uma maneira de líderes e gerentes supervisionarem e orientarem os colaboradores. Isso pode ser uma boa oportunidade para desafiar a sua equipe e ensinar mais para eles sobre lean manufacturing.
- Análise A3: além de tudo, o A3 também é um processo de pensamento e reflexão. A metodologia oferece uma abordagem sistemática para resolver problemas ou refletir sobre processos de trabalho.
- Alinhamento: a última faceta do método A3 vem na forma de uma ferramenta de alinhamento. O processo A3 oferece um método padrão para gerenciar e ensinar as pessoas. Em organizações onde o processo está mais maduro, o método faz parte do alinhamento sobre determinado projeto, com as informações dispostas para todos em folhas A3.
Como fazer um relatório A3
O A3 segue o conceito PDCA (Plan-Do-Check-Act). Ele é estruturado nas seguintes etapas:
- Identificação
- Definição e estudo da situação atual
- Análise
- Proposta
- Plano de ação
- Acompanhamento dos resultados
O lado esquerdo mostra o estado atual, identificando o problema. O lado direito apresenta o estado futuro, com as possíveis contramedidas. O A3 é lido da esquerda para a direita e de cima para baixo.
Existem várias formas de construir um relatório A3, mas elas incluem geralmente as seguintes partes:
1. Crie um título e definição
Defina um título para o problema, proposta ou melhoria a ser estudado. Então descreva o que você está tentando resolver ou analisar, por que isso é relevante e como isso afeta os objetivos da empresa.
2. Defina o estado atual
Visualize o contexto sem economizar esforços. Vá ao local, converse com os envolvidos e colete todas as informações necessárias sobre o problema ou melhoria. Descreva o que está acontecendo com fatos, dados ou experiências similares.
Identifique o local ou etapa do processo em que ocorre o problema. Use ferramentas visuais para ilustrar o processo atual: Gráfico de Pareto, Histograma, Diagrama de Dispersão, Fluxograma, entre outras.
3. Determine sua meta
Defina as ações, metas e prazos esperados. Segundo o Lean Manufacturing, pense nos objetivos e visualize o estado ideal para evitar retrabalhos e novas ocorrências do problema.
Desenhe um fluxograma, foto ou esboço para visualizar o estado futuro desejado.
4. Faça análise de causa raiz e proponha uma solução
Use ferramentas como 5W2H, diagrama de causa e efeito (Ishikawa), brainstorming ou outras disponíveis para entender o problema e identificar a causa raiz.
Proponha uma solução para o problema. Com as análises e metas definidas, estabeleça as contramedidas e o modo de ação para cada uma.
Mostre como as ações propostas resolverão as causas específicas dos problemas ou desvios identificados na análise.
5. Crie um plano de ação e o acompanhe
Defina os responsáveis por cada tarefa dentro do cronograma e prazo específico. Use a ferramenta 5W2H para desenvolver o plano de ação e o gráfico de Gantt para ter uma linha do tempo com os responsáveis e as ações a serem tomadas.
Finalmente, acompanhe o processo com base nos seguintes parâmetros:
- Estabeleça indicadores ou métricas para avaliar o sucesso da implementação
- Verifique os resultados obtidos
- Padronize o que funcionou
- Comunique todos os envolvidos e realize treinamentos para garantir que todos estejam cientes da mudança
- Crie procedimentos operacionais padrão (POPs) se necessário
- Realize ações corretivas em caso de desvios
- Ajuste o que deu errado e reinicie o ciclo PDCA quando necessário
Conclusão
O método A3 se destaca como uma ferramenta eficaz e versátil para a resolução de problemas dentro de organizações que buscam melhorar seus processos de maneira contínua.
Ao incentivar uma abordagem estruturada e visual, o A3 não apenas promove o pensamento sistêmico, como também possibilita o alinhamento e a colaboração entre equipes.
Seu uso vai além de uma simples documentação — trata-se de um processo dinâmico que conecta a análise de causa raiz, planejamento estratégico e implementação de contramedidas de forma prática e eficiente.
Assim, o A3 não apenas ajuda a resolver os problemas imediatos, mas também contribui para a criação de uma cultura de aprendizado e melhoria contínua, essencial para o sucesso a longo prazo de qualquer organização.
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