La méthode A3 est basée sur le système de production Toyota, également connu sous le nom de Lean Manufacturing. Ce système se concentre sur la réduction des déchets et l’amélioration continue.
Dans la culture Toyota, les problèmes sont résolus dans l’atelier, également appelé Gemba. Ce mot japonais signifie « lieu réel » et peut être n’importe quel endroit où le travail a lieu et où la valeur est générée. Aller à l’usine est extrêmement important pour observer, apprendre, comprendre les problèmes et diriger les équipes sur le chemin de la solution, car les personnes qui sont là s’occupent chaque jour des processus qui se déroulent chaque jour.
Réalisant que les immenses rapports entravaient la disponibilité des dirigeants à l’usine, il a été demandé que toutes sortes de rapports soient synthétisés sur une seule page. Parce que le A3 était le plus grand format de papier pouvant être télécopié, signalé par les usines au siège, la technique est devenue connue sous le nom de rapport de méthode A3.
Qu’est-ce que la méthode A3 ?
La méthode A3 est un outil utilisé pour identifier les problèmes et proposer des solutions résumées sur une seule des faces d’une feuille de papier. C’est une façon de penser dynamique, dans laquelle l’information est organisée et synthétisée clairement et objectivement pour atteindre l’objectif établi.
De nos jours, nous n’avons plus la limitation du format du papier. Malgré cela, la méthode est encore largement utilisée car il ne s’agit pas seulement d’un modèle ou d’un formulaire, A3 est un outil Lean qui stimule la simplicité et aide à développer une pensée systémique pour la résolution de problèmes.
Types de méthodes A3
- A3 Proposition – Projet – utilisé dans le développement de travaux avec certains indicateurs de début, de milieu et de fin ou prédéfinis.
- A3 Statut – Surveillance – utilisé pour démontrer un indicateur, un travail ou un processus sur une période donnée.
- Dépannage A3 – nous parlerons de cette méthode tout au long de l’article.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L’A3 est construit sur la base du concept PDCA (Plan-Do-Check-Act). Il contient une structure divisée en étapes d’identification, de définition et d’étude de la situation actuelle pour une analyse plus approfondie, une proposition et un plan d’action, en plus du suivi des résultats.
Habituellement, le côté gauche représente l’état actuel (sert à identifier le problème) et le côté droit l’état futur (contenant les contre-mesures possibles). A3 se lit de gauche à droite, de haut en bas :
Il existe plusieurs variantes possibles pour créer un rapport A3, mais il est généralement composé des parties suivantes:
1 – Titre
- Définissez un titre pour le problème, la proposition ou l’amélioration à étudier.
2 – Définition
- Décrivez ce que vous essayez de résoudre ou d’analyser, pourquoi c’est pertinent et comment cela affecte vos objectifs commerciaux.
3 – État actuel
- Ne ménagez aucun effort pour visualiser le contexte. Rendez-vous sur le site, parlez aux personnes impliquées et obtenez toutes les informations nécessaires sur le problème ou l’amélioration à étudier.
- Décrivez ce qui se passe, utilisez des faits et des dates, ou même des expériences antérieures similaires.
- Indiquez l’emplacement ou l’étape du processus où le problème se produit.
- Utilisez des outils visuels pour illustrer le processus actuel : diagramme de Pareto, histogramme, diagramme de dispersion, organigramme, etc.
4 – État ou objectif souhaité
- Définissez ce qui sera fait, sur quelle période et le délai avant résultat.
- Selon la philosophie du Lean Manufacturing, nous devons réfléchir aux objectifs et visualiser l’état idéal afin qu’il n’y ait pas de remaniement et de nouvelles occurrences du problème.
- L’état futur peut être visualisé en dessinant un organigramme, une photo, un croquis ou une esquisse de l’état souhaité.
5 – Analyse des causes profondes
- Utilisez des outils tels que 5W2H (Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi, Comment et Combien), le diagramme de cause à effet (Ishikawa), le brainstorming ou d’autres outils disponibles pour comprendre le problème et en trouver la cause première.
6 – Proposition
- Trouvez une idée pour résoudre le problème en question.
- En ayant les analyses et l’objectif bien définis, définissez les contre-mesures et le mode d’action de chacun.
- Montrer comment les actions proposées résoudront les causes spécifiques des problèmes ou des écarts identifiés dans l’analyse.
7 – Plan d’action
- Définissez les responsables de chaque tâche dans le calendrier et la date limite spécifique.
- Vous pouvez utiliser l’outil 5W2H pour développer le plan d’action et le graphique de Gantt afin de montrer la chronologie avec les responsables et les actions.
8 – Surveillance et suivi (Follow-up)
- Définir des indicateurs ou des métriques pour évaluer et valider le succès ou non de la mise en œuvre.
- Vérifier les résultats obtenus.
- Normaliser ce qui a fonctionné.
- Communiquer à toutes les personnes impliquées et organiser une formation (assurez-vous que tout le monde est au courant du changement).
- Créer des procédures opérationnelles normalisées (POP) si nécessaire.
- Prendre des mesures correctives en cas d’écarts.
- Ajustez ce qui s’est mal passé et redémarrez le cycle PDCA lorsque vous en avez besoin.
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