Os riscos estão em toda a parte. É fácil perceber e admitir sua existência. Eu já escrevi em outro post a respeito das múltiplas aplicações da gestão de risco, dando exemplos de onde eles podem ocorrer, não importa de qual setor seja sua empresa ou em qual departamento você trabalhe. Mas nesse post, eu quero introduzi-los a um guia prático que consiste em 12 etapas para você elaborar um plano de riscos.
Desta forma, além de perceber os riscos, você pode tratá-los para que pequenos riscos não se transformem em grandes preocupações para você.
Antes uma rápida revisão.
Risco é o efeito (positivo ou negativo) de um evento ou de uma série de eventos que se manifesta em um ou em vários locais. Ele é calculado a partir da probabilidade deste evento se manifestar e do impacto que ele poderia causar. Alguns elementos devem ser identificados para se analisar riscos, incluindo:
Evento: O que poderia acontecer?
Probabilidade: Com que frequência ele poderia acontecer?
Impacto: Quão ruim será se ele acontecer?
Mitigação: Como você pode reduzir a sua probabilidade (e quanto poderia reduzir)?
Contingência: Como você poderia reduzir seu impacto (e quanto poderia reduzir)?
Elaborando um plano de riscos completo
Com estes conceitos em mente, vamos às 12 etapas que irão te ajudar na elaboração de um plano de gerenciamento riscos para enfrentar qualquer risco em sua organização.
1 – Defina seu escopo
Como vimos, os riscos estão presentes em muitas áreas de uma organização. Logo, você precisa definir o escopo do seu plano de riscos. Vou avaliar os riscos de um projeto? De um processo? De uma lista de ativos? Ou do meu planejamento estratégico?
2 – Levante informações
Faça brainstorming sobre riscos. Reúna várias pessoas que tem relação com o projeto e pergunte a elas sobre o que poderia acontecer, como ajudar a prevenir e o que fazer se acontecer. Faça muitas anotações! Você vai usar as informações obtidas nessa sessão algumas vezes durante os próximos passos.
3 – Identifique os riscos e suas consequências
Liste os riscos e associe cada risco com suas consequências. Seja específico. “Falta de recursos” não é tão desejável como “Metade da matéria prima está faltando para a finalização da atividade”. Se houver um valor monetário presente, liste-o.
4 – Identifique os controles de cada risco
Controles são atividades, procedimentos ou mecanismos que, se implementados, podem agir sobre um risco, alterando sua probabilidade ou seu impacto. Identifique os controles já existentes em cada risco.
5 – Atribua uma probabilidade
Para cada risco de sua lista, determine se a probabilidade deste risco se materializar é alta, média ou baixa (este é só um exemplo, você pode criar sua própria escala de acordo com as suas necessidades).
6 – Avalie o impacto
Com base em algum guia pré-definido, avalie o impacto como alto, médio ou baixo. Se você precisar usar números, coloque a lista de impactos em uma escala numérica, assim como foi feito com a probabilidade.
7 – Determine o nível do risco
Normalmente se usa uma tabela para fazer isso. Mas muito melhor que isso é usar um software! Se você usou os valores baixos, médio e alto para probabilidade e impacto, uma tabela simples será muito útil. Se você usou valores numéricos você pode precisar de um sistema de classificação um pouco mais complexo (muito simples com um software). É importante ressaltar que não há uma formula universal para combinar probabilidade e impacto, que pode variar entre empresas e projetos.
8 – Ordene os riscos conforme suas avaliações
Liste todos os riscos que você identificou e avaliou, do mais crítico para o menos crítico.
9 – Planeje estratégias de mitigação e contingência
A mitigação tem o objetivo de reduzir a probabilidade de um risco se materializar. Já a a contingência tem o objetivo de reduzir o impacto de um risco se ele se materializar. Normalmente você só aplica ações de mitigação e contingência para riscos com resultado alto ou médio. Você até pode querer mitigar riscos baixos, mas com certeza dará prioridade para os outros.
10 – Analise a eficácia das estratégias implementadas
Quanto você reduziu a probabilidade e o impacto dos riscos? Avalie suas estratégias de mitigação e contingência e refaça a avaliação de seus riscos.
11 – Calcule seu risco residual
Depois de aplicados os planos de contingência e mitigação, a avaliação melhorou? Isso significa que você obteve uma redução em seu risco e que agora ele se encontra dentro de um nível aceitável.
12 – Monitore seus riscos
Após saber quais são os seus riscos, o décimo segundo, e último passo, é: determinar como saber quando estes riscos vão ocorrer. Só assim você saberá quando colocar as ações corretivas em prática. Indicadores e alertas podem ajudar neste ponto. Tenha gatilhos e alertas para cada um dos riscos altos e médios. Assim, conforme o seu projeto caminha, você vai ser capaz de saber quando um risco se tornar algo preocupante.
Pronto! Não foi tão difícil, foi? Com estas 12 etapas você já tem uma ótima base para seu plano de riscos. Mas como eu disse, aqui eu apresentei apenas uma introdução sobre o assunto. Você pode conferir mais detalhes de cada etapa no eBook: Como elaborar um plano de gestão de riscos em 12 passos.
