A implementação de sistemas é o ato de configurar um novo software de computador para que os colaboradores de uma empresa o utilizem no seu trabalho. O processo envolve a instalação do programa, o treinamento dos funcionários e adaptações para que ele opere de acordo com as necessidades daquela organização.
O principal objetivo da implementação de sistemas é garantir que o software funcione da maneira esperada, permitindo que a companhia tire o melhor proveito dele. Quando essa configuração é feita do jeito certo, o software tem maior chance de ajudar as equipes em suas tarefas diárias.
Uma boa implementação de software torna o trabalho de todo mundo mais fácil. Por isso, neste artigo vamos falar sobre o que é implementação de sistemas, quais são os erros mais comuns e como você pode evitá-los. Continue lendo!
Importância de fazer a implementação do jeito certo
Uma implementação de sistemas bem feita permitirá que a sua empresa adote os aplicativos mais recentes para aumentar a produtividade e aumentar a satisfação dos seus clientes, parceiros e colaboradores. Ao compreender os impactos de uma implantação de sucesso, você pode ajudar sua organização a integrar o software apropriado e reduzir o tempo de interrupção das suas operações.
Ao adquirir novos programas, a sua empresa pode acessar tecnologias mais modernas, substituindo softwares mais antigos que já estejam ultrapassados. Isso permite que seus colaboradores tenham maior produtividade e entreguem um trabalho de maior qualidade.
Novos softwares têm o potencial de aumentar a satisfação dos seus clientes e parceiros, permitindo que você ofereça experiências mais amigáveis e consistentes. Mas tudo isso só vai dar certo se a sua empresa tiver um processo de implantação de software bem planejado e executado.
Para isso, é importante evitar os erros que são comumente cometidos durante essa fase de instalação. Na próxima seção, vamos falar sobre os nove equívocos que mais acontecem nesse período.
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9 erros mais cometidos na implementação de sistemas
A implementação de um sistema corporativo sempre é desafiadora, ainda mais se for um sistema de gestão. Qualquer solução com um impacto significativo na empresa precisará envolver diversas áreas e um bom volume de recursos para ser implantada com sucesso.
Erros nesse processo podem resultar em desperdício de dinheiro e de tempo, assim como numa maior demora para se obter os benefícios esperados.
Vale notar que essas falhas estão se tornando ocorrências mais comuns. Por exemplo, 75% das implementações falham no mercado de ERP — segundo revela uma pesquisa da Gartner. Para evitar que sua empresa entre para essa estatística, fique de olho nos seguintes erros em potencial:
1. Falhas na identificação dos requisitos do sistema
Automatizar processos é fácil com a implementação de um software. No entanto, é crucial analisar esses procedimentos e coletar informações sobre os requisitos esperados do sistema.
Requisitos mal definidos podem causar problemas durante e após a implantação. Em casos extremos, podem levar a disputas judiciais.
A solução: um software de gestão corporativa deve automatizar e melhorar processos. Identifique as áreas que precisam de melhorias e defina expectativas claras antes da implementação.
2. Desconsiderar os usuários na tomada de decisão
Muitas organizações não consultam os funcionários que usarão o software ao comprar a solução. Ao mesmo tempo, muitos gerentes de TI focam em obter aprovação de especialistas, ignorando essa etapa crucial.
Portanto, não se esqueça de quem são os colaboradores que vão de fato trabalhar com aquela solução todos os dias. Peça o feedback deles e considere-os na sua tomada de decisão.
A solução: para evitar isso, envolva os funcionários-chave no processo de compra e implementação. Reserve tempo suficiente para garantir sua participação.
3. Escolha inadequada entre as modalidades Cloud e On-Premise
Considere os fatores mais importantes ao escolher entre instalações locais e na nuvem. Ferramentas on-premise exigem que equipes de TI cuidem da manutenção o sistema e o hardware. Essa opção é ideal para quem quer sistemas em suas próprias instalações.
Já o software na nuvem precisa de conexão estável e segura à internet para atender o pessoal em campo. Implementações na nuvem estão em alta, mas têm desafios.
A solução: avalie vantagens e desvantagens conforme a situação. Identifique as necessidades e restrições da sua empresa antes de investir.
4. Orçamentos inadequados para o departamento de TI
Muitos tomadores de decisão erram ao subestimar os custos de implementação do sistema, que vão além do hardware e software. Uma implantação bem-sucedida também exige uma equipe de TI competente. Limitar o orçamento pode levar ao fracasso do projeto.
A solução: para evitar isso, os executivos devem considerar o valor investido na implementação junto com todos os envolvidos no processo.
5. Implementação apressada
Devido à complexidade dos sistemas de gestão corporativos, não é possível identificar rapidamente os requisitos, treinar usuários e ativar o sistema — tudo de uma vez só. Esse modelo de implementação é comprovadamente ineficaz. Organizações bem-sucedidas adotam uma abordagem mais lenta e eficiente, com uma implementação gradual.
A solução: para garantir o sucesso, conduza a implementação do sistema etapa por etapa. Todas as fases do projeto são importantes.
6. Subestimar o gerenciamento de mudanças
Toda implementação de software deve incluir o gerenciamento de mudanças. As partes interessadas precisam enfrentar os desafios das alterações, quando elas ocorrerem. Mudanças organizacionais envolvem funcionários, tecnologia e processos, podendo transformar positivamente qualquer negócio.
A solução: para garantir o sucesso, não foque apenas na tecnologia. Considere também os recursos humanos e o planejamento estratégico.
7. Foco excessivo nos recursos do software
A importância dos recursos da plataforma é inegável. No entanto, também é crucial considerar seu histórico, sua flexibilidade e sua capacidade de integração com outros sistemas.
A solução: para garantir uma escolha acertada, avalie cuidadosamente os recursos de uma plataforma em potencial antes de decidir.
8. Falta de investimento na equipe de implementação
Uma fase crucial da implementação do sistema é a de alocação de tempo e recursos para a equipe de implementação. Pessoas com poder de decisão são essenciais nessa etapa.
Isso pode exigir a reatribuição de tarefas, comum no processo de implementação. Esse fator pode determinar o sucesso ou fracasso do projeto. Tomadores de decisão devem ser sensíveis às necessidades das equipes de negócios e tecnologia.
A solução: para garantir o sucesso, forneça tempo e recursos suficientes para sua equipe de implementação.
9. Comunicação ineficaz
A falta de comunicação entre departamentos pode prejudicar a implementação de um sistema, especialmente os de gestão. Para evitar isso, crie um plano de comunicação para todas as fases do projeto. Forme uma pequena equipe com funcionários de todos os departamentos afetados pela solução.
A solução: para garantir o sucesso, mantenha essa equipe principal constantemente atualizada sobre o andamento do projeto.
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Como fazer a implantação de sistemas
Não vamos usar meias palavras: implementar um novo software pode ser uma tarefa assustadora e cansativa. Mas com um planejamento cuidadoso e uma execução correta, foi pode ter um processo bem-sucedido e sem grandes obstáculos.
Para isso, seu projeto de implantação deve seguir os seguintes passos:
1. Defina o escopo e os objetivos
Primeiramente, defina qual é o problema que deve ser resolvido. Faça as seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo deste projeto?
- Qual é o propósito dele?
- Temos alguma meta específica em mente?
- Como os colaboradores ou usuários vão engajar com esse software?
- Quais processos precisam ser melhorados?
Para definir melhor o escopo da sua implementação é importante compreender o que o software deverá fazer, quais recursos você necessita e quais as limitações existentes.
2. Crie um planejamento detalhado para seu projeto
Assim que tiver mapeado o escopo, ficará mais fácil de desenvolver um plano para a implementação do sistema. Assim que responder as perguntas da seção anterior e souber quais problemas quer resolver, você já estará pronto para criar seu planejamento.
Isso vai aumentar imensamente as chances da sua implantação ser bem-sucedida quando chegar o momento de executá-la. Seu plano deve conter todos os aspectos do projeto, incluindo cronograma, orçamento, recursos, riscos e resultados esperados.
3. Pergunte os requerimentos dos colaboradores
Ao coletar os requisitos dos colaboradores e de outros stakeholders, você consegue entender melhor o que eles desejam e precisam do software contratado. Promova entrevistas com múltiplas fontes, incluindo clientes, usuários e profissionais familiares com o assunto.
Você também pode trabalhar com outras formas de coleta de informação, como grupos de foco e questionários. Envolva todos os stakeholders relevantes para o projeto, garantindo que suas necessidades sejam capturadas nesta fase.
Assim que tiver coletado essas informações, documente-as e revise-as junto da fabricante para confirmar que eles estão completos e precisos. Certifique-se de que a documentação é clara e precisa.
4. Certifique-se de que escolheu o software adequado
A maior chave para o sucesso da sua implementação é escolher o software certo. Garanta que o aplicativo escolhido tem as características certas para a sua empresa em termos de custo, facilidade de uso e recursos.
Reflita como o software vai beneficiar o seu negócio e confirme se você realmente precisa de todos os recursos contratados — ou se pode economizar dinheiro ao deixar de assinar alguns deles.
Apesar disso, você deve garantir que sua equipe terá tudo que precisa para ser produtiva. Para completar, confirme que escolheu um software fácil de usar, evitando que sua equipe gaste um longo tempo em treinamento.
5. Execute o plano de implantação
Agora que você já tem certeza do software a ser contratado, chegou a hora de implementá-lo. Para isso, você precisa reunir uma equipe de profissionais competentes em implantação de sistemas.
Selecione pessoas que se destacam no seu time interno de TI ou terceirize o serviço caso seja necessário. Selecione responsáveis diretos por cada parte do planejamento, o que facilitará a delegação de tarefas e a comunicação interna.
Escolha as ferramentas de instalação certas para que novo sistema esteja operando o mais cedo possível, de maneira eficiente e rápida.
6. Configure e integre o software
Depois que o plano tiver em movimento, você terá que instalar e configurar o novo sistema. Normalmente, isso será feito pela sua equipe de TI com a ajuda de um time especializado da fabricante do aplicativo.
Apesar disso, em casos excepcionais, pode ser que você tenha que fazer o procedimento sozinho — especialmente se tiver uma pequena empresa. Nesse caso, você deve seguir todas as instruções da desenvolvedora de maneira cuidadosa.
Do jeito que for, depois de instalar o software, você pode focar em configurá-lo de acordo com as necessidades do seu negócio. Também é importante respeitar o processo de adaptação, dando o tempo necessário para que ele seja integrado aos seus processos existentes.
7. Treine sua equipe para adotar o novo software
Um dos passos mais importantes na implantação do sistema é o treinamento dos usuários. Comece treinando um grupo de colaboradores que tenham maior facilidade com softwares do tipo — ou com computadores em geral.
A partir daí, esses funcionários podem ir treinando seus colegas e novos colaboradores que eventualmente sejam contratados depois da implementação. Também vale a pena ter vídeos ou guias para facilitar esse aprendizado. Afinal, os colaboradores podem usá-los para irem aprendendo no seu próprio ritmo.
8. Coloque o sistema no ar
Depois que todo o planejamento tiver sido executado, chegou a hora mais tensa de todo o projeto: colocar o sistema no ar. Prepare-se para o lançamento se comunicando muito bem com os stakeholders. Você deve gerenciar as expectativas para que eles saibam o que vai rolar antes, durante e depois do sistema estar no ar.
Planeje bem a data para a migração dos seus dados, algo necessário para que o novo sistema tenha informações precisas. Antes do software entrar no ar, é necessário que ele seja testado de maneira extensiva.
Quando os usuários começarem a usar o aplicativo, é normal que eles encontrem problemas inesperados. Trate de anotá-los e reportá-los para sua equipe de TI — que então deverá corrigi-los ou reportá-los para a fabricante do software.
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Conclusão
Implementar um sistema novo é uma tarefa que exige planejamento, dedicação e atenção aos detalhes. Apesar dos desafios, uma implementação bem estruturada pode trazer benefícios expressivos, como aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos processos e maior satisfação dos colaboradores.
Ao evitar erros comuns, sua empresa tem mais chances de alcançar o sucesso no processo de implementação. Lembre-se de que um planejamento robusto, o engajamento dos stakeholders e a escolha de um software adequado são peças-chave para o sucesso do projeto.
Com um sistema bem implementado, sua empresa não apenas otimiza recursos e processos, mas também ganha uma base sólida para crescer e se adaptar às mudanças do mercado. Por isso, encare a implementação de sistemas como uma oportunidade estratégica e um passo importante para a evolução do seu negócio.
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