A automação de processos é o uso de software e tecnologias para automatizar processos e funções corporativas em busca de atingir objetivos organizacionais. Essas metas podem incluir a fabricação de um produto, a contratação de um colaborador ou de prestação de serviço ao cliente.
Ela é especialmente útil na automatização de procedimentos mais complexos, ajudando a centralizar as informações e a reduzir a necessidade de intervenções manuais. Os principais objetivos da automação de processos é remover gargalos, reduzir a ocorrência de erros e evitar a perda de dados.
Dentro desse campo está a automação inteligente, que usa a inteligência artificial (IA) para simplificar e auxiliar na tomada de decisões dentro de organizações. Essas tecnologias avançadas podem ser usadas para tornar suas operações mais eficientes, agilizando os processos da sua empresa.
Então continue lendo para aprender o que é automação de processos, qual a sua importância e como a IA pode ajudar você a ser mais eficiente do que nunca!
Importância da automação de processos
Depois que você analisar quais processos podem ser automatizados e quais não podem, será possível tirar proveito dos benefícios que a automação traz para sua corporação. Aumento na eficiência, redução de gastos e maior transparência são apenas algumas das vantagens desse método.
Veja as principais vantagens de implementar a automação de processos na sua empresa:
- Redução de gastos. O método ajuda seu negócio a diminuir seu custo operacional e aumentar o lucro. Isso é especialmente benéfico em times que usam processos manuais dependentes de papel.
- Maior transparência. Você pode usar painéis automatizados para coletar dados, criar relatórios e analisar informações cruciais para sua organização. A partir daí, é possível ter melhor visibilidade das iniciativas em progresso, permitindo que você tome decisões mais informadas.
- Clientes mais satisfeitos. A automação de processos permite que você tenha acesso a dados mais precisos e consistentes de seus clientes. Com isso, você pode customizar seu produto ou serviço para que se alinhar melhor com a expectativa deles.
- Conformidade. Ter os procedimentos automatizados facilitará que sua organização se mantenha em dia com o compliance. Afinal, se bem aplicada, essa técnica vai permitir que você defina diretrizes rígidas para limitar quem pode promover mudanças ou atualizar documentos.
- Gestão de documentos. Quando suas equipes usam processos manuais, elas correm o risco de perder o controle de documentos escritos, planilhas e emails. Com processos automáticos, todos os seus documentos ficam armazenados e organizados em apenas um local — tornando muito mais fácil o gerenciamento de arquivos.
- Maior eficiência. Ao aplicar a automação de processos, a sua empresa praticamente elimina a chance de acontecerem erros. Ao mesmo tempo, você elimina gargalos e acelera os processos de tomada de decisão.
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Com tantas vantagens, não é de se espantar que a automação de processos tenha tantos defensores. Em especial, a automação é reconhecida por permitir que equipes se mantenham velozes e eficientes na execução de suas tarefas.
Isso tudo cria um ambiente propenso à inovação, com ciclos de negócio mais rápidos e uma maior taxa de acertos em seus processos. Para completar, a automação de processos ainda permite uma colaboração em tempo real através de toda a organização, mesmo entre equipes presenciais e remotas.
Tipos de automação de processos
Existem quatro tipos de automação de processos, que foram evoluindo junto com essa indústria através das últimas décadas. A começar pela Automação Robótica de Processos (RPA), que se tornou bastante popular nos últimos anos por automatizar tarefas mundanas.
Os tipos também incluem a Automação de Processos de Negócio (BPA), uma modalidade mais antiga que se refere ao uso de computadores e software para automatizar tarefas. Para completar, ainda existem a Hiperautomação e a Automação de Integração.
A seguir, vamos falar de maneira mais extensa sobre cada um desses modelos:
1. Automação Robótica de Processos (RPA)
A mais conhecida dentre os tipos de automação de processos, a Robotic Process Automation (RPA) realiza tarefas repetitivas para que humanos não precisem executá-las. Isso pode incluir coisas como inserção de dados ou o direcionamento de solicitações de suporte ao cliente.
Idealmente, o RPA é usado em atividades simples, repetitivas e de alto volume — especialmente aquelas que exigiriam uma intervenção manual de um colaborador. Como os robôs nunca precisam dormir, isso permite que agilizar fluxos de trabalho e evitar a ocorrência de erros.
Mas não vá pensando que a Automação Robótica de Processos é uma solução perfeita que vai resolver todos os seus problemas. Afinal, ela não é capaz de tomar decisões cognitivas e precisam de um auxílio humano para resolver questões mais complexas e definir diretrizes.
A RPA não é uma tecnologia de Inteligência Artificial (IA) ou de Machine Learning (ML), portanto é incapaz de aprender com o passar do tempo. Isso significa que não é possível usá-la para otimizar um processo inteiro, do início ao final. Ao invés disso, ela deve ser aplicada apenas em partes bastante específicas de determinado fluxo.
2. Automação de Processos de Negócio (BPA)
Business Process Automation (BPA) é um termo mais antigo, que um dia já foi sinônimo com automação de processos. Hoje denomina apenas um tipo: aquele que usa sistemas de computador para automatizar fluxos de trabalho corporativos e as tarefas dentro deles.
Essa técnica permite que atividades individuais sejam automatizadas, permitindo que os humanos foquem apenas nas decisões de alto nível ou em exceções. Ela normalmente faz parte de uma estratégia mais ampla de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) de uma empresa.
A BPA não é apenas uma única ferramenta, mas sim um conjunto de recursos e técnicas para a automação de processos. Através dela, sua empresa deve buscar unir os pontos fortes de pessoas, de robôs e da inteligência artificial.
Alguns dos métodos e tecnologias mais comuns usados na Automação de Processos de Negócio são:
- Orquestração de processos. Ferramentas de gestão de dados, data fabric, integrações de sistema sem códigos e software de governança.
- Desenvolvimento de processos. Engloba recursos que facilitam o desenvolvimento de iniciativas, como low-code e inteligência artificial. Também inclui a otimização de aspectos como interface de usuário (UI) e experiência de usuário (UX).
- Automação de processos. Como não poderia deixar de faltar, inclui coisas como modelação de processos, regras de negócio e gestão de casos. Elas permitirão que você organize e acompanhe suas automações.
- Otimização de processos. Trata da mineração de processos e verificações de integridade. Essas ferramentas podem ajudar você a visualizar e analisar seus processos corporativos a partir da extração de dados dos seus sistemas de TI. Além disso, permitem que você monitore o desempenho dos seus procedimentos, detecte anomalias e garanta compliance com as legislações.
3. Automação de Integração
O método de conectar diversos aplicativos de software e sistemas diferentes com o intuito de facilitar a comunicação e a troca de dados é chamado Automação de Integração. Ele garante que diferentes ferramentas consigam operar juntas e de maneira eficiente.
O objetivo com isso é reduzir a necessidade de se inserir dados manualmente, assim como melhorar a precisão dessas informações. A automação de integração pode envolver o uso de APIs, middleware ou plataformas de integração para automatizar fluxos de trabalho através de sistemas diversos.
4. Hiperautomação
A hiperautomação é considerada a automação completa, um estágio final onde diversas tecnologias são integradas para otimizar processos de negócios. Isso pode incluir tecnologias como Automação Robótica de Processos (RPA), inteligência artificial, machine learning, processamento inteligente de documentos (IDP), Gerenciamento de Processos de Negócio e low-code.
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O termo foi cunhado pela firma de consultoria Gartner, que publicou o seguinte num relatório recente: “Hiperautomação refere-se a combinações eficazes de conjuntos complementares de ferramentas, que podem integrar silos funcionais e de processos para automatizar e aumentar os processos empresariais.”
Dentro desse método, as empresas buscam automatizar quaisquer processos corporativos do início ao fim. Além disso, elas implementam tecnologias de inteligência baseadas em IA e ML, favorecendo tomadas de decisão mais acertadas.
Para completar, a fase da hiperautomação serve para oferecer insights relacionados ao retorno sobre investimento (ROI) da automação em busca de uma ampliação contínua da iniciativa. Com isso, os gerentes podem empoderar suas forças de trabalho com as ferramentas e informações certas para realizarem suas tarefas.
Como a IA pode ajudar na automação de processos
Como você pode ver, alguns tipos de automação de processos utilizam tecnologias de inteligência artificial ou de machine learning. Isso porque o uso dessas ferramentas ajuda a simplificar processos, liberar recursos e tornar suas operações ainda mais eficientes.
Por exemplo, uma empresa do ramo farmacêutico e de ciências da vida pode usar uma tecnologia de IA para reduzir os custos de fabricação ou usar suas matérias-primas de maneira mais eficiente. Enquanto isso, uma fábrica de automóveis pode usar ferramentas de ML para reduzir o risco de erro humano ou encontrar otimizações para agilizar a produção de carros.
Três tecnologias cognitivas
Também chamado de automação inteligente, esse campo trabalha centrado em três tecnologias cognitivas. A mais importante delas é a própria IA, com uso de algoritmos complexos para analisar tanto dados estruturados quanto não estruturados.
A partir deles, é possível criar uma base de conhecimento e fazer previsões, criando um motor de decisões impulsionado por inteligência artificial e machine learning.
Enquanto isso, o segundo aspecto é o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). Neste framework, ele vai trabalhar automatizando fluxos de trabalho e fazendo com que os seus processos fiquem mais simples e diretos.
O terceiro componente é a própria Automação Robótica de Processos (RPA), que vai usar software especializado para automatizar tarefas de back-office. Ela fica responsável por extrair dados e preencher formulários.
Com isso, os robôs menos inteligentes podem complementar a inteligência artificial, enquanto a IA fornece insights para quem você otimize o uso do RPA.
Tudo isso gera enorme valor para empresas das mais variadas indústrias, permitindo que os colaboradores cuidem de tarefas de alto nível — enquanto a inteligência artificial vai automatizando cada vez mais processos de baixo nível.
O papel dos gerentes intermediários tende a ser redirecionado, cuidando menos da otimização das tarefas das suas equipes e mais da sua motivação e outros aspectos psicológicos. Do resto, pode deixar que os robôs cuidarão.
Conclusão
A automação de processos representa um marco na evolução das operações corporativas, especialmente quando impulsionada pela inteligência artificial. Ela permite que as organizações alcancem novos patamares de eficiência, reduzam custos e melhoram a satisfação dos clientes — tudo isso enquanto libera os colaboradores para se concentrarem em atividades estratégicas e criativas.
Ao integrar tecnologias como RPA, BPA e hiperautomação, as empresas têm a oportunidade de transformar processos, conectar sistemas e criar fluxos de trabalho mais ágeis e eficazes. A inteligência artificial desempenha um papel crucial nessa jornada, fornecendo insights baseados em dados e auxiliando na tomada de decisões complexas.
Em um cenário competitivo e em constante transformação, adotar a automação de processos não é mais um diferencial, mas uma necessidade para manter a relevância e a sustentabilidade do negócio. Seja para pequenas melhorias ou para mudanças estruturais, a automação é o caminho para qualquer empresa com o desejo de inovar, crescer e preparar-se para os desafios do futuro.
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