A comunicação está presente em todas as relações humanas. Desde os primeiros dias de vida já sabemos como informar às nossas mamães que chegou a hora de comer ou de trocar as fraldas. Talvez seja por essa razão que todos nós julguemos que sabemos nos comunicar minimamente bem, afinal é um processo natural. Essa é uma certeza que a grande maioria dos gerentes de projeto também tem. Mas será que isso é mesmo verdade?
Não é o que as estatísticas apontam. Pesquisa do Project Management Institute (PMI) dá conta de que dentre os projetos que fracassaram, 29% deles tiveram seus problemas originados em questões relacionadas à comunicação.
Fonte: PMI´s Pulse of the Profession 2018
Mas se, em tese, todo gerente de projetos sabe se comunicar, por que ainda assim a comunicação é fonte de tantos problemas?
Desvendando a comunicação em projetos
Como em muitas ações humanas, também quando se trata de comunicação, o perigo mora nos detalhes. Muitos gestores se concentram demasiadamente no controle de números e geração de relatórios sem dedicar tempo para esclarecê-los e se certificarem de que estão alcançando os objetivos e sendo compreendidos pelas partes interessadas. Sabemos que uma comunicação eficaz envolve basicamente quatro elementos:
Porém, por trás deste esquema simples, estão os tais detalhes “perigosos”. Vamos colocar luz sobre os principais para que eles não tragam mais problemas para você:
1 -Para quem
Nem todas as partes interessadas precisam receber todas as informações o tempo todo. Selecionar adequadamente os destinatários ajudará a dar relevância aos seus informes pois saberão que quando receberem será algo que lhes é importante.
2 – O que
Vivemos na era da informação, o que significa que todos já vivem sobrecarregados, com mais dados do que talvez consigam lidar. Então, além de selecionar o público, saber gerar relatórios e gráficos atraentes, sintetizados e em linguagem adequada é um bom caminho para facilitar o entendimento e despertar interesse.
3 – Background
É provável que a sua comunicação vá atingir pessoas de diferentes faixas etárias, níveis de formação e, principalmente, nível de conhecimento da situação envolvendo a empresa e o projeto. Tenha isso em mente ao produzir seus informes.
4 – Como
O meio utilizado para executar a comunicação pode ser determinante para o seu sucesso. Não se prenda aos métodos mais tradicionais como e-mails e reuniões de check point. Não se esqueça de lançar mão da Intranet, Informes Corporativos, Murais e Folhetos para divulgar ações e publicar resultados, principalmente se o projeto tiver grande abrangência e impacto na organização. Aproveite para explorar os formatos mais interativos, como vídeos e webinars para alcançar públicos maiores e melhorar o engajamento.
O Que diz o Guia PMBOK®
O PMBOK®, guia publicado pelo Project Management Institute, destaca três processos relevantes para que se tenha um gerenciamento da comunicação consistente:
Planejar o Gerenciamento das Comunicações. Trata-se de desenvolver um plano apropriado para a comunicação norteando-se pelas necessidades de informação das partes interessadas, dos meios disponíveis e das necessidades do projeto.
Gerenciar as Comunicações. Visa garantir que as informações do projeto são coletadas, distribuídas, armazenadas, monitoradas até a sua disposição final de forma oportuna e adequada.
Monitorar as Comunicações. Tem o objetivo de assegurar que as necessidades de informação do projeto e das partes interessada sejam atendidas.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância da comunicação no gerenciamento de projetos, aproveite e conheça o SoftExpert PPM. Ele possui os recursos necessários para apoiá-lo no gerenciamento da comunicação e extração de informações para manter bem informadas as partes interessadas. Além disso, é um software que permite que as organizações gerenciem facilmente projetos, programas, pessoas, serviços e finanças através de um conjunto completo de funcionalidades que simplificam as melhores práticas de gerenciamento de projeto com um baixo custo total de propriedade.
