Otimizar processos é uma obrigação diante das constantes mudanças que ocorrem no mercado. Seja por exigências dos consumidores ou pela necessidade de atender novas obrigações regulatórias, as empresas estão diante de novos desafios todos os dias. Isso também gera dúvidas sobre qual o melhor caminho a ser seguido para garantir a sobrevivência e competitividade.
Para atender a estas demandas, novos processos surgem ou acabam se tornando mais complexos. Frequentemente isso atrapalha o alcance de resultados, pois as mudanças ocorrem sem foco na agilidade e na eficiência. Otimizar processos é a chave para superar estes obstáculos.
A origem dos problemas
Processos ineficientes nem sempre são evidenciados com facilidade. Muitas vezes os gestores e as demais partes envolvidas não percebem o que está causando problema, o que dificulta qualquer possibilidade de melhoria. Tudo parece estar no lugar, as pessoas estão concentradas fazendo seu trabalho, mas no fim das contas é tudo superficial. O resultado que realmente importa não aparece.
Um problema comum é que colaboradores altamente qualificados dedicam grande parte do tempo realizando atividades insignificantes. Neste artigo, o especialista em processos Gerard Bruno explica que em média, 80% das atividades de processo não agregam nenhum valor ao negócio.
Se você está buscando melhoria de produtividade, as dicas a seguir são úteis e podem ajudar a otimizar os processos e tornar a empresa mais eficiente.
1. Elimine gargalos
Os processos de negócio geralmente estão interconectados (subprocesso). Quando um deles não funciona de maneira adequada, com atividades sendo concluídas fora do prazo previsto, isso causa um efeito cascata, prejudicando o desempenho de toda a cadeia. Estes pontos de gargalo devem ser corrigidos para que todas as atividades possam transcorrer da maneira esperada.
2. Invista em tecnologia para otimizar processos
A tecnologia é uma grande aliada na otimização de processos. Um BPMS (Business Process Management Suite) como por exemplo o SoftExpert BPM, ajuda a organizar e ter melhor controle sobre os fluxos de trabalho. Neste caso, os processos de negócio são redesenhados, removendo gargalos e conectando departamentos.
Outra tecnologia que vem sendo bastante utilizada em conjunto com os BPMS são as soluções de RPA (Robotic Process Automation), que permitem configurar robôs para realizar tarefas do dia a dia, que normalmente seriam realizadas por um funcionário da empresa, evitando que eles tenham que executar tarefas manuais e repetitivas.
Além do aumento da produtividade, a tecnologia ajuda a organização a economizar tempo e dinheiro.
3. Monitore os processos constantemente
Processos ineficientes impactam diretamente nas receitas de uma empresa, por isso é importante entender exatamente o custo e quanto tempo cada processo leva do início ao fim. Os colaboradores envolvidos com o processo no dia a dia são uma ótima fonte para coletar feedbacks, pois já conhecem os problemas, contratempos e gargalos.
Uma dica final é definir indicadores de processo. Com o apoio da tecnologia, é possível saber o quão eficientes são os processos, com dados precisos atualizados em tempo real.
Para saber mais sobre como otimizar os processos em sua empresa, clique aqui e veja outros artigos que já publicamos no blog sobre este tema.
