A Tractebel Engie, uma das maiores empresas de engenharia consultiva do mundo, aprimorou a sua Gestão de Documentos com o SoftExpert Excellence Suite da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
A Tractebel Engie possui sede em Belo Horizonte e escritórios em Brasília, Belém, Florianópolis, Rio de Janeiro, Bolívia, Colômbia, Chile, México, Panamá, Paraguai e Peru. Eles desenvolvem soluções multidisciplinares nos segmentos de energia, água e infraestrutura e está entre as dez maiores empresas de Engenharia de Projetos e Consultoria, de acordo com o ranking anual da revista O Empreiteiro, especializada no setor.
O Desafio
De acordo com Cláudia Brandão de Andrade, coordenadora de Documentação e Informação, os métodos de trabalho utilizados eram obsoletos, com muita energia empregada para controle manual de documentos o que acarretava queda de produtividade, comprometimento do programa da Qualidade e grande risco à Segurança da Informação.
“Estávamos perdendo o controle diante de um alto índice de consulta aos documentos. Antes da solução da SoftExpert, os critérios de organização eram ineficientes. Existiam várias formas de controle dos documentos, mas sem nenhuma eficácia na sua recuperação. Com base nisso, buscamos no mercado um sistema que nos ajudasse a gerir nossa informação”, relata Cláudia.
A Solução
Foram implementados os módulos Documento, com foco na gestão, entrega e controle de documentos, Arquivo Físico, que padroniza o arquivamento e simplifica a gestão do ciclo de vida de registros físicos e Solicitação, que automatiza e monitora o ciclo de vida de solicitações por diferentes departamentos da empresa. Os módulos do SoftExpert Excellence Suite atendem a todas as áreas da companhia e são aderentes às políticas de Segurança da Informação da Tractebel Engie.
Os resultados
Companhia aumentou produtividade e aprimorou controle de informações e dados
“A ferramenta da SoftExpert mudou toda nossa forma de trabalhar e nos trouxe muitos benefícios. Ao automatizar o ciclo de vida dos documentos e centralizar a gestão e o controle do acervo físico e digital em uma única ferramenta, conseguimos organizar e recuperar as informações com eficácia e agilidade e atendendo aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade. Além disso, todas as nossas necessidades técnicas e comerciais são prontamente atendidas pelo suporte”, avalia Cláudia.
Próximos passos
O próximo passo é a utilização do sistema na execução de projetos de engenharia.
