A gestão de fornecedores é o processo de garantir que sua organização está tirando o máximo proveito do valor que paga a esses parceiros. Os fornecedores são uma parte essencial das operações de grande parte das empresas, o que reforça a importância de se ter um relacionamento funcional e eficiente com eles.
Para isso, é importante capturar, armazenar, atualizar e analisar todos os dados dos seus fornecedores num único lugar. Você deve reunir e ter sempre à mão informações comerciais críticas e as certificações necessárias para fazer negócios com o fornecedor.
É comum que as cadeias de suprimentos contemporâneas sejam constituídas de grandes e complexos ecossistemas de fornecedores e parceiros comerciais. Cada um deles vai trazendo seu valor para o sistema a partir da entrega de bens e serviços para o mercado.
Continue lendo para aprender mais sobre os benefícios da gestão de fornecedores. Também vamos falar sobre como fazer esse gerenciamento de maneira sustentável.
Benefícios da gestão de fornecedores
Se a sua organização atua na área de venda ou entrega de produtos, o seu sucesso depende de um trabalho efetivo com os fornecedores. Apenas assim que você consegue atender às expectativas dos clientes em relação à qualidade dos produtos e ao prazo das entregas.
Um bom relacionamento entre sua empresa e seus fornecedores é fundamental para manter a agilidade e a resiliência da sua cadeia de fornecimentos. Por isso, confira abaixo algumas vantagens de se ter uma boa gestão de fornecedores:
- Agilidade na cadeia de suprimentos. Você pode responder mais rápido a eventos adversos no mercado, a novas demandas e a novas possibilidades de alianças estratégicas. Com uma boa gestão de fornecedores, sua empresa identifica, qualifica e integra novos fornecedores mais rapidamente.
- Economia financeira. Sua organização passa a ter maior eficiência, melhor produtividade e ainda consegue reduzir os gastos. Tudo isso através de uma maior conectividade e uma colaboração sem atritos com os fornecedores.
- Redução de riscos. O gerenciamento dos fornecedores permite que você mitigue os riscos, especialmente em tempos de crise. Sua organização pode atingir isso através da eliminação de pontos cegos nas suas transações — e ao permitir que múltiplas partes tenham visibilidade das informações, minimizando conflitos com fornecedores.
- Eficiência. Conforme a relação vai progredindo e a comunicação vai melhorando, os fornecedores vão ganhando melhor entendimento do funcionamento do seu negócio. Isso tende a reduzir os atrasos na cadeia de suprimentos e melhorar o fluxo operacional.
- Conformidade. Cada fornecedor precisa preencher determinados parâmetros para garantir que eles estão atendendo aos requisitos de seus parceiros. Ao ter um sistema de gestão de fornecedores, você pode avaliar o nível de compliance deles e identificar pontos de melhoria.
Como fazer gestão de fornecedores
Nas discussões sobre como aprimorar o desempenho operacional ou a qualidade dos produtos, é comum se negligenciar um item muito importante: a gestão de fornecedores.
Os compradores identificam bons fornecedores no mercado, levando em consideração custo, serviço e qualidade. Então assinam contratos de fornecimento e pronto. Agora o desafio está com a área de manufatura/produção.
A gestão de fornecedores não pode se limitar apenas à etapa de compra. A equipe de compras pode e precisa ser mais ativa em todo o processo de produção.
A gestão ativa dos seus fornecedores pode trazer resultados surpreendentes. Por isso, trouxemos 9 passos para você fazer uma ótima gestão de fornecedores de maneira sustentável para seu negócio.
1. Envolva a gerência
Envolver a gerência sênior é a primeira e uma das mais cruciais etapas do processo. Isso significa alinhar as metas de desempenho do fornecedor com os objetivos corporativos do plano de negócios.
Seja para reduzir custos, desenvolver novas tecnologias, explorar novos mercados ou otimizar a produtividade, é essencial apresentar um plano inicial convincente à gerência. Com a gerência sênior envolvida, é mais provável que a alocação de recursos seja aprovada, garantindo o atingimento das metas.
2. Crie um Sistema de Medição
As oportunidades mais poderosas surgem da boa comunicação entre os resultados esperados e obtidos. Quando os fornecedores percebem que você os acompanha diariamente, eles respondem com mais rapidez.
Melhorar o desempenho do fornecedor a longo prazo requer um painel diário claro e fácil de entender, com poucos indicadores-chave de desempenho (KPIs). Em vez de medir vinte aspectos por dia, escolha áreas básicas, como entrega ou qualidade, e exiba-as para todos os fornecedores.
Fornecedores têm muitos clientes para satisfazer, mas aqueles que comunicam seus padrões e os monitoram diariamente vão atrair a sua atenção total. Com esse sistema, você está no caminho certo para melhorar o desempenho do fornecedor a longo prazo.
3. Defina e comunique suas expectativas aos fornecedores
Recomenda-se que você tenha sistemas de medição permanentes com revisões anuais. Esse quadro de indicadores deve abranger áreas críticas como capacidade de resposta do fornecedor, avaliação de serviço, gerenciamento de produtos e suporte de vendas.
O objetivo é informar ao fornecedor exatamente o que você deseja e o que o satisfaz. Pode ser mais eficaz desenvolver requisitos exclusivos para cada fornecedor do que usar painéis genéricos.
Embora dê mais trabalho, essa opção oferece uma eficácia consideravelmente maior a longo prazo. Fornecedores têm mais dificuldade em se esquivar quando as metas são personalizadas.
Seu scorecard funcionará como o painel diário, complementando o item anterior e oferecendo padrões e responsabilidades claros para fornecedores e clientes.
4. Analise sua cadeia de suprimentos
Uma boa análise foca nos pontos fortes e fracos conhecidos, identificando as mudanças organizacionais necessárias para preencher as lacunas. Para aproveitar uma análise interna ao máximo, ela deve ser completa, sincera, honesta e realista.
Compare sua organização com outras empresas e operações semelhantes, buscando áreas de complacência e oportunidades de melhoria. Para uma avaliação imparcial, considere ajuda externa.
5. Implemente uma abordagem de equipe
Ao adotar um conceito de equipe, todas as áreas funcionais responsáveis pelo desempenho do fornecedor são reunidas em uma estrutura de trabalho matricial. Geralmente quem vai liderar essas equipes serão os compradores.
Outros grupos são integrados à equipe, a depender de itens como: complexidade da cadeia de suprimentos, qualidade, logística, planejamento e engenharia. Para funcionar bem, essas equipes devem ter continuidade.
Não se trata de uma designação temporária para metas de curto prazo: os membros compartilham metas e planos de gerenciamento de fornecedores. Em outras palavras, aprendem e agem juntos para melhorar o fornecedor.
A complexidade das cadeias de suprimentos modernas exige mais recursos do que a maioria das organizações de compras possui, mas os ganhos dessa abordagem em equipe são enormes.
6. Treine sua equipe de forma contínua
Um problema que costuma acontecer é a empresa negligenciar o treinamento básico sobre sistemas internos, práticas e estratégias de melhoria de fornecedores a longo prazo — além daquele sobre padrões mínimos da indústria. Isso resulta em uma perda de eficiência em comparação com equipes altamente treinadas.
Melhorar o desempenho do fornecedor exige saber como abordá-los, compreendendo suas operações, sistemas e práticas, e ajudando-os a alcançar novos níveis de desempenho. O treinamento deve focar no que você precisa de um fornecedor e como obter isso.
7. Aprenda tudo sobre seus fornecedores
Conhecer bem seus principais fornecedores não significa apenas auditar e arquivar a papelada uma vez a cada um ou dois anos. Suas equipes devem visitar os fornecedores com frequência.
Quanto mais souberem sobre o parceiro e seu processo, maiores são as chances de identificar oportunidades de redução de custo, melhora da qualidade e de agilizar as entregas. Isso também ajuda no desenvolvimento de novos produtos e no alcance de um desempenho sustentável da cadeia de suprimentos.
Alguns compradores só saem de suas mesas para encontrar um fornecedor na recepção. Para maior eficiência, os compradores devem ser incentivados a viajar e conduzir uma gestão prática dos fornecedores.
8. Defina melhores práticas para os fornecedores
Busque boas ideias e compartilhe-as com toda a base de fornecedores. Embora não seja comum, essa prática é adotada por algumas das melhores empresas do mundo.
Ao coletar informações relevantes de um fornecedor, use-as para melhorar os demais. Evite práticas proprietárias, mas aplique os conceitos gerais. A prioridade deve ser o desempenho dos sistemas do fornecedor, não apenas os seus.
9. Gerencie Recursos para Fornecedores de Forma Eficiente
A quantidade de recursos usados para gerenciar fornecedores geralmente não é suficiente na maioria das organizações. Mesmo com uma abordagem prática bem definida, você só pode administrar um número limitado de fornecedores de maneira efetiva.
Para gerenciar fornecedores de forma produtiva, é necessário ter pessoal suficiente, ferramentas de medição de desempenho e recursos modernos de outras áreas. Se isso não for possível, reduza a base de fornecimento para um nível gerenciável, garantindo que ela se encaixe nas suas capacidades disponíveis.
Conclusão
A gestão eficiente e sustentável de fornecedores é um processo essencial para garantir o sucesso operacional e financeiro da sua organização. Sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado se adotar práticas como o envolvimento da gerência, a criação de sistemas de medição e a implementação de uma abordagem de equipe.
Um gerenciamento sustentável de fornecedores não apenas otimiza os recursos internos, mas também contribui para o desenvolvimento de relações comerciais duradouras e produtivas, impactando positivamente a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos seus clientes.
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