As primeiras experiências de compra que me recordo são de quando minha mãe me pedia para ir à feira livre, que acontecia semanalmente em frente ao prédio onde morávamos. Geralmente ela me passava uma lista detalhada com todos os itens, mas quando eu chegava lá a confusão era certa. Havia, no mínimo, umas três barracas para cada fruta ou legume, cada uma com um preço diferente e na maior parte das vezes a negociação era fechada literalmente no grito. Ainda que o produto não fosse o melhor, a barraca em que o vendedor gritava mais, vendia mais. A simpatia também era um ponto importante e isso fez com que, com o tempo, eu comprasse dos vendedores que eu tinha feito amizade e geralmente os mais engraçados.
Hoje, trabalhando em Compras, percebo que muitas vezes ainda somos tentados a conduzir uma negociação como se estivéssemos em uma feira livre, focando apenas no preço ou sendo seduzidos pela habilidade do vendedor. No entanto, um processo de aquisição é muito mais complexo do que isso e deveria olhar com mais cuidado para a gestão e o relacionamento com seu fornecedor. Uma relação sustentável com ganhos para ambas as partes deve priorizar mais do que preço, sendo assim, gostaria de citar alguns pontos:
Estratégia
Frequentemente implementamos uma série de iniciativas desordenadas e fazemos escolhas sem ter uma estratégia estruturada para as diversas aquisições que temos em nossa empresa. Tratar todas as categorias da mesma forma nem sempre é a melhor alternativa. Priorizar a regra básica de buscar três cotações e fechar o menor preço pode não ser o ideal em todos os casos. Talvez em uma categoria onde tenhamos muitas opções com o mesmo padrão de qualidade, serviço e entrega, possamos seguir este modelo de negociação, mas é primordial entender:
- as peculiaridades de cada produto e serviço;
- a oferta no mercado;
- a sua força e complexidade na cadeia de Suprimentos;
- a importância para o seu negócio.
Partindo do pressuposto que tais exigências foram definidas e qual será o relacionamento com o fornecedor, é importante definir se teremos fornecedores exclusivos ou múltiplos e qual a periodicidade com que faremos novas consultas ao mercado. A empresa deve avaliar se vale a pena investir no desenvolvimento de um fornecedor e depois substituí-lo após 1 ano, tendo apenas o preço como critério. Uma estratégia eficaz deve ser feita com uma visão de médio e longo prazo, com ações e planos por categoria de compra.
Utilizar ferramentas para isto é fundamental. Matriz de Kraljic, A3 Estratégico e Canvas são ótimas maneiras e podem ser utilizadas de forma combinada, mas com o objetivo de que quanto mais detalhes conseguir desdobrar na categorização de fornecedores, pela importância e complexidade, mais informações terá para planejar as ações de forma efetiva.
Sistema de Qualidade
Um dos pontos básicos a ser avaliado é o Sistema de Qualidade da sua empresa e se ele tem capacidade para gerir o seu portifólio de fornecedores. Um bom sistema de Qualidade deve ser proativo e com requisitos claros para o fornecimento. Além dos critérios de aderência a normas e requisitos como licenças e certificações, um sistema eficaz deve também considerar a saúde financeira do fornecedor e o risco que uma relação comercial pode impactar em ambas as partes. Cada vez mais, a imagem da empresa e o seu compromisso com Sustentabilidade, Relações Sociais e Processos anticorrupção são pontos críticos em uma relação comercial. O custo de um escândalo somente é mensurado após sua incidência e é função da área de compras estar atento a isto.
Hoje, dispomos de ferramentas melhores e mais eficazes para uma boa gestão de um sistema de Qualidade. Utilizar tecnologias de informação como portais e sistemas de SRM é mandatório para que se consiga processar toda a informação necessária para uma avaliação eficiente.
Capacidade de inovação
Uma característica de nossos tempos é a velocidade em que as inovações ocorrem e como as barreiras entre as empresas estão diminuindo para buscarem soluções conjuntas. No momento da contratação e na relação com fornecedores, é importante avaliar a capacidade de inovação do fornecedor e como ele pode trabalhar em conjunto para novas tecnologias e soluções. Esperamos dos fornecedores mais do que a entrega de produtos e serviços, queremos a resolução dos problemas. Este é o espírito que uma relação deve ter, e entender a capacidade do fornecedor para isto pode ser o principal ponto para uma relação de êxito. Algumas ações como eventos de Supplier´s day e Hackathon são importantes para estimular e reconhecer a inovação na cadeia de Suprimentos. O desafio é balancear as inovações juntamente com as políticas da empresa, para que critérios de exclusividade e competividade não entrem em conflito com soluções inovadoras. É sempre importante valorizar os fornecedores que trazem as iniciativas.
Comunicação e Gestão por Indicadores
Quando temos uma boa estratégia e critérios definidos para um sistema de gestão de fornecedores, devemos implementar um processo contínuo de avaliação por indicadores. Um sistema de avaliação de fornecedores tem o propósito de transmitir para os dois lados de uma negociação (Contratante e Fornecedor) qual é o termômetro da relação. É recorrente um desalinhamento de expectativas. Por diversas vezes presenciei situações de reclamações do contratante em que o fornecedor não estava ciente dos fatos, e o pior é quando conclusões sobre problemas são atribuídas a fornecedores sem que ele tenha a oportunidade de participar da investigação. Por isso que um processo de avaliação deve ser realizado por toda a empresa, pois todos possuem fornecedores com transparência e isonomia. Esta atribuição não deve se limitar à área de Compras ou Qualidade. Os sistemas são essenciais para que, se uma expectativa não for atendida, seja descoberta a causa e o problema seja sanado, em um processo a quatro mãos. Uma relação saudável com fornecedor está pautada em dados e fatos e quanto mais consistente for isso, menor será o espaço para avaliações subjetivas e sentimentais.
Time de Compras Preparado
O fator mais importante neste processo de gestão e relacionamento com fornecedores são as pessoas. Ter um time estratégico de compradores é um dos maiores desafios, pois muda o conceito tradicional de foco em custo, para foco em agregar valor estratégico ao negócio. Em uma relação estratégica falamos mais de projetos do que de negociações, já que é necessário ter uma visão maior dos riscos, tempos e sustentabilidade de cada relação. Saber compreender as restrições e dificuldades de quem está do outro lado da mesa e aprofundar as negociações, buscando o melhor para a cadeia como um todo, é uma habilidade que os compradores precisam adquirir. Os compradores são geradores de valor e precisam ter a cada dia foco maior em relações duradouras.
Em um mercado competitivo com muita oferta e excesso de informação, a decisão de compra deve ser cada vez mais estratégica e com uma visão a longo prazo. A boa notícia é que as empresas desejam cada dia mais participar deste processo e oferecer mais do que um produto ou serviço. A Gestão de Fornecedores tem a missão de coordenar estas ações e desenvolver todas as partes de uma relação comercial.
Precisamos ter em mente que toda relação duradoura e saudável requer tempo e boa vontade de ambas as partes. Isto serve para amizades, casamentos e fornecedores. Se continuarmos tratando as negociações como se estivéssemos em uma feira livre, pode ser que no final do dia sobre somente pepinos.
Autor: Otávio Nunes da Silva Neto.
Gerente de Suprimentos.
GDC Alimentos S.A. – Grupo Calvo.
