Embora a Gestão de Incidentes seja um termo amplo usado por várias práticas, quando falamos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA) a maioria das empresas segue um mesmo processo na Gestão de Incidentes de Trabalho. Porém, é fundamental seguir algumas etapas para que o tratamento de incidentes seja adequado.

Conheça neste artigo quais são as etapas essenciais em um processo de gestão de incidentes de trabalho e descubra se você está seguindo todas elas.

Um processo modelo para a gestão de incidentes

A gestão de incidentes fornece informações sobre a causa de um problema e ajuda a evitar sua recorrência (todos sabemos o quanto esses eventos podem custar para uma empresa).

A padronização do processo de gestão de incidentes melhora, sem dúvida, a comparabilidade dos dados e aumenta a eficiência. No entanto, 60% das empresas não utilizam um software comercial para a automatizar essa prática, o que leva a pouca visibilidade e perda de oportunidades para aumentar a segurança no ambiente de trabalho.

Empresas líderes geralmente utilizam um sistema para gerenciar o processo de gestão de incidentes de trabalho com automação, padronização e transparência. No entanto, independentemente de você estar usando um software ou não, o processo de gestão de incidentes deve conter algumas etapas fundamentais.

As etapas fundamentais da Gestão de Incidentes de Trabalho

1. Notificação do Acidente de Trabalho

A etapa de notificação é quando as informações preliminares sobre um incidente são enviadas ao gerenciamento. Isso geralmente é feito por um trabalhador no chão de fábrica, onde a maioria dos incidentes no local de trabalho ocorre. A notificação deve incluir:

• Localização
• Equipamento envolvido
• Data e hora
• Tipo de incidente
• Gravidade
• Título
• Profissional envolvido no incidente
• Breve explicação do que aconteceu
• Detalhes de quaisquer ações imediatas que foram tomadas
• Imagens anexadas

Se você tiver um software, a notificação será realizada através do preenchimento de um formulário eletrônico. Uma vez enviadas, as notificações serão distribuídas aos avaliadores apropriados com base em informações como localização, tipo e gravidade.

2. Avaliação inicial

O avaliador apropriado deve examinar a notificação que foi enviada. Um avaliador deve conhecer a política da empresa e a legislação local de saúde e segurança e deverá confirmar:

• Severidade real
• Classificação específica do tipo do incidente
• Se o registro legal foi feito
• Ações imediatas que foram tomadas

Ele então determinará se uma investigação é necessária. Normalmente, uma investigação só é necessária em incidentes de gravidade média ou alta. (Se uma investigação não for necessária, o processo deve ignorar a próxima etapa.)

3. Investigação do incidente de trabalho

A investigação é geralmente a etapa mais demorada do processo de gestão de incidentes. Envolve principalmente dados qualitativos, o que leva tempo para ser coletado.

Depois que o investigador principal organiza uma equipe de investigação, essa etapa envolve:

• Reunir informação sobre as políticas e treinamentos aplicáveis
• Determinar uma sequência de eventos
• Reunir a documentação do pessoal envolvido
• Ouvir as declarações das testemunhas
• Coletar mais evidências de apoio

O rigor, a precisão e a pontualidade de uma investigação de incidentes são enormemente beneficiados com o uso de um software. Uma investigação reúne um grande volume de informações, incluindo dados pessoais e confidenciais, que devem ser cuidadosamente documentados. Por exemplo, você deve garantir a segurança para proteger os depoimentos das testemunhas e os registros de saúde, um requisito regulatório recentemente devido à GDPR da União Europeia.

4. Análise de Causa

A análise de incidentes, comumente conhecida como Análise de Causa Raiz (RCA – Root Cause Analysis), é essencial para descobrir quais ações corretivas devem ser tomadas. Existem muitos métodos para a realização de uma RCA,  mas o objetivo principal é responder:

• O que aconteceu?
• Como isso aconteceu?
• Por que isso aconteceu?
• O que precisa ser corrigido?

Por fim, sua análise descobrirá uma coleção de falhas que levam ao evento e a possíveis falhas latentes. Para remediar essas falhas e evitar a recorrência, você deve definir um plano de ações corretivas.

5. Ações Corretivas

Ações são importantes para quase todos os incidentes, especialmente após uma investigação e análise. Entretanto, descobrir as causas só é útil se você agir para corrigi-las. As ações podem ser definidas em qualquer estágio da gestão de incidentes, mas as mais valiosas surgem após a análise.

Cada ação deve ter um prazo específico e ser rastreável. Além de um título e uma descrição, elas devem incluir:

• Prioridade
• Responsável
• Categoria
• Prazo de execução
• Status (pode ser automatizado)

Normalmente, as ações que tratam de causas imediatas são realizadas no local, enquanto que aquelas para falhas latentes são tratadas pela gerência e demoram mais para serem concluídas. Todas as atualizações e evidências devem ser registradas em um local central e visível para manter a equipe de gestão de incidentes alinhada.

6. Avaliação final

A avaliação final determina se o registro do incidente pode ser fechado. Os avaliadores devem analisar todas as etapas do processo e aprovar a conclusão ou solicitar outras ações.

Somente aqueles com a permissão apropriada podem aprovar ou rejeitar o processo, e todos os comentários de cada aprovação ou rejeição devem ser registrados. Uma prática recomendada é tornar os comentários obrigatórios ao realizar uma aprovação/rejeição.

A gestão continua…

O incidente é fechado assim que é aprovado, mas isso não é o fim do processo de gestão de incidentes. Em um âmbito mais amplo, o conjunto de incidentes de segurança registrados  produzem um volume de informações que deve ser monitorado, visando aprimorar os processos gerais de segurança e diminuir os riscos.

Painéis de controle e dashboards podem conter indicadores de desempenho atualizados em tempo real. Podemos listar alguns exemplos de indicadores:

• Número de acidentes reportados
• Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR)
• Total Recordable Incident Rate (TRIR)
• Tempo médio de resposta
• Medical Treatment Cases (MTC)
• Numero de avarias nos equipamentos

Você deve ter percebido que em muitas dessas etapas o uso de uma solução de software proporcionaria muitos benefícios. Se você ainda não usa nenhum software para ajudar não somente no registro de incidentes, mas em toda a gestão do SSMA, dê uma olhada no SoftExpert EHSM, a solução da SoftExpert para a gestão do meio ambiente, saúde e segurança.