Hoje eu quero falar de um tema que impacta qualquer gestor. Como priorizar a resolução de problemas?
É natural que as empresas tenham um grande leque de problemas demandando atenção. Independente de sua área de atuação ou do segmento da sua empresa, problemas sempre vão existir. Por isso, é importante saber como resolver esses problemas de uma forma simples e inteligente, além de compartilhar esse mecanismo para que o seu time não perca tempo e saiba como atuar de maneira rápida e eficiente.
Entendendo a Matriz GUT
Um dos mecanismos que costumo utilizar e recomendar para os clientes da SoftExpert é a Matriz GUT, o termo vem das variáveis Gravidade, Urgência e Tendência. Essa ferramenta serve para auxiliar na priorização e no tratamento de ocorrências. Uma vez identificado os problemas em uma organização ou departamento, você utiliza a matriz GUT para priorizar, de maneira imparcial e fatídica, a ordem de tratamento desse problemas.
A matriz GUT utiliza três variáveis em uma escala de 1 a 5 para mensurar o impacto dos problemas e, consequentemente, contemplar na priorização. Você pode utilizar algumas perguntas-chaves para apoiar na mensuração da escala de cada uma das variáveis, conforme explicado em cada uma delas abaixo:
Gravidade
Responsável por determinar o impacto do problema, a pergunta que devemos nos fazer é: Qual potencial do problema gerar um impacto negativo? A análise deve contemplar o impacto negativo gerado em médio e longo prazo. O impacto pode contemplar qualquer área da empresa, passando por: clientes, processos, tarefas e resultado financeiro. Você pode utilizar uma escala de gravidade da seguinte forma:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência
É a necessidade em escala temporal de encontrar uma solução para o problema. O quão necessária é encontrar uma resolução para o problema? Quanto menos tempo, mais urgente o problema. Uma dica que você pode usar é se perguntar: ‘Isso pode esperar?’. Você pode utilizar uma escala de urgência da seguinte forma:
- Não tem pressa
- Pode esperar um pouco
- O mais cedo possível
- Com alguma urgência
- Ação imediata
Tendência
Se nada for feito em relação a esse problema, o que vai acontecer com ele? O que deve ocorrer se mantermos a situação? Qual a evolução natural do problema ou situação se nenhuma medida for tomada? Você pode utilizar uma escala de urgência da seguinte forma:
- Não vai piorar
- Vai piorar em longo prazo
- Vai piorar em médio prazo
- Vai piorar em pouco tempo
- Vai piorar rapidamente
Tendo isso em mente, basta listar todos os problemas e começar a pontuar o valor de cada variável para cada problema. Isso irá fazer com que você se esforce para analisar todos os problemas sobre o mesmo aspecto, trazendo imparcialidade para a priorização. Você pode seguir um modelo semelhante a imagem abaixo:
A Matriz GUT pode te auxiliar desde o operacional até o planejamento estratégico, independente da sua função ou do seu departamento. Toda a estratégia está ancorada em um indicador a ser alcançado, e todo colaborador de alguma forma está alinhado às estratégias e aos indicadores. Sendo assim, tanto o planejamento individual quanto o coletivo precisam ser priorizados para que as ações do dia a dia sejam executadas de acordo com o seu potencial de alavancar o impacto para a empresa. Listei abaixo os principais benefícios da utilização da matriz GUT.
- Elenca os problemas mais sérios olhando para a organização.
- Facilidade e simplicidade na priorização de planos de ação.
- Facilidade em explicar e, consequentemente, disseminar uma cultura de priorização.
- Imparcialidade e factualidade ao analisar diferentes problemas sobre os mesmos aspectos.
- Melhor alocação dos recursos, evitando desperdícios e buscando alta performance.
Eventualmente, os problemas têm impactos distintos para diferentes departamentos da empresa. Por isso, quando analisamos a big picture, é necessário levar em consideração as diferentes percepções e impactos das áreas quanto a cada problema. Para facilitar e ser justo na priorização, você pode solicitar a pontuação específica de cada área e analisar todos os problemas sob diferentes perspectivas, conforme a imagem abaixo:
Concluindo
A Matriz GUT possibilita uma perspectiva factual do que está acontecendo, sendo imparcial quanto ao que precisa ser feito primeiro. É claro que, para que isso aconteça, é necessário uma análise séria das particularidades de cada um de seus problemas e de diferentes perspectivas.
A priorização é uma etapa decisiva, devemos sempre ter foco em planejar e executar ações para solucionar o que for mais grave primeiro, ou o que trará mais impacto positivo.
Priorizar bem é imprescindível para uma boa gestão! E agora não há segredos para você começar a utilizar a Matriz GUT.
