Um plano de ação é um documento detalhado com a descrição de ações especificadas que são necessárias para atingir uma determinada meta. Trata-se de uma ferramenta simples e eficiente para realizar o planejamento e acompanhamento de atividades. Ele estabelece quais recursos são necessários, além de como e quando eles devem ser usados, sempre com o objetivo de atingir essa meta declarada.
O plano pode ser utilizado em diversas atividades dentro de uma empresa, por exemplo:
- Investigação de reclamações de clientes
- Não conformidades internas e de auditorias
- Gestão de projetos
- Definição de riscos e oportunidades
- Reuniões do cotidiano
Quando bem realizado, um plano de ação pode alcançar grandes resultados para as organizações, prevenindo e resolvendo problemas, identificando gargalos e conquistando objetivos.
No entanto, para colher bons frutos, é necessário planejar todos os passos de um plano de ação de forma eficaz por meio de um cronograma e ter disciplina para cumpri-lo. A seguir detalho como criar um plano de ação para aplicar em qualquer atividade que sua empresa sentir necessidade.
7 passos essenciais para criar um plano de ação eficiente
1. Defina o que você deseja alcançar com as ações
A primeira etapa na criação de um plano de ação é decidir com clareza exatamente o que você deseja alcançar ao final de sua execução. Por isso a definição da meta é essencial para iniciar um bom plano. As metas servem como um direcionamento, você traça um lugar que quer chegar ou algo que deseja conquistar.
Entretanto, a dica essencial que você deve se lembrar é: crie metas mensuráveis! Se você já ouviu falar de “meta SMART”, é exatamente aqui que ela se aplica. Meta Smart é uma metodologia prática que envolve as 4 primeiras letras da sigla SMART:
- Specific (Específico);
- Measurable (Mensurável);
- Attainable (Atingível);
- Relevant (Relevante);
- Time based (Temporal).
Para ser Smart, as metas precisam incorporar todos esses critérios que vão aumentar as chances de atingir um objetivo.
Se você não estabelecer objetivos claros e específicos, poderá deixar de alcançá-los porque serão muito vagos.
2. Reúna, analise e organize os dados
Reúna todos os dados que são relevantes para definir as ações no seu plano. Posteriormente, faça uma lista de todas as atividades necessárias para atingir a meta já pré-estabelecida. Cada atividade deve ser lincada e atribuída a um responsável.
A distribuição de atividades deve ser realizada em conjunto com toda a equipe envolvida, para que nenhuma tarefa seja direcionada para a pessoa errada. Ademais, todos precisam ter ciência da importância de atingir o objetivo, além dos prazos a serem cumpridos que serão definidos em etapa posterior.
3. Identifique os recursos necessários
Antes de iniciar seu plano de ação, é crucial garantir que você tenha todos os recursos necessários em mãos para concluir as tarefas. E se eles não estiverem disponíveis no momento, você precisa primeiro fazer um plano para adquiri-los. Portanto, pode haver a necessidade de estabelecer um orçamento para o cumprimento das ações, você pode, por exemplo, atribuir uma coluna do seu plano de ação para marcar o custo de cada tarefa, se houver.
4. Reorganize a lista e priorize tarefas
Geralmente, a lista criada inicialmente é volumosa, por isso é importante reavaliá-la. Algumas atividades podem ser mais difíceis de se atingir do que outras, por isso, sempre que possível, divida tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas, permitindo um melhor gerenciamento do plano de ação por parte tanto dos executores da ação quanto do responsável pelo acompanhamento do plano.
5. Defina os prazos no seu plano de ação
A próxima etapa é definir os prazos para cada ação estabelecida na etapa anterior. Esse estágio é crucial, pois planos de ação sem prazos correm o risco de nunca acontecerem, ou seja, o objetivo pode nunca ser atingido.
Como já informado em etapa precedente, é essencial que todos os envolvidos no planejamento das ações sejam consultados a respeito do prazo, para avaliar o tempo de execução de determinadas tarefas. Assim, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência. Pode ser necessário priorizar algumas ações, pois elas podem bloquear outras ações secundárias. Mas cuidado aqui! Muitos gestores costumam estabelecer tudo como prioridade. E como já se sabe, se tudo é importante, então quer dizer que nada é. Nesse caso é fundamental avaliar minuciosamente as tarefas para entendê-las a fim de qualificá-las da melhor maneira possível.
6. Defina uma ilustração visual
Agora, é o momento de desenvolver recursos que podem ajudar a materializar o plano. Um bom exemplo para isso acontecer é criar uma representação visual para o plano de ação. Esta visualização gráfica auxiliará no engajamento da sua equipe, já que, de forma simplificada, todos poderão acompanhar o andamento das tarefas. É possível enxergar com clareza onde estão, onde devem chegar e o que precisam fazer para isso. Da mesma forma que para um gestor e para o responsável do plano de ação, uma representação gráfica lhe permite identificar rapidamente o que está andando, o que está parado, o que já foi feito e o que ainda falta fazer.
7. Monitore, avalie e atualize
Essa é a etapa mais importante do processo. Não adianta definir todo o plano de ação, passar por todos os estágios e esquecê-lo. Todo plano bem-sucedido tem como um de seus pontos principais e bem definidos o acompanhamento. Cabe ao responsável pelo plano estar sempre presente, seja para dar suporte, seja para cobrar.
É possível, por exemplo, criar um calendário de envios de relatórios com resultados individuais, ou em equipe e criar encontros para entender as dificuldades e, se necessário, reavaliar os prazos, atividades ou responsáveis uma vez que sabemos que a realidade das empresas é diferente do que escrevemos nos papéis. Mas evite sempre que isso aconteça pois o ideal é seguir o plano até o final. Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colegas a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.
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