O gerenciamento de documentos é o processo no qual as informações são criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas de forma eficiente e apropriada. Aprender como criar um sistema de gerenciamento de documentos é essencial para as empresas.
Para muitas empresas, o foco de um sistema de gerenciamento de documentos está na organização e no armazenamento de documentos. Elas querem armazenar documentos de maneira organizada e segura, permitindo que os documentos sejam encontrados facilmente.
Se você digitar “sistema de gerenciamento de documentos” em qualquer mecanismo de busca, obterá longas listas de “soluções” de gerenciamento de documentos. Muitas com softwares ou aplicativos que anunciam as vantagens de ter um escritório sem papel.
Como criar um sistema de gerenciamento de documentos
Independentemente do uso de um software, para que o gerenciamento de documentos de sua empresa funcione de forma eficaz ele precisa seguir algumas boas práticas. Responder estas quatro perguntas vai te ajudar na elaboração de um sistema de gerenciamento de documentos:
Quais são as regras para criar documentos?
Faturas, lembretes de pagamento, contratos de venda, e-mails, balancetes, planilhas, relatórios. Todas as empresas criam uma variedade de documentos durante a operação dos seus negócios. E para manter as coisas organizadas, elas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.
Por exemplo:
- Existem modelos internos para alguns dos seus documentos comerciais padrão, como cartas e faturas, e onde eles estão localizados?
- Existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido?
- Os novos documentos devem conter data e hora?
- Quais procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar estes documentos?
Para algumas pequenas empresas, o único ponto que importa sobre a criação de documentos é onde os modelos para vários documentos de negócios estão localizados e como usá-los. No entanto, se a criação de documentos em sua empresa envolver pessoas diferentes colaborando, revisando ou atualizando documentos, você precisará dedicar algum tempo para decidir como essas coisas devem ser feitas para garantir eficiência e consistência.
Como vamos armazenar os documentos?
Na verdade, existem dois aspectos para essa questão. O primeiro envolve os aspectos físicos do armazenamento. Mesmo que sua pequena empresa esteja armazenando documentos em armários, há custos associados ao armazenamento; não apenas o custo dos arquivos, mas o custo do tempo em que você e/ou seus funcionários arquivam documentos ou os recuperam. Na verdade, o maior custo associado ao armazenamento, para a maioria das pequenas empresas, é provavelmente o custo do tempo desperdiçado quando as pessoas estão procurando documentos.
O segundo aspecto do armazenamento de documentos é organizacional. Como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos. Como você lidará com os arquivos que estão desatualizados ou prontos para serem movidos para o descarte em seu sistema de gerenciamento de documentos?
Perto do começo de cada ano, por exemplo, eu passo pelos vários arquivos relacionados ao trabalho no meu computador, eliminando aqueles que não são mais atuais e criando novas pastas rotuladas por ano e/ou assunto, movendo arquivos conforme necessário.
O mesmo pode ser feito com arquivos em papel. Não é difícil remover documentos antigos de uma pasta e criar um novo rótulo com “Antigo” no título. Alguns softwares oferecem opções de arquivamento automático. O Microsoft Outlook, por exemplo, permite arquivar e-mails antigos.
Como a recuperação de documentos pode ser simplificada?
Esta questão é o coração do seu sistema de gerenciamento de documentos. Pesquisas mostram que custos elevadíssimos estão associados ao tempo desperdiçado na busca de documentos e informações importantes.
Mais uma vez, boas práticas de arquivamento podem ajudar muito na solução do problema. Se você fizer coisas como consistentemente seguir convenções de nomenclatura rígidas, os documentos serão muito mais fáceis de encontrar.
Seja você um único proprietário que trabalha sozinho ou proprietário de uma empresa com funcionários, crie uma lista de locais de arquivos, que lembrará os usuários para onde vão determinados tipos de arquivos e onde encontrar documentos específicos. Lembre-se de incluir se o arquivo está no sistema do computador, em um servidor interno, na nuvem ou, se em papel, arquivado em um local físico.
Por exemplo, suponha que você use imagens, vídeos ou até fotos em papel na sua empresa. Uma entrada na sua lista de locais de arquivos pode ser:
- Imagens digitais/vídeo: computador (ou servidor) – unidade E: / fotos – arquivo na pasta de assunto apropriada
- Fotos de papel: armário de arquivo 3 – Fotos – por assunto
Unidades de rede ou nuvem compartilhadas devem ser rotuladas de acordo com o conteúdo, assim como devem ser as gavetas de um arquivo.
Como podemos tornar/manter nossos documentos seguros?
A primeira linha de defesa para segurança de documentos é proteger fisicamente as próprias instalações da empresa. Todas as empresas precisam ter sistemas de segurança, como sistemas de alarme, instalados – até mesmo empresas domésticas.
As empresas também podem precisar ou querer investir em outros dispositivos de segurança, como grades, câmeras de segurança ou serviços de segurança. Você pode gastar todo o tempo que quiser criando senhas e criptografando arquivos em uma tentativa de proteger seus arquivos eletrônicos, mas não importa muito se alguém pode simplesmente entrar e roubar seu computador e o disco rígido que o acompanha.
Todos os armários de arquivamento devem ser trancáveis e mantidos trancados após o horário comercial (e trancados na hora do almoço, se ninguém confiável estiver próximo).
Os procedimentos gerais de segurança para documentos eletrônicos envolvem o backup de documentos regularmente e a manutenção de backups de documentos em outro local que não seja o mesmo disco rígido em que os documentos originais estão localizados. O armazenamento Off-site é o melhor para proteger seus dados contra desastres naturais (mais um motivo pelo qual a nuvem é uma ótima alternativa).
Pequenas empresas com funcionários que compartilham a mesma rede de computadores também podem querer restringir o acesso de alguns usuários, de modo que possam usar ou ver apenas alguns dos recursos da rede. Por exemplo, você pode ter um diretório de rede ou de compartilhamento de nuvem chamado “Contabilidade” que tenha acesso restrito apenas ao gerenciamento. Mesmo que um usuário tenha permissão para acessar um recurso, como um aplicativo, documentos específicos podem ser protegidos por senha. O conteúdo dos documentos também pode ser criptografado, tornando-os acessíveis apenas àqueles que possuem a chave de criptografia necessária.
O roubo de informação por funcionários é outra ameaça à segurança de dados. Pequenas empresas devem fazer uma checagem e obter uma verificação de antecedentes dos funcionários, por uma questão de política interna.
Implementando seu sistema de gerenciamento de documentos
Depois de criar seu plano de gerenciamento de documentos você estará pronto para implementá-lo. Ao responder às perguntas acima, você garante que toda sua equipe conhece os detalhes do sistema de gerenciamento de documentos de sua empresa e esteja seguindo os procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.
Você também precisa ter certeza de que todos os usuários que acessam e usam documentos em sua organização estejam sintonizados. Eles precisam nomear e armazenar documentos de maneira apropriada. Por isso verifique regularmente se arquivos específicos podem ser facilmente encontrados e se existem erros de arquivamento.
Soluções em software para pequenas empresas
Pequenas empresas também podem obter os benefícios de contar com uma solução de software para gerenciar seus documentos. Elas não precisam investir tanto para isso. Alternativas como software como serviço (SaaS) e capacitação via e-learning minimizam os custos e facilitam a implantação.
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