La gestión de documentos es el proceso en el que las informaciones son creadas, compartidas, organizadas y almacenadas de forma eficiente y apropiada. Aprender cómo crear un sistema de gestión de documentos es esencial para las empresas.

Para muchas empresas, el enfoque de un sistema de gestión de documentos está en la organización y en el almacenamiento de documentos. Ellas quieren almacenar documentos de manera organizada y segura, permitiendo que los documentos sean encontrados fácilmente.

Si usted digita “sistema de gestión de documentos” en cualquier mecanismo de búsqueda, obtendrá largas listas de “soluciones” de gestión de documentos, muchas con softwares o aplicaciones que anuncian las ventajas de tener una oficina sin papel.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos

Independientemente del uso de un software, para que la gestión de documentos de su empresa funcione de forma eficaz, precisa seguir algunas buenas prácticas. Responder estas cuatro preguntas va a ayudarlo a usted en la elaboración de un sistema de gestión de documentos:

¿Cuáles son las reglas para crear documentos?

Facturas, recordatorios de pago, contratos de venta, e-mails, balancetes, planillas, informes. Todas las empresas crean una variedad de documentos durante la operación de sus negocios. Y para mantener las cosas organizadas, precisan establecer reglas para la creación de documentos.

Por ejemplo:

  • ¿Existen modelos internos para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas, y dónde están localizados?
  • ¿Existe una guía de estilo interno que precisa ser seguida?
  • ¿Los nuevos documentos deben contener fecha y hora?
  • ¿Qué procedimientos deben ser seguidos para compartir o revisar estos documentos?

Para algunas pequeñas empresas, el único punto que importa sobre la creación de documentos es dónde los modelos para varios documentos de negocios están localizados y cómo usarlos. Sin embargo, si la creación de documentos en su empresa abarca a personas diferentes colaborando, revisando o actualizando documentos, usted precisará dedicar algún tiempo para decidir cómo esas cosas deben ser hechas para garantizar eficiencia y consistencia.

¿Cómo vamos a almacenar los documentos?

En realidad, existen dos aspectos para esa cuestión. El primero abarca los aspectos físicos del almacenamiento. Aunque su pequeña empresa esté almacenando documentos en armarios, hay costos asociados al almacenamiento; no sólo el costo de los archivos, sino el costo del tiempo en que usted y/o sus funcionarios archivan documentos o los recuperan. En realidad, el mayor costo asociado al almacenamiento, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el costo del tiempo desperdiciado cuando las personas están buscando documentos.

El segundo aspecto del almacenamiento de documentos es organizacional. ¿Cómo los documentos serán archivados? La llave para archivar documentos es seguir buenas prácticas de gestión de archivos. ¿Cómo usted lidiará con los archivos que están desactualizados o listos para ser movidos para el descarte en su sistema de gestión de documentos?

Cerca del inicio de cada año, por ejemplo, yo paso por los varios archivos relacionados al trabajo en mi computadora, eliminando aquellos que no son más actuales y creando nuevas carpetas rotuladas por año y/o asunto, moviendo archivos conforme sea necesario.

Lo mismo puede ser hecho con archivos en papel. No es difícil remover documentos antiguos de una carpeta y crear un nuevo rótulo con “Antiguo” en el título. Algunos softwares ofrecen opciones de archivado automático. Microsoft Outlook, por ejemplo, permite archivar e-mails antiguos.

Cómo mejorar la gestión de documentos de su empresa

¿Cómo puede ser simplificada la recuperación de documentos?

Esta cuestión es el corazón de su sistema de gestión de documentos. Las encuestas muestran que costos elevadísimos están asociados al tiempo desperdiciado en la búsqueda de documentos e informaciones importantes.

Una vez más, las buenas prácticas de archivado pueden ayudar mucho en la solución del problema. Si usted hace cosas como consistentemente seguir convenciones de nomenclatura rígidas, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.

Ya sea usted un único propietario que trabaja solo o propietario de una empresa con funcionarios, cree una lista de locales de archivos, que le recordará a los usuarios para dónde van determinados tipos de archivos y en dónde encontrar documentos específicos. Recuerde incluir si el archivo está en el sistema de la computadora, en un servidor interno, en la nube o, si estuviere en papel, archivado en un local físico.

Por ejemplo, suponga que usted use imágenes, vídeos o hasta fotos en papel en su empresa. Una entrada en su lista de locales de archivos puede ser:

Imágenes digitales/vídeo: computadora (o servidor) – unidad E: / fotos – archivo en la carpeta de asunto apropiada
Fotos de papel: armario de archivo 3 – Fotos – por asunto

Las unidades de red o nube compartidas deben ser rotuladas de acuerdo con el contenido, así como deben ser las gavetas de un archivo.

¿Cómo podemos hacer/mantener a nuestros documentos seguros?

La primera línea de defensa para seguridad de documentos es proteger físicamente las propias instalaciones de la empresa. Todas las empresas precisan tener sistemas de seguridad, como sistemas de alarma, instalados – aún hasta empresas domésticas.

Las empresas también pueden precisar o querer invertir en otros dispositivos de seguridad, como rejas, cámaras de seguridad o servicios de seguridad. Usted puede gastar todo el tiempo que quiera creando claves y encriptando archivos en una tentativa de proteger sus archivos electrónicos, pero no importa mucho se alguien puede simplemente entrar y robar su computadora y el disco rígido que la acompaña.

Todos los armarios de archivado deben ser bloqueables y mantenidos bloqueados después del horario comercial (y bloqueados a la hora del almuerzo, si nadie confiable estuviere próximo).

Los procedimientos generales de seguridad para documentos electrónicos abarcan el backup de documentos regularmente y el mantenimiento de backups de documentos en otro local que no sea el mismo disco rígido en que los documentos originales están localizados. El almacenamiento Off-site es el mejor para proteger sus datos contra desastres naturales (un motivo más por el cual la nube es una óptima alternativa).

Las pequeñas empresas con funcionarios que comparten la misma red de computadoras también pueden querer restringir el acceso de algunos usuarios, de modo que puedan usar o ver sólo algunos de los recursos de la red. Por ejemplo, usted puede tener un directorio de red o de uso compartido de nube llamado “Contabilidad” que tenga acceso restringido sólo para la gestión. Aunque un usuario tenga autorización para acceder a un recurso, como una aplicación, los documentos específicos pueden ser protegidos por clave. El contenido de los documentos también puede ser encriptado, haciendo con que sean accesibles sólo para aquellos que poseen la llave de criptografía necesaria.

El robo de información por funcionarios es otra amenaza a la seguridad de datos. Las pequeñas empresas deben hacer una verificación y obtener una verificación de antecedentes de los funcionarios, por una cuestión de política interna.

Implementando su sistema de gestión de documentos

Después de crear su plan de gestión de documentos respondiendo las preguntas de arriba, usted estará listo para implementarlo, garantizando que todo su equipo conozca los detalles del sistema de gestión de documentos de su empresa y esté siguiendo los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar documentos.

Usted también precisa tener certeza de que todos los usuarios que acceden y usan documentos en su organización estén sintonizados, nombrando y almacenando documentos de manera apropiada. Por eso, verifique regularmente si los archivos específicos pueden ser fácilmente encontrados y si existen errores de archivado.

Soluciones en software para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas también pueden obtener los beneficios de contar con una solución de software para administrar sus documentos sin tener que gastar tanto para eso. Alternativas de software como servicio (SaaS) y capacitación vía e-learning minimizan los costos y facilitan la implantación.

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Tobias Schroeder

Autor

Tobias Schroeder

MBA en Gestión Estratégica en la UFPR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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