Las empresas generan y transmiten un gran volumen de archivos electrónicos todos los días. ¿Usted consigue organizar esas informaciones de manera fácil y eficiente o eso representa un gran desafío?

Además de almacenar documentos localmente en desktops, laptops o dispositivos móviles, cada vez más las empresas están usando aplicaciones básicas de negocios y almacenamiento de archivos en la nube.

Para complicar aún más el problema de almacenamiento, muchas empresas precisan compartir documentos entre sus funcionarios. En una empresa pequeña, eso generalmente es hecho usando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red. Si el acceso móvil compartido fuere necesario, los documentos pueden ser almacenados en la nube y compartidos por la atribución de autorizaciones de acceso.

En una empresa mayor, son utilizados sistemas para gestión de documentos, pero tampoco garantizan por si sólo la eficiencia de ese proceso.

El resultado de todo eso puede ser una pesadilla de gestión de archivos con algunos documentos almacenados en la nube, otros en el software de gestión de documentos adoptado y algunos documentos locales almacenados sólo en un lugar u otro.

Organización es la palabra mágica

Dondequiera que los documentos estén almacenados, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que usted pueda encontrar lo que está buscando, aunque la información sea bastante antigua.

La buena noticia es que es posible mantener sus archivos organizados aún si usted no tiene un software específico para eso. Claro que ellos ayudan mucho y ofrecen recursos que no son posibles de otra forma.

Esas sugerencias de gestión de archivos lo ayudarán a usted a mantener sus archivos organizados y accesibles:

1. Use las carpetas de instalación estándar para los programas

Use los locales estándar al instalar programas y aplicaciones. En Windows, los archivos de programas quedan en el directorio -> Archivos de Programas. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.

2. Un lugar para todos los documentos

Coloque todos los documentos en una única carpeta “raíz”. Para un único usuario en un ambiente Windows, el local estándar es la carpeta Mis Documentos.

En un ambiente de uso compartido de archivos, trate de hacer lo mismo. Cree una carpeta raíz única (llamada “Documentos compartidos”, por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener un único local para todos los documentos electrónicos facilita encontrar cosas y ejecutar backups.

3. Cree carpetas en una jerarquía lógica

Las carpetas son las gavetas del archivo de su computadora. Use un lenguaje simple para nombrar sus carpetas. Usted no quiere quedarse mirando para esa lista de carpetas en el futuro y preguntándose lo que significa “GTX” o cualquier otra abreviación creativa que usted haya inventado.

4. Estructure carpetas dentro de carpetas

Cree otras carpetas dentro de esas carpetas principales conforme sea necesario. Por ejemplo, una carpeta llamada “Facturas” puede contener carpetas llamadas “2018”, “2017” y “2016”. Una carpeta nombrada para un cliente puede incluir las carpetas “datos del cliente” y “correspondencias”. El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta, en vez de tener un montón de archivos huérfanos. Sin embargo, no cree estructuras de carpetas complejas y con capas profundas.

5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos

Algunos sistemas operativos (como Unix) no permiten espacios en nombres de archivos o carpetas, por lo tanto, evite eso si el ambiente de computación fuere mixto. En lugar de eso, use los guiones bajos como un delimitador. Otros caracteres, como /? <> \: * | “^ también son prohibidos en nombres de archivos o carpetas en Windows.

Use nombres de archivos descriptivos para fácil identificación y recuperación, pero no exagere, los nombres de archivos/caminos tienen límites de tamaño que varían entre los sistemas operativos. En Windows, la longitud máxima del camino completo para un archivo (por ejemplo, la letra de la unidad + nombre de la carpeta + nombre del archivo) es de 260 caracteres.

6. Sea específico

Colóquele a los archivos electrónicos nombres lógicos específicos e incluya fechas en los nombres de los archivos, si fuera posible. El objetivo al nombrar archivos es saber lo que es el archivo sin tener que abrirlo.

Si usted estuviere compartiendo archivos vía e-mail o dispositivos portátiles, usted puede querer que el nombre del archivo incluya informaciones más específicas, dado que las informaciones de la carpeta no serán incluidas en el archivo compartido. Piense en eso también.

7. Almacene ya en la creación

El mejor momento para archivar un documento es cuando usted lo crea. Por lo tanto, adquiera el hábito de usar la caja de diálogo “Guardar como” para archivar el documento y nombrarlo, colocándolo en el lugar correcto.

  1. Ordene los archivos conforme a su necesidad

Si hubiere carpetas o archivos que usted usa mucho, fuércelos hacia arriba de la lista de archivos, renombrándolos con el uso de numerales o letras al inicio del nombre del archivo.

9. Limpie sus archivos regularmente

No siempre es fácil identificar lo que es antiguo y lo que es reciente e importante, por eso haga una limpieza regularmente.

No excluya archivos relacionados a negocios, a menos que tenga absoluta certeza de que nunca precisará del archivo nuevamente. En vez de eso, en su colección principal de carpetas bajo su carpeta raíz, cree una carpeta llamada “Antiguos” o “Inactivos” y mueva los archivos antiguos para ella cuando se depare con ellos.

10. Haga backup de sus archivos regularmente

Independiente del método usado, es importante definir y seguir un procedimiento de backup regular.

Encuentre lo que usted precisa sin perder tiempo

Si usted tiene archivos bien indexados, la función de búsqueda puede ser muy eficiente, pero nunca corresponderá a la facilidad de poder ir directamente a una carpeta o archivo. Si usted sigue estas sugerencias de gestión de archivos de manera consistente, aunque no sepa en dónde está algo, sabrá en dónde debería estar.

Es importante mencionar también que usar un software de gestión de documentos no es privilegio solamente de grandes empresas. Usted se sorprenderá al descubrir que una solución bastante completa puede ser accesible para todos los tamaños de empresa.

Conozca SoftExpert Documento, un software que permite que las organizaciones automaticen de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida, proveyendo seguridad y garantizando la disponibilidad a cualquier hora y en cualquier lugar.

Tobias Schroeder

Autor

Tobias Schroeder

MBA en Gestión Estratégica en la UFPR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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