Os documentos são peça-chave no mundo dos negócios, mas os documentos em papel não são. Nosso dia a dia é tão cheio de papel que nem percebemos. Quanto tempo você leva para encontrar documentos na sua empresa? Seus arquivos são deixados em prateleiras e caixas não funcionais em salas separadas? Passar horas procurando um documento importante não é nada produtivo, não é mesmo?
Na maioria das empresas, os funcionários já estão usando dispositivos móveis para seu trabalho diário (próprios ou fornecidos pela empresa), onde o uso de papel já está em uma queda contínua. Mas a realidade é que um espaço de trabalho verdadeiramente sem papel continua sendo um sonho distante para a maioria das empresas. E não pode haver transformação digital sustentável enquanto o físico permanecer dominante.
É interessante pensar nisso, porque não faltam tecnologias hoje para acabar de vez com o uso do papel. O problema é que não queremos nos livrar do papel. Claramente há resistência à mudança porque as pessoas estão acostumadas com documentos em papel, e a maioria dos funcionários continua a usar documentos físicos apenas porque sempre fizeram desta forma.
A verdade é que a dependência de documentos em papel gera milhões em desperdícios que podem ser evitados ou pelo menos reduzidos com a eliminação do papel. Para muitas empresas, existem diversas maneiras de minimizar o uso de papel e digitalizar arquivos físicos. Documentos digitais são mais seguros e de fácil acesso, armazenamento e compartilhamento. Então, por que ainda não eliminamos de vez o uso do papel?
Desafios causados pelo uso de papel
À medida que sua papelada física se acumula, seus problemas também se acumulam e aumentam:
- Mais tempo para concluir tarefas rotineiras que dependem de entrada de papel;
- Dificuldade de acesso aos documentos e perda de tempo na busca de arquivos e informações;
- Mais riscos de falhas de segurança dos dados, onde documentos físicos são facilmente danificados, perdidos, extraviados ou roubados;
- Riscos de acesso a documentos por pessoas não autorizadas, fraudes, confidencialidade das informações e informação duplicada;
- Potenciais erros na entrada de dados causados pela digitação manual de informações;
- Falta de sustentabilidade, pois a fabricação de papel é um dos processos mais poluentes. O uso de papel é prejudicial ao meio ambiente e não contribui para a credibilidade ambiental de sua empresa;
- Desperdício de dinheiro em armazenamento dentro ou fora da empresa, apenas para manter as cópias em papel.
Por essas e outras razões, empresas e organizações de todos os tipos estão se esforçando para implementar processos sem uso de papel. E essa mudança pode acontecer de cima para baixo, por meio da política da empresa, ou de baixo para cima, por meio dos colaboradores que gerenciam os processos baseados em papel e veem uma grande oportunidade de simplificar suas operações.
Começando a modernização dos processos
A boa notícia é que existem maneiras melhores de armazenar documentos corporativos e manter a integridade dos dados. Se você está tendo problemas para encontrar documentos ou está ficando sem espaço de armazenamento na sua empresa, um primeiro passo essencial na transformação digital da sua empresa é transformar papel em arquivos eletrônicos, a digitização e digitalização pode ser a solução ideal para o seu negócio.
Mas o que é digitização e digitalização? Esses conceitos acabam soando tão parecidos que não é de admirar que sejam usados de forma intercambiável. Mas, na verdade, quando analisados separadamente, eles têm significados muito diferentes e se referem a atividades completamente diferentes, com propósitos, objetivos e impactos diferentes nas operações das empresas. Então, vamos aprender um pouco mais sobre cada termo individualmente?
O que é Digitização?
Primeiro, vamos falar de Digitização (Digitization). O termo não se familiarizou no Brasil, sendo pouco conhecido, e acabou sendo envolvido pelo processo seguinte, que é o de digitalização.
O Glossário de TI do Gartner fornece esta definição:
“Digitização é o processo de passar da forma analógica para a digital, também conhecida como capacitação digital. Em outras palavras, a digitização transforma um processo analógico em uma forma digital sem nenhuma mudança no tipo do processo em si.”
O primeiro uso da palavra documentado com este significado foi em 1954. Mas, com o tempo, o termo deixou de ser usado e o vocábulo digitalização passou a compreender o mesmo significado. No entanto, de acordo com a teoria acadêmica, a digitalização abrange mais do que a simples conversão de um item do meio físico para o digital, mas sim a adoção de um processo digital.
O que é a Digitalização?
De acordo com o Glossário de TI do Gartner, a digitalização é “o uso de tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e fornece novas oportunidades de geração de receita e valor; é o processo de mudança para um negócio digital.”
A Digitalização (Digitalization) aproveita o potencial da digitização, usando tecnologias digitais e dados digitalizados para melhorar os processos de negócios, criar novos fluxos de receita e construir uma cultura digital. Logo, a digitalização refere-se à otimização interna de processos (por exemplo: automação de alguma atividade, minimização de papel) levando à redução de custos.
Em resumo, podemos entender a digitização como o ato separado de converter um formato físico em um formato digital, e a digitalização como a adoção de processos geralmente contínuos de digitalização e gerenciamento de conteúdo digital. Por exemplo, escanear documentos físicos é uma digitização, porém, organizar um processo que converte todo o acervo de um formato físico para um formato digital, e a partir daí organizar uma nova cadeia de trabalho com este novo formato digital, temos um processo de digitalização.
Por que a digitalização é importante?
Empresas em todo o mundo estão deixando de usar papel, digitalizando documentos e simplificando seus processos. Mas quando se trata de digitalização de documentos, muitas pessoas ainda podem pensar em escaneamento, que é a conversão do documento físico em uma imagem digital.
A digitalização de documentos é um processo mais abrangente, cujo objetivo é ir além do escaneamento, é transformar os arquivos de tal forma que possam ser indexados em um software para permitir buscas de diversas formas. Na prática, isso significa que o arquivo recebe um código binário que contém informações que o sistema de gerenciamento irá ler e interpretar. Depois de digitalizados, esses documentos podem ser armazenados, nomeados, acessados e gerenciados em ambiente 100% digital, de acordo com padrões de segurança, acessibilidade e rastreabilidade.
Armazenar documentos digitalizados em software é uma alternativa eficaz para protegê-los em ambiente digital, pois a ferramenta possui normas de proteção de dados e o acesso é restrito a usuários cadastrados. Ou seja, mais controle sobre quem tem acesso às informações. Outra vantagem é a realização de backups frequentes para garantir uma cópia atualizada de todas as informações. Portanto, não há risco de perda ou extravio de documentos. Além disso, os registros armazenados na nuvem facilitam o gerenciamento dos dados e não ocupam espaço no seu desktop, na rede ou no dispositivo utilizado para visualizá-los.
Por isso, a gestão digital de documentos digitalizados é uma estratégia que permite preservar de forma organizada todo o acervo da sua empresa. Esse processo já é uma realidade em muitas empresas, afinal, a agilidade do mercado, alta demanda por informações, exigência por segurança de dados e a necessidade de acesso a documentos em tempo real exigem processos simples e rápidos.
Os benefícios de transformar papel em dados digitais
Organização: não há mais pilhas de papel nas mesas e prateleiras, e armários de arquivo morto. Isso evita que documentos arquivados incorretamente ou colocados no lugar errado desperdicem um tempo valioso de busca que poderia ser gasto em outras prioridades. Encontrar, acessar e compartilhar arquivos e documentos será mais fácil.
Eficiência: é mais fácil gerenciar, armazenar e localizar documentos digitais do que documentos em papel. Ser capaz de acessar e compartilhar documentos a qualquer momento, não importa onde eles estejam, aumenta a produtividade dos seus funcionários. Extrair os dados necessários de um documento (por meio de reconhecimento automático) é muito mais rápido e menos suscetível a erros do que digitar com base em papel.
Espaço: em vez de empilhar fileiras de arquivos em toda a empresa, um funcionamento sem papel necessita de bem menos espaço.
Bom para o meio ambiente: menos impressão de papéis significa que menos árvores são derrubadas para produção de novos papéis.
Comunicação mais rápida: leva pelo menos um dia para que os documentos em papel viajem do ponto A ao ponto B. Pode até haver atrasos, má distribuição ou perda total. Depois de digitalizados, os documentos ficam imediatamente disponíveis onde são necessários.
Backup e recuperação de documentos: quando documentos em papel são danificados ou perdidos, a substituição leva tempo, dinheiro e, em muitos casos, é impossível. As partes interessadas podem nunca ter acesso a documentos importantes porque alguém os perdeu ou ainda pode ocorrer algum desastre, como um incêndio ou inundação. Em um ambiente de trabalho sem papel, os documentos são armazenados eletronicamente em servidores remotos ou na nuvem, armazenando suas informações essenciais de forma segura, fácil e simples.
Mais barato: o armazenamento de arquivos é caro. A impressão também custa dinheiro. Você paga pelo próprio papel, impressora, tinta e manutenção do equipamento de impressão. Ao reduzir ou eliminar a necessidade de armazenar cópias em papel, sua empresa pode até se mudar para um local menor com aluguel mais barato, economizando ainda mais com a eliminação do papel.
Agora que você já conhece os benefícios de converter documentos em papel para o formato eletrônico e que usar a tecnologia para aumentar a eficiência é a chave para transformar sua organização em um local de trabalho digital. Mas ainda é difícil saber por onde começar, ou mesmo como começar. Convido você a baixar este eBook:
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