Muitas organizações implementam sistemas de gestão baseados em padrões como ISO 9000, ISO 15100, ISO 13485 ou IATF 16949. Escolher um software para gestão da qualidade que garanta o cumprimento dos requisitos dessas normas é um dos grandes desafios. Então, como fazer a escolha correta?
Estes padrões foram elaborados sobre um conjunto de requisitos muito semelhantes. São baseados em processos, documentação, não conformidades, auditorias, treinamentos, entre outros.
Para atender a esses aspectos, muitas empresas ainda desenvolvem ferramentas de controle baseados em planilhas. Outras ainda utilizam emails ou até mesmo formulários de papel. Isso pode ser um grande erro, pois deixa todo o processo mais vulnerável, lento e burocrático.
Muitas organizações, no entanto, já se deram conta de que isso pode comprometer os esforços e investimentos realizados na certificação, o que tem motivado a busca por Soluções para Gerenciamento da Qualidade Empresarial.
Escolher a solução adequada não é uma tarefa simples. O mercado oferece centenas de opções, o que torna a tomada de decisão ainda mais difícil.
Em geral, as soluções podem ser classificadas em 3 categorias:
- Solução Pontual: É aquela que atende as necessidades de forma parcial ou mínima, porém não é escalável. Em geral, essas soluções são pouco flexíveis e não permitem grandes adequações. Se por um lado o investimento inicial se mostra como uma vantagem, por outro lado, há um risco de se chegar a um ponto em que a solução não atenda mais, forçando a busca por outro fornecedor. Pois, a medida que a empresa cresce, os processos normalmente mudam e podem se tornar mais complexos. Um exemplo pode ser uma ferramenta para controle de não conformidades, que não permita incluir/suprimir etapas no processo de tratamento, nem alterar os formulários.
- Solução Zona de Conforto: É aquela que atende a todas as exigências, tanto técnicas quanto financeiras. Geralmente contempla toda a empresa, permite uma abordagem sistêmica e uma visão de alto nível sobre os processos de gestão da qualidade. No futuro, possibilita escalonamento até certo ponto. Tem uma vida útil mais longa, se comparadas as soluções pontuais. Esse tipo de solução geralmente é o que as empresas buscam, pois apresentam a melhor relação custo x benefício.
- Solução Premium: Geralmente essas soluções estão ligadas a grandes nomes da indústria, reconhecidos mundialmente. Além da elevada maturidade, apresentam características como robustez, confiança e escalabilidade, embora talvez não sejam acessíveis para a maioria das organizações. Essas soluções geralmente são divididas em componentes e podem ter sua implementação desdobrada em fases.
A maioria das empresas regulamentadas utiliza ferramentas inadequadas para manter seus processos.
Automatizar um sistema baseado em papel ou híbrido é o primeiro passo para a melhoria, resultando em serviços e produtos mais seguros e competitivos no mercado. A solução escolhida irá refletir nas operações da empresa pelos próximos anos. Por isso, ao selecionar uma solução, certifique-se de optar pela tecnologia que permita efetivamente aumentar a eficiência dos processos, economizar tempo e dinheiro e fortalecer sua conformidade regulatória.
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