O momento atual pelo qual passamos está impondo a toda sociedade a necessidade de encontrar soluções para continuar suas atividades sob novas condições que incluem distanciamento social, restrições de deslocamento e outras medidas de segurança. A auditoria de qualidade está entre os processos que, no seu modelo tradicional presencial, tornam-se operações quase impossíveis. Diante de tais dificuldades, corre-se o risco de relaxar ou até mesmo deixar de fazer as auditorias internas. Porém, é sempre oportuno lembrar a importância das auditorias para preservar os procedimentos e a cultura de qualidade já implantada e, assim, manter as certificações duramente alcançadas.
Auditoria interna remota: Solução para o presente e para o futuro
A auditoria interna remota pode se tornar uma prática vantajosa, principalmente para empresas que sejam muito dispersas geograficamente ou tenham um grande número de unidades. Com a utilização das ferramentas de apoio corretas é possível realizar auditorias remotas tão eficientes quanto as presenciais, com a vantagem de poder realizá-las com maior frequência e em um maior número de sites devido ao seu custo otimizado.
Vantagens da auditoria remota
- Não há necessidade de deslocamento de pessoal
- Aumento da frequência e número de sites auditados
- Disponibilidade dos auditores necessários no momento correto
- Aumenta a amplitude da auditoria (mais sites podem ser auditados, mesmo muito distantes)
- Cada vez mais pessoas estarão trabalhando “home office”
- Redução de custos
Como acontece uma auditoria interna remota?
Uma auditoria remota é, na essência, idêntica a uma auditoria presencial. Da mesma forma que no modelo físico, a auditoria deve se concentrar no escopo escolhido, garantir que as evidências sejam coletadas, validadas e arquivadas adequadamente. No entanto, as auditorias remotas exigem alguns cuidados extras que não podem ser negligenciados. Por exemplo:
- Comunicar com antecedência aos envolvidos as tecnologias que serão utilizadas e o escopo da auditoria;
- Verificar que todos tenham os equipamentos e recursos necessários (webcam, headphones, internet estável);
- Instalar algum software de videoconferência (Skype, Microsoft Teams, etc)
- Envolver o pessoal de TI quanto às questões de segurança de acesso;
- Prever os registros que precisam ser avaliados no plano de auditoria;
- Certificar-se de que as pessoas saibam operar os softwares que serão utilizados;
- Realizar testes com antecedência;
- Definir um tempo preparatório antes da reunião para os ajustes de conexão;
- Deixar pré-estabelecido o que será feito caso ocorra queda na conexão.
Depois de concluída a auditoria, é fundamental que todo o resultado do trabalho seja formalizado no Relatório de Auditoria. Por meio dele é que os resultados serão compreendidos pela alta direção.
Conclusão
A interatividade e conectividade proporcionadas pelas ferramentas de tecnologia atuais abriram possibilidades para se manter e até mesmo otimizar processos que, à primeira vista, parecem impossíveis de serem realizados.
Para saber mais sobre este assunto, convido você a acessar o White paper Boas práticas para a implementação de auditorias remotas, da minha colega Camilla Christino, auditora líder da ISO 9001 com ampla experiência na área da qualidade.
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