As auditorias internas podem trazer uma série de benefícios para as empresas como, apontar áreas ou processos que precisam de mudança, revelar novos riscos e preparar a organização para as auditorias externas.

Para isso, é imprescindível que as descobertas e os resultados da auditoria sejam compreendidos pela alta direção, fazendo valer todo o esforço de planejamento e execução de auditorias internas. É aí que entra o relatório de auditoria interna.

Vamos entender como ele funciona.

O que é um relatório de auditoria interna?

O relatório de auditoria interna é um documento que formaliza os resultados da auditoria. É através dele que o auditor interno vai mostrar o que foi examinado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e suas conclusões, para que a direção da empresa saiba o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.

O relatório deve ser elaborado cuidadosamente. No entanto, neste momento muitos auditores internos falham.

O texto precisa ser claro, objetivo e imparcial, para garantir que os resultados da auditoria sejam úteis e que a organização possa utilizá-los como guia para direcionar suas ações.

Quais cuidados devem ser tomados durante a elaboração do relatório?

Reforçando o que já foi citado anteriormente, um dos benefícios da realização de auditorias internas é identificar oportunidades de melhoria. Portanto, é nisso que o auditor deve se concentrar enquanto produz o relatório. Ele deve evitar:

  1. Buscar culpados ou dizer que determinada pessoa falhou;
  2. Encarar os problemas de forma universal;
  3. Produzir um relatório evasivo;
  4. Aplicar termos técnicos desnecessários;
  5. Exaltar seu trabalho. O relatório deve ter um tom natural e de simplicidade.

Como elaborar um relatório de auditoria interna?

1.      Prepare uma capa

Você já ouviu o ditado que diz que a primeira impressão é a que fica?

O trabalho do auditor deve causar boa impressão, por isso, começar com uma capa de qualidade é fundamental. Ela será o primeiro ponto de contato da alta direção com os resultados da auditoria, por isso é importante que apresente informações como:

  • Título do relatório
  • Nome do auditor responsável
  • Data de conclusão da auditoria
  • Nome da empresa ou unidade de negócio auditada.

Template relatório auditoria interna

2.      Elabore uma introdução

Nesta seção, o auditor deve fornecer uma visão geral com informações sobre a área e processos auditados, quais normas estão dando suporte para a realização do trabalho (Ex.: ISO 9001, ISO 14001), além de informar o leitor sobre qualquer histórico que possa precisar saber antes de ler o relatório completo. Assim, qualquer pessoa que leia o relatório, poderá entender as razões que levaram a auditoria a ser realizada.

Exemplo: O relatório pode tratar do surgimento de uma nova legislação que impacta nas operações da empresa. A introdução pode descrever quais leis eram aplicáveis até então, onde elas falhavam e com a nova lei se propõe a tratar estas questões.

3.      Elabore um resumo executivo

O resumo executivo deve apresentar as conclusões dos trabalhos realizados de forma compacta. Ele deve ser estruturado da seguinte forma:

  • Uma breve descrição do que foi auditado, objetivos, escopo e data de início e conclusão.
  • Apresentar as conclusões do auditor.

Exemplo: Informar que o principal objetivo da auditoria era avaliar os processos da organização, para identificar o nível de aderência/gaps em relação a nova legislação. Ao final, pode informar que uma das principais conclusões é de que a empresa precisa adequar as instalações.

4.      Apresente a Terminologia utilizada

A próxima seção deverá apresentar o termos utilizados na elaboração do relatório, para que todos possam compreender as informações apresentadas.

Exemplo: Se houver referências à ISO, é importante esclarecer que se trata da Organização Internacional para Padronização.

5.      Apresente o Plano de Auditoria

O plano de auditoria deve apresentar o auditor líder e suas qualificações, assim como demais auditores que compõe a equipe. Esta seção também deve descrever quais foram os documentos avaliados e quem foram as pessoas entrevistadas.

O auditor deve descrever quais foram as etapas seguidas no decorrer da auditoria (uma ferramenta para mapeamento de processos pode auxiliar), e quais os critérios utilizados para selecionar os documentos avaliados e as pessoas entrevistadas.

6.      Descreva os fatos constatados

Quando algo estiver em desacordo com os padrões estabelecidos, o auditor deve tomar nota, descrevendo os fatos e as evidências constatadas.

7.      Apresente as recomendações

Por fim, o auditor deve concluir o relatório com uma seção de “Recomendações” de melhoria para organização. Nesta etapa, ele deve considerar os seguintes aspectos:

  • Ser positivo: Ele deve se concentrar no que está acontecendo no momento e em como os aspectos positivos da empresa podem ser aplicados nas áreas ou processos ineficazes.
  • Ser específico: O auditor deve ser muito claro e específico sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para garantir a conformidade. Ele deve deixar claro quem precisa agir.
  • Ser sucinto: O auditor deve ser breve nas recomendações e incluir apenas as informações e detalhes realmente necessários.

Considerações finais

Como você pôde observar, a elaboração de um relatório de auditoria interna de alto impacto, exige que alguns passos sejam seguidos.

A alta direção vive uma rotina agitada, com agendas repletas de compromissos. Os auditores estão se conscientizando de que precisam apresentar os resultados da auditoria de forma clara e objetiva, para que os executivos possam compreender a situação e atuar em prol da melhoria contínua. Isso é possível através do relatório de auditoria interna.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é um relatório de auditoria interna, qual sua importância e como elaborar um relatório de alto impacto.

Você se interessou em aprender mais sobre auditoria depois de ler este artigo? Então convido você a conhecer outros conteúdos que nós já elaboramos sobre este assunto aqui no blog!

Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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