As auditorias internas podem trazer uma série de benefícios para as empresas como, apontar áreas ou processos que precisam de mudança, revelar novos riscos e preparar a organização para as auditorias externas.
Para isso, é imprescindível que as constatações e os resultados da auditoria sejam compreendidos pela alta direção, fazendo valer todo o esforço de planejamento e execução de auditorias internas. É aí que entra o relatório de auditoria interna.
Vamos entender como ele funciona.
O que é um relatório de auditoria interna?
O relatório de auditoria interna é um documento que formaliza os resultados da auditoria. É através dele que o auditor interno vai mostrar o que foi examinado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e suas conclusões, para que a direção da empresa saiba o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.
O relatório deve ser elaborado cuidadosamente. No entanto, neste momento muitos auditores internos falham.
O texto precisa ser claro, objetivo e imparcial, para garantir que os resultados da auditoria sejam úteis e que a organização possa utilizá-los como guia para direcionar suas ações.
Quais cuidados devem ser tomados durante a elaboração do relatório?
Reforçando o que já foi citado anteriormente, um dos benefícios da realização de auditorias internas é identificar oportunidades de melhoria. Portanto, é nisso que o auditor deve se concentrar enquanto produz o relatório. Ele deve evitar:
- Buscar culpados ou dizer que determinada pessoa falhou;
- Encarar os problemas de forma universal;
- Produzir um relatório evasivo;
- Aplicar termos técnicos desnecessários;
- Exaltar seu trabalho. O relatório deve ter um tom natural e de simplicidade.
Como elaborar um relatório de auditoria interna?
1. Prepare uma capa
Você já ouviu o ditado que diz que a primeira impressão é a que fica?
O trabalho do auditor deve causar boa impressão, por isso, começar com uma capa de qualidade é fundamental. Ela será o primeiro ponto de contato da alta direção com os resultados da auditoria, por isso é importante que apresente informações como:
- Título do relatório
- Nome do auditor responsável
- Data de conclusão da auditoria
- Nome da empresa ou unidade de negócio auditada.
2. Elabore uma introdução
Nesta seção, o auditor deve fornecer uma visão geral com informações sobre a área e processos auditados, quais normas estão dando suporte para a realização do trabalho (Ex.: ISO 9001, ISO 14001), além de informar o leitor sobre qualquer histórico que possa precisar saber antes de ler o relatório completo. Assim, qualquer pessoa que leia o relatório, poderá entender as razões que levaram a auditoria a ser realizada.
Exemplo: O relatório pode tratar do surgimento de uma nova legislação que impacta nas operações da empresa. A introdução pode descrever quais leis eram aplicáveis até então, onde elas falhavam e com a nova lei se propõe a tratar estas questões.
3. Elabore um resumo executivo
O resumo executivo deve apresentar as conclusões dos trabalhos realizados de forma compacta. Ele deve ser estruturado da seguinte forma:
- Uma breve descrição do que foi auditado, objetivos, escopo e data de início e conclusão.
- Apresentar as conclusões do auditor.
Exemplo: Informar que o principal objetivo da auditoria era avaliar os processos da organização, para identificar o nível de aderência/gaps em relação a nova legislação. Ao final, pode informar que uma das principais conclusões é de que a empresa precisa adequar as instalações.
4. Apresente a Terminologia utilizada
A próxima seção deverá apresentar o termos utilizados na elaboração do relatório, para que todos possam compreender as informações apresentadas.
Exemplo: Se houver referências à ISO, é importante esclarecer que se trata da Organização Internacional para Padronização.
5. Apresente o Plano de Auditoria
O plano de auditoria deve apresentar o auditor líder e suas qualificações, assim como demais auditores que compõe a equipe. Esta seção também deve descrever quais foram os documentos avaliados e quem foram as pessoas entrevistadas.
O auditor deve descrever quais foram as etapas seguidas no decorrer da auditoria (uma ferramenta para mapeamento de processos pode auxiliar), e quais os critérios utilizados para selecionar os documentos avaliados e as pessoas entrevistadas.
6. Descreva os fatos constatados
Quando algo estiver em desacordo com os padrões estabelecidos, o auditor deve tomar nota, descrevendo os fatos e as evidências constatadas.
7. Apresente as recomendações
Por fim, o auditor deve concluir o relatório com uma seção de “Recomendações” de melhoria para organização. Nesta etapa, ele deve considerar os seguintes aspectos:
- Ser positivo: Ele deve se concentrar no que está acontecendo no momento e em como os aspectos positivos da empresa podem ser aplicados nas áreas ou processos ineficazes.
- Ser específico: O auditor deve ser muito claro e específico sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para garantir a conformidade. Ele deve deixar claro quem precisa agir.
- Ser sucinto: O auditor deve ser breve nas recomendações e incluir apenas as informações e detalhes realmente necessários.
Considerações finais
Como você pôde observar, a elaboração de um relatório de auditoria interna de alto impacto, exige que alguns passos sejam seguidos.
A alta direção vive uma rotina agitada, com agendas repletas de compromissos. Os auditores estão se conscientizando de que precisam apresentar os resultados da auditoria de forma clara e objetiva, para que os executivos possam compreender a situação e atuar em prol da melhoria contínua. Isso é possível através do relatório de auditoria interna.
Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é um relatório de auditoria interna, qual sua importância e como elaborar um relatório de alto impacto.
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