Les vérifications internes peuvent apporter un certain nombre d’avantages aux entreprises, comme le fait de signaler les domaines ou les processus qui doivent être modifiés, de révéler de nouveaux risques et de préparer l’organisation à des vérifications externes.

Pour cela, il est essentiel que les constatations et les résultats de la vérification soient compris par la haute direction, en faisant usage de tous les efforts de planification et d’exécution des audits internes. C’est là que le rapport d’audit interne entre en vigueur.

Comprenons comment ça marche.

Qu’est-ce qu’un rapport d’audit interne?

Le rapport d’audit interne est un document qui officialise les résultats de l’ audit. C’est par lui que l’auditeur interne montrera ce qui a été examiné, en soulignant les points positifs, négatifs et leurs conclusions, afin que la direction de l’entreprise sache ce qui se passe bien et ce qui doit être amélioré.
Le rapport doit être préparé avec soin. Toutefois, à ce stade, de nombreux vérificateurs internes échouent.
Le texte doit être clair, objectif et impartial, pour s’assurer que les résultats de l’audit sont utiles et que l’organisation peut les utiliser comme guide pour diriger ses actions.

Quel soin doit-on prendre pendant la préparation du rapport?

En renforçant ce qui a été mentionné ci-dessus, l’un des avantages de la réalisation de vérifications internes est de cerner les possibilités d’amélioration. C’est donc ce sur quoi le vérificateur devrait se concentrer lors de la production du rapport. Il doit éviter :

1 Rechercher coupable ou dire qu’une certaine personne a échoué;
2 Faire face aux problèmes de façons universels;
3 Produire un rapport évasif;
4 Appliquer des termes techniques inutiles;
5 Exaltez votre travail. Le rapport doit avoir un ton naturel et une simplicité.

Comment préparer un rapport de vérification interne?

1. Préparer une couverture

Avez-vous entendu dire que la première impression est celle qui reste?

Le travail de l’auditeur devrait faire bonne impression, de sorte qu’il est essentiel de commencer par une couverture de qualité. Ce sera le premier point de contact de la haute direction avec les résultats de la vérification, il est donc important qu’il présente des informations telles que:

  • Titre du rapport
  • Nom de l’auditeur responsable
  • Date d’achèvement de la vérification
  • Nom de l’entreprise ou de l’unité d’affaires auditée.
  • Analyse interne du rapport de modèle

Internal audit template

2. Préparer une introduction

Dans cette section, l’auditeur devrait fournir un aperçu de l’information sur le domaine et les processus vérifiés, quelles normes appuient le rendement des travaux (p. ex. ISO 9001, ISO 14001) et informer le lecteur de tout historique qu’il pourrait avoir besoin de connaître avant de lire le rapport complet. Ainsi, toute personne qui lit le rapport sera en mesure de comprendre les raisons qui ont mené à la vérification.
Exemple : Le rapport peut aborder l’émergence d’une nouvelle législation qui a des répercussions sur les activités de l’entreprise. L’introduction peut décrire quelles lois étaient applicables jusque-là, où elles ont échoué et avec la nouvelle loi propose d’aborder ces questions.

3. Rédiger un résumé éxecutif

Le résumé présente les conclusions des travaux effectués de manière compacte. Il doit être structuré comme suit:
Une brève description de ce qui a été vérifié, des objectifs, de la portée et de la date de début et de fin.
Présenter les conclusions de l’auditeur.
Exemple : Informer que l’objectif principal de l’audit était d’évaluer les processus de l’organisation, d’identifier le niveau d’adhésion/lacunes par rapport à la nouvelle législation. En fin de compte, vous pouvez signaler que l’une des principales conclusions est que l’entreprise doit adapter les installations.

4. Présenter la terminologie utilisée

La section suivante devrait présenter les termes utilisés dans la préparation du rapport, afin que chacun puisse comprendre l’information présentée.
Exemple : S’il y a des références à l’ISO, il est important de préciser qu’il s’agit de l’Organisation internationale pour la normalisation.

5. Présenter le plan de l’ audit

Le plan de l’audit doit présenter l’auditeur principal et ses qualifications, ainsi que d’autres auditeurs qui composent l’équipe. Cette section devrait également décrire les documents qui ont été évalués et qui étaient les personnes interrogées.
L’auditeur devrait décrire les étapes suivies au cours de l’audit (un outil de cartographie peut aider) et quels critères ont été utilisés pour sélectionner les documents évalués et les personnes interrogées.

6. Décrire les faits trouvés

Lorsque quelque chose est en contradiction avec les normes établies, l’auditeur devrait en prendre note, décrivant les faits et les éléments de preuve trouvés.

7. Présenter les recommandations

Enfin, l’auditeur doit remplir le rapport avec une section « Recommandations » d’amélioration pour l’organisation. À ce stade, il devrait tenir compte des aspects suivants :

  • Soyez positif : il devrait se concentrer sur ce qui se passe en ce moment et sur la façon dont les aspects positifs de l’entreprise peuvent être appliqués dans des domaines ou des processus inefficaces.
  • Soyez précis : L’auditeur doit être très clair et précis sur les aspects qui ne sont pas conformes aux normes établies et sur les mesures à prendre pour assurer la conformité. Il doit dire clairement qui doit agir.
  • Soyez succinct : L’auditeur devrait être bref dans les recommandations et ne pas inclure seulement l’information et les détails qui sont vraiment nécessaires.

Considérations finales

Comme vous pouvez le constater, la préparation d’un rapport de vérification interne à fort impact exige que certaines étapes soient suivies.
La haute direction connaît une routine chargée, avec des horaires pleins d’engagements. Les vérificateurs sont de plus en plus conscients qu’ils doivent présenter les résultats de la vérification de façon claire et objective, afin que les cadres supérieurs puissent comprendre la situation et agir en faveur d’une amélioration continue. Cela est possible grâce au rapport de vérification interne.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre ce qu’est un rapport de vérification interne, comment il est important et comment préparer un rapport à fort impact.

Étiez-vous intéressé à en apprendre davantage sur l’audit après avoir lu cet article? Je vous invite donc à connaître d’autres contenus que nous avons déjà élaborés sur ce sujet ici sur le blog!

Marcelo Becher

Auteur

Marcelo Becher

Spécialiste en gestion stratégique par PUC-PR. Business et analyste de marché chez SoftExpert, un fournisseur de logiciels et de services pour l’automatisation et l’amélioration des processus d’affaires, la conformité réglementaire et la gouvernance d’entreprise.

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