Lidar com o crescente volume de conteúdo empresarial gerado diariamente, representa um grande desafio em qualquer organização. Com a recente ascensão do home office e do trabalho remoto, isso ficou ainda mais evidente. As empresas estão cada vez mais procurando maneiras de garantir que os funcionários possam acessar com segurança as informações e realizar suas atividades de qualquer local.
Dados Estruturados x Dados Não Estruturados
Cerca de 80% dos dados gerados pelas empresas são classificados como conteúdo não estruturado. Isso significa que documentos em papel, imagens digitalizadas, planilhas, arquivos de áudio e vídeo não tem uma origem única e que seu armazenamento é realizado de formas diferentes, envolvendo armários, pastas pessoais, diretórios de rede, pastas de e-mail, serviços de compartilhamento em nuvem, entre outros. Estas características tornam bastante difícil o controle, localização e reuso das informações. É diferente do conteúdo estruturado, que já surge de forma mais organizada. Nestes casos geralmente existe um banco de dados, que controla as informações de acordo com dados padronizados, tais como datas, nomes, produtos, entre outros, tornando todo o processo de gerenciamento muito mais fácil.
Neste contexto é que as soluções de ECM mostram seu valor, ao permitir transformar conteúdo não estruturado em conteúdo estruturado.
Veja a seguir alguns benefícios que um software de ECM pode proporcionar no controle de documentos:
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Organização
Por meio de um repositório centralizado, documentos como contratos, procedimentos, propostas comerciais, entre outros são armazenados de forma organizada. Assim os arquivos deixam de ficar espalhados por diversos locais diferentes.
Soluções como o SoftExpert ECM contam com um Add-In que permite abrir e salvar documentos diretamente a partir dos aplicativos de escritório, como Microsoft Word, Excel e Outlook. O SoftExpert ECM também pode ser integrado ao Office 365 e ao Google Docs para a edição de documentos.
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Localização rápida
Quando o conteúdo passa a ser gerenciado em uma plataforma de ECM, é possível trabalhar com metadados. São informações adicionais que ajudam a descrever as características daquele conteúdo (data, número de telefone, endereço), o que garante que ele possa ser facilmente localizado e utilizado sempre que necessário.
Além disso, as ferramentas mais modernas contam com a capacidade de realizar o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), que indexam as informações e permitem pesquisar por palavra-chave dentro de arquivos de texto, PDF, imagens, entre outros.
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Colaboração
Se antigamente as ferramentas de GED (gestão eletrônica de documentos) tinham foco no armazenamento e gerenciamento de arquivos eletrônicos, os softwares de ECM trazem novos recursos de colaboração, como workflows para revisão e aprovação do conteúdo. Assim todos podem acompanhar o status atual dos documentos, identificar em qual etapa ainda está pendente e quem é o responsável. Com esses recursos também é possível garantir que todos estejam acessando o documento em sua versão mais recente, além de evitar problemas causados pelo uso de informações desatualizadas.
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Segurança e produtividade
Com a centralização do conteúdo, é possível implementar controles de segurança para garantir a integridade da documentação. Os softwares de ECM geralmente oferecem recursos robustos e ao mesmo tempo flexíveis, permitindo evitar violações de segurança por meio da definição de controles de acesso por usuário, área, função, papel funcional, metadados, entre outros.
Com um melhor controle sobre o conteúdo, evita-se recriar conteúdo e se torna mais fácil seu compartilhamento, o que traz grande impulso para a produtividade.
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Conteúdo em qualquer lugar
A maioria das soluções de ECM hoje em dia oferece maneiras de acessar o conteúdo por meio de dispositivos móveis, seja via App ou via acesso WEB, com aplicações construídas para se adaptar em telas de diferentes tamanhos e resoluções, em dispositivos como smartphones ou tablets.
Para saber mais sobre este tema e conhecer outros benefícios, convido você para baixar nosso eBook Como aprimorar a gestão de documentos em sua empresa, um material que apresenta estratégias que podem ser implementadas para proporcionar controle e melhorar a produtividade em sua empresa.
