El papel de las tecnologías de ECM en el control de documentos

Lidiar con el creciente volumen de contenido empresarial generado diariamente representa un gran desafío en cualquier organización. Con la reciente ascensión del home office y del trabajo remoto, eso quedó aún más evidente. Las empresas están cada vez más buscando maneras de garantizar que los funcionarios puedan acceder con seguridad a las informaciones y realizar sus actividades desde cualquier local.

Datos Estructurados x Datos No Estructurados

Cerca de 80% de los datos generados por las empresas son clasificados como contenido no estructurado. Eso significa que documentos en papel, imágenes digitalizadas, planillas, archivos de audio y vídeo no tienen un origen único y que su almacenamiento es realizado de formas diferentes, abarcando armarios, carpetas personales, directorios de red, carpetas de e-mail, servicios de uso compartido en nube, entre otros. Estas características hacen que sea bastante difícil el control, la localización y el reúso de las informaciones. Es diferente del contenido estructurado, que ya surge de forma más organizada. En estos casos generalmente existe un banco de datos, que controla las informaciones de acuerdo con datos estandarizados, tales como fechas, nombres, productos, entre otros, haciendo con que todo el proceso de gestión sea mucho más fácil.

Es en este contexto que las soluciones de ECM muestran su valor, al permitir transformar contenido no estructurado en contenido estructurado.

Vea a continuación algunos beneficios que un software de ECM puede proporcionar en el control de documentos:

  • Organización

Por medio de un repositorio centralizado, documentos como contratos, procedimientos, propuestas comerciales, entre otros, son almacenados de forma organizada. Así, los archivos dejan de estar esparcidos por diversos locales diferentes.

Soluciones como SoftExpert ECM cuentan con un Add-In que permite abrir y guardar documentos directamente a partir de las aplicaciones de escritorio, como Microsoft Word, Excel y Outlook. SoftExpert ECM también puede ser integrado al Office 365 y al Google Docs para la edición de documentos.

  • Localización rápida

Cuando el contenido pasa a ser administrado en una plataforma de ECM, es posible trabajar con metadatos. Son informaciones adicionales que ayudan a describir las características de aquel contenido (fecha, número de teléfono, dirección), lo que garantiza que pueda ser fácilmente localizado y utilizado siempre que sea necesario.

Además, las herramientas más modernas cuentan con la capacidad de realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), con el cual indexan las informaciones y permiten buscar por palabra llave dentro de archivos de texto, PDF, imágenes, entre otros.

  • Colaboración

Si antiguamente las herramientas de GED (gestión electrónica de documentos) tenían enfoque en el almacenamiento y gestión de archivos electrónicos, los softwares de ECM traen nuevos recursos de colaboración, como workflows para revisión y aprobación del contenido. Así, todos pueden acompañar el status actual de los documentos, identificar en qué etapa aún está pendiente y quién es el responsable. Con esos recursos también es posible garantizar que todos estén accediendo al documento en su versión más reciente, además de evitar problemas causados por el uso de informaciones desactualizadas.

  • Seguridad y productividad

Con la centralización del contenido, es posible implementar controles de seguridad para garantizar la integridad de la documentación. Los softwares de ECM generalmente ofrecen recursos robustos y al mismo tiempo flexibles, permitiendo evitar violaciones de seguridad por medio de la definición de controles de acceso por usuario, área, función, papel funcional, metadatos, entre otros.

Con un mejor control sobre el contenido, se evita recriar contenido y se vuelve más fácil su uso compartido, lo que trae gran impulso para la productividad.

  • Contenido en cualquier lugar

La mayoría de las soluciones de ECM hoy en día ofrece maneras de acceder al contenido por medio de dispositivos móviles, ya sea vía App o a través de acceso WEB, con aplicaciones construidas para adaptarse en pantallas de diferentes tamaños y resoluciones, en dispositivos como smartphones o tablets.

Para saber más sobre este tema y conocer otros beneficios, lo invito a usted a descargar nuestro e-Book Cómo mejorar la gestión de documentos en su empresa, un material que presenta estrategias que pueden ser implementadas para proporcionar control y mejorar la productividad en su empresa.

    Marcelo Becher

    Autor

    Marcelo Becher

    Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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