Un plan de acción es un documento detallado con la descripción de las acciones específicas necesarias para alcanzar un determinado objetivo. Es una herramienta sencilla y eficiente para la realizar la planificación y el seguimiento de las actividades. Establece qué recursos se necesitan, y cómo y cuándo deben usarse, siempre con el objetivo de alcanzar esa meta declarada.
El plan de acción puede emplearse en diversas actividades dentro de una empresa, por ejemplo:
- Investigación de reclamaciones de clientes
- No conformidades internas y de auditorías
- Gestión de proyectos
- Definición de riesgos y oportunidades
- Reuniones diarias
Cuando un plan de acción es bien hecho, se puede lograr grandes resultados en las organizaciones, previniendo y resolviendo problemas, identificando los obstáculos y conquistando objetivos.
Sin embargo, para obtener buenas recompensas, es necesario planificar eficazmente todos los pasos de un plan de acción mediante un cronograma y tener disciplina para cumplirlo. A continuación, detallo 7 pasos esenciales para crear un plan de acción eficiente para aplicar en cualquier actividad que su empresa sienta esa necesidad.
1. Defina lo que desea obtener
El primer paso en la creación de un plan de acción es decidir con claridad lo que desea lograr al final de su ejecución. Por lo tanto, la definición de la meta es esencial para iniciar un buen plan. Las metas sirven de dirección, señale un lugar al que quieres llegar o algo que quieres conquistar.
Sin embargo, el consejo esencial que debes recordar es: ¡crea metas mensurables! Si alguna vez has oído hablar del “meta SMART”, aquí es exactamente donde se aplica. La Meta Smart es una metodología práctica que involucra las primeras 4 letras del acrónimo SMART:
- Specific (Específico);
- Measurable (Mensurable);
- Attainable (Alcanzable);
- Relevant (Relevante);
- Time based (Tiempo).
Para ser Smart, las metas deben incorporar todos esos criterios que aumentarán las posibilidades de lograr un objetivo.
Si no estableces objetivos claros y específicos, es posible que no los consigas porque son demasiado vagos.
2. Reúna, analice y organice los datos
Reúna todos los datos pertinentes para definir las acciones en su plan. Enseguida, haga una lista de todas las actividades necesarias para lograr la meta ya preestablecida. Cada actividad debe estar asignada y vinculada a un responsable.
La distribución de las actividades debe hacerse en conjunto con todo el equipo implicado, para que ninguna tarea sea dirija a la persona equivocada. Además, todos deben ser consciente de la importancia de lograr el objetivo, además de los plazos a cumplirse, que serán definidas en el paso siguiente.
3. Identifique los recursos necesarios
Antes de iniciar su plan de acción, es crucial asegurarse de que dispone de todos los recursos necesarios para completar las tareas. Y si no están disponibles en el momento, primero hay que elaborar un plan para adquirirlos. Por lo tanto, puede ser necesario establecer un presupuesto para completar las acciones, puede, por ejemplo, asignar una columna en su plan de acción para marcar el costo de cada tarea, si existe.
4. Reorganice la lista y priorice las tareas
Generalmente, la lista creada inicialmente es voluminosa, por eso es importante reevaluarla. Algunas actividades pueden ser más difíciles de lograr que las otras, por eso en lo posible, hay que dividir las tareas de mayor envergadura en partes más pequeñas y fáciles de realizar, lo que permitirá una mejor gestión del plan de acción tanto por parte de los ejecutores de la acción como de la persona responsable de su seguimiento.
5. Defina los plazos
El siguiente paso es fijar los plazos para cada acción establecida en el paso anterior. Este paso es crucial, porque los planes de acción sin plazos corren el riesgo de no realizarse nunca, es decir, el objetivo puede nunca alcanzarse.
Como ya se informó en el paso anterior, es fundamental que sea consultado a todos los implicados en la planificación de las acciones sobre el plazo, para evaluar el tiempo de ejecución de determinadas tareas. Así, el empleado puede planificar mejor la ejecución de sus actividades, priorizando según su importancia y urgencia. Puede ser necesario priorizar algunas acciones, porque estas pueden bloquear otras acciones secundarias. Pero ¡tenga cuidado aquí! Muchos gestores suelen establecer todo como prioritario. Y como ya sabemos, si todo es importante, eso significa que nada lo es. En ese caso, es esencial evaluar a fondo las tareas para comprenderlas y poder calificarlas de la mejor manera posible.
6. Defina una ilustración visual
Ahora es el momento de desarrollar recursos que puedan ayudar a materializar el plan. Un buen ejemplo para que eso ocurra es crear una representación visual para el plan de acción. Esta visualización gráfica ayudará a involucrar a su equipo, ya que, de forma simplificada, todos podrán seguir el progreso de las tareas. Aquí podrás ver con claridad en dónde están, dónde deben llegar y qué necesitan para eso. Del mismo modo que para un gestor y para el responsable del plan de acción, una representación gráfica le permite identificar rápidamente lo que avanza, lo que está detenido, lo que ya se ha hecho y lo que queda aún por hacer.
7. Supervise, evalúe y actualice
Este es el paso más importante del proceso. No tiene sentido definir todo el plan de acción, pasar por todos los pasos y olvidarse de eso. Uno de los puntos principales de cualquier plan exitoso es un seguimiento bien definido. La persona responsable del plan debe estar siempre presente, ya sea para dar apoyo o para exigir.
Es posible, por ejemplo, crear un calendario para el envío de informes con los resultados individuales o del equipo y crear reuniones para entender las dificultades y, si es necesario, reevaluar los plazos, las actividades o los responsables, ya que sabemos que la realidad de las empresas es diferente de lo que escribimos en el papel. Pero siempre hay que evitar que eso ocurra, porque lo ideal es seguir el plan hasta el final. Revise siempre su plan de acción y comprometa a sus colegas para avanzar sin perder los objetivos y las metas de enfoque.
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