La automatización de procesos consiste en usar software y tecnologías para automatizar funciones y procesos corporativos con el objetivo de alcanzar metas organizacionales. Estas metas pueden incluir la fabricación de un producto, la contratación de un empleado o la prestación de servicios al cliente.
Es especialmente útil para automatizar procedimientos complejos, centralizando la información y reduciendo la necesidad de intervenciones manuales. Los principales objetivos de la automatización de procesos son eliminar cuellos de botella, reducir errores y evitar la pérdida de datos.
Dentro de este campo está la automatización inteligente, que utiliza la inteligencia artificial (IA) para simplificar y ayudar en la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Estas tecnologías avanzadas pueden hacer que tus operaciones sean más eficientes, agilizando los procesos de tu empresa.
¡Sigue leyendo para aprender qué es la automatización de procesos, su importancia y cómo la IA puede ayudarte a ser más eficiente que nunca!
Importancia de la automatización de procesos
Después de analizar qué procesos pueden ser automatizados y cuáles no, podrás aprovechar los beneficios que la automatización trae a tu empresa. Aumento de la eficiencia, reducción de costes y mayor transparencia son solo algunas de las ventajas de este método.
Aquí tienes las principales ventajas de implementar la automatización de procesos en tu empresa:
- Reducción de costes: Este método ayuda a tu negocio a disminuir los costes operativos y aumentar los beneficios. Es especialmente útil en equipos que usan procesos manuales y dependientes del papel.
- Mayor transparencia: Puedes usar paneles automatizados para recopilar datos, crear informes y analizar información crucial para tu organización. Esto te da mejor visibilidad de las iniciativas en progreso, permitiéndote tomar decisiones más informadas.
- Clientes más satisfechos: La automatización de procesos te permite acceder a datos más precisos y consistentes de tus clientes. Así, puedes personalizar tu producto o servicio para alinearlo mejor con sus expectativas.
- Conformidad: Tener procedimientos automatizados facilita que tu organización cumpla con las normativas. Si se aplica correctamente, esta técnica permite definir directrices estrictas para limitar quién puede hacer cambios o actualizar documentos.
- Gestión de documentos: Cuando tus equipos usan procesos manuales, corren el riesgo de perder el control de documentos escritos, hojas de cálculo y correos electrónicos. Con procesos automáticos, todos tus documentos se almacenan y organizan en un solo lugar, facilitando la gestión de archivos.
- Mayor eficiencia: Al aplicar la automatización de procesos, tu empresa prácticamente elimina la posibilidad de errores. Al mismo tiempo, eliminas cuellos de botella y aceleras los procesos de toma de decisiones.
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Con tantas ventajas, no es de extrañar que la automatización de procesos tenga tantos defensores. En especial, la automatización es reconocida por permitir que los equipos se mantengan rápidos y eficientes en la ejecución de sus tareas.
Todo esto crea un ambiente propenso a la innovación, con ciclos de negocio más rápidos y una mayor tasa de aciertos en tus procesos. Además, la automatización de procesos permite una colaboración en tiempo real en toda la organización, incluso entre equipos presenciales y remotos.
Tipos de automatización de procesos
Existen cuatro tipos de automatización de procesos, que han ido evolucionando junto con esta industria a lo largo de las últimas décadas. Empezando por la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que se ha vuelto bastante popular en los últimos años por automatizar tareas mundanas.
Los tipos también incluyen la Automatización de Procesos de Negocio (BPA), una modalidad más antigua que se refiere al uso de ordenadores y software para automatizar tareas. Para completar, también existen la Hiperautomatización y la Automatización de Integración.
A continuación, hablaremos de manera más extensa sobre cada uno de estos modelos:
1. Automatización Robótica de Procesos (RPA)
La más conocida entre los tipos de automatización de procesos, la Robotic Process Automation (RPA) realiza tareas repetitivas para que los humanos no tengan que hacerlas. Esto puede incluir cosas como la entrada de datos o el direccionamiento de solicitudes de soporte al cliente.
Idealmente, el RPA se usa en actividades simples, repetitivas y de alto volumen, especialmente aquellas que requerirían una intervención manual de un empleado. Como los robots nunca necesitan dormir, esto permite agilizar los flujos de trabajo y evitar errores.
Pero no pienses que la Automatización Robótica de Procesos es una solución perfecta que resolverá todos tus problemas. No es capaz de tomar decisiones cognitivas y necesita ayuda humana para resolver cuestiones más complejas y definir directrices.
El RPA no es una tecnología de Inteligencia Artificial (IA) o de Machine Learning (ML), por lo que no puede aprender con el tiempo. Esto significa que no se puede usar para optimizar un proceso entero, de principio a fin. En su lugar, debe aplicarse solo en partes muy específicas de un flujo determinado.
2. Automatización de Procesos de Negocio (BPA)
Business Process Automation (BPA) es un término más antiguo, que un día fue sinónimo de automatización de procesos. Hoy en día, denomina solo un tipo: el que usa sistemas informáticos para automatizar flujos de trabajo corporativos y las tareas dentro de ellos.
Esta técnica permite que las actividades individuales se automaticen, permitiendo que los humanos se centren solo en las decisiones de alto nivel o en excepciones. Normalmente, forma parte de una estrategia más amplia de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) de una empresa.
La BPA no es solo una herramienta única, sino un conjunto de recursos y técnicas para la automatización de procesos. A través de ella, tu empresa debe buscar unir los puntos fuertes de personas, robots e inteligencia artificial.
Algunos de los métodos y tecnologías más comunes usados en la Automatización de Procesos de Negocio son:
- Orquestación de procesos: Herramientas de gestión de datos, data fabric, integraciones de sistema sin códigos y software de gobernanza.
- Desarrollo de procesos: Incluye recursos que facilitan el desarrollo de iniciativas, como low-code e inteligencia artificial. También incluye la optimización de aspectos como la interfaz de usuario (UI) y la experiencia de usuario (UX).
- Automatización de procesos: Incluye cosas como modelado de procesos, reglas de negocio y gestión de casos. Permiten organizar y seguir tus automatizaciones.
- Optimización de procesos: Trata de la minería de procesos y verificaciones de integridad. Estas herramientas pueden ayudarte a visualizar y analizar tus procesos corporativos a partir de la extracción de datos de tus sistemas de TI. Además, permiten monitorear el rendimiento de tus procedimientos, detectar anomalías y garantizar el cumplimiento de las normativas.
3. Automatización de Integración
El método de conectar diferentes aplicaciones de software y sistemas para facilitar la comunicación y el intercambio de datos se llama Automatización de Integración. Esto asegura que distintas herramientas puedan operar juntas de manera eficiente.
El objetivo es reducir la necesidad de introducir datos manualmente y mejorar la precisión de la información. La automatización de integración puede implicar el uso de APIs, middleware o plataformas de integración para automatizar flujos de trabajo a través de diversos sistemas.
4. Hiperautomatización
La hiperautomatización es considerada la automatización completa, un nivel avanzado donde se integran diversas tecnologías para optimizar los procesos de negocio. Esto puede incluir tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA), inteligencia artificial, machine learning, procesamiento inteligente de documentos (IDP), Gestión de Procesos de Negocio y low-code.
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El término fue acuñado por la consultora Gartner, que en un informe reciente dijo: “La hiperautomatización se refiere a combinaciones efectivas de conjuntos complementarios de herramientas, que pueden integrar silos funcionales y de procesos para automatizar y aumentar los procesos empresariales.”
Con este método, las empresas buscan automatizar cualquier proceso corporativo de principio a fin. Además, implementan tecnologías de inteligencia basadas en IA y ML, favoreciendo decisiones más acertadas.
La fase de hiperautomatización también ofrece insights sobre el retorno de inversión (ROI) de la automatización, buscando una expansión continua de la iniciativa. Así, los gerentes pueden empoderar a sus equipos con las herramientas e información adecuadas para realizar sus tareas.
Cómo la IA puede ayudar en la automatización de procesos
Como puedes ver, algunos tipos de automatización de procesos utilizan tecnologías de inteligencia artificial o machine learning. Esto se debe a que el uso de estas herramientas ayuda a simplificar procesos, liberar recursos y hacer que tus operaciones sean aún más eficientes.
Por ejemplo, una empresa farmacéutica puede usar IA para reducir los costes de fabricación o utilizar sus materias primas de manera más eficiente. Mientras tanto, una fábrica de automóviles puede usar herramientas de ML para reducir el riesgo de error humano o encontrar optimizaciones para agilizar la producción de coches.
Tres tecnologías cognitivas
También llamada automatización inteligente, este campo se centra en tres tecnologías cognitivas. La más importante es la IA, que utiliza algoritmos complejos para analizar tanto datos estructurados como no estructurados.
A partir de estos datos, es posible crear una base de conocimiento y hacer predicciones, creando un motor de decisiones impulsado por inteligencia artificial y machine learning.
El segundo aspecto es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM). En este marco, se trabaja automatizando flujos de trabajo y haciendo que tus procesos sean más simples y directos.
El tercer componente es la propia Automatización Robótica de Procesos (RPA), que utiliza software especializado para automatizar tareas de back-office, como extraer datos y rellenar formularios.
Así, los robots menos inteligentes pueden complementar la inteligencia artificial, mientras que la IA proporciona insights para optimizar el uso del RPA.
Todo esto genera un enorme valor para empresas de diversas industrias, permitiendo que los empleados se ocupen de tareas de alto nivel, mientras la inteligencia artificial automatiza cada vez más procesos de bajo nivel.
El papel de los gerentes intermedios tiende a redirigirse, enfocándose menos en la optimización de tareas de sus equipos y más en su motivación y otros aspectos psicológicos. Del resto, se encargarán los robots.
Conclusión
La automatización de procesos representa un hito en la evolución de las operaciones corporativas, especialmente cuando está impulsada por la inteligencia artificial. Permite a las organizaciones alcanzar nuevos niveles de eficiencia, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente, todo mientras libera a los empleados para que se concentren en actividades estratégicas y creativas.
Al integrar tecnologías como RPA, BPA y hiperautomatización, las empresas tienen la oportunidad de transformar procesos, conectar sistemas y crear flujos de trabajo más ágiles y eficaces. La inteligencia artificial juega un papel crucial en este viaje, proporcionando insights basados en datos y ayudando en la toma de decisiones complejas.
En un entorno competitivo y en constante cambio, adoptar la automatización de procesos ya no es un diferencial, sino una necesidad para mantener la relevancia y sostenibilidad del negocio. Ya sea para pequeñas mejoras o para cambios estructurales, la automatización es el camino para cualquier empresa que desee innovar, crecer y prepararse para los desafíos del futuro.
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