El mundo de la gestión de procesos cuenta con diversas herramientas de apoyo. Dicho esto, comencemos reflexionando sobre su práctica actual. ¿Cómo elegir qué herramienta utilizar para mejora de procesos?

Podemos usar como analogía la frase del psicólogo Abraham Maslow: “si la única herramienta que tienes es un martillo, todo comienza a parecerse a un clavo.”

Es decir, a menudo preferimos conformarnos con lo que tenemos en lugar de buscar mejores alternativas. La mayoría de las veces, las herramientas más familiares no son las más apropiadas para ese propósito.

Sin embargo, podemos seleccionar mejor las herramientas y enfoques en función de lo que estamos tratando de lograr. En este artículo le mostraremos 5 herramientas indispensables para mejora de procesos y en qué situación cada una puede ser mejor aplicada.

Diagrama de flujo del proceso

El diagrama de flujo es una de las mejores herramientas para mejora de procesos. Permite detallar los procesos en actividades, eventos y decisiones a través de una representación visual simplificada, asegurando la ejecución de tareas en el orden correcto.

Diagrama-de-flujo

 

Si tiene problemas de calidad en los productos terminados, necesita reducir el lead time o aumentar la productividad, ¡el diagrama de flujo es perfecto para eso! Puede observar el tiempo de cada paso y sub-paso del proceso y de comprobar, dónde hay desperdicios, obstáculos o si alguno de estos pasos puede eliminarse o automatizarse.

También se pueden utilizar para documentar cómo hacer un determinado trabajo y muchas veces se encuentran en procedimientos y manuales de calidad, dilucidando la correlación entre cada una de las etapas del proceso, persona/equipo, así como el buen flujo entre todos esos elementos.

Con el diagrama de flujo puede comparar posibles condiciones de los procesos con múltiples resultados potenciales basados en diferentes decisiones, ideal para procesos que pueden seguir diferentes caminos condicionales.

Diagrama de Ishikawa

Diagrama de Ishikawa o diagrama de causa y efecto es una herramienta empleada para visualizar todas las posibles causas de un problema con el fin de descubrir las causas raíz.

La herramienta ayuda a orientar donde deben estar las causas del problema, agrupándolas en seis categorías, las 6M: Método, Materia Prima, Mano de obra, Máquinas, Medición y Medioambiente.

Con esta visualización, ampliamos las posibilidades de solución y, de esta forma, podemos mejorar los procesos.

El diagrama de causa y efecto puede ser utilizado junto con otras metodologías, como el Brainstorming, involucrando a todo el equipo en la búsqueda de mejoras e integrando diversos puntos de vista sobre un mismo problema.

La clave para tener éxito en la solución es definir correctamente el problema. Cuando esto ocurre, es más fácil identificar las causas que afectan directamente a un indicador. También fomenta la evaluación objetiva de los datos para determinar si realmente existe un problema o no.

Después de alineado e identificado entre los involucrados el problema, es usado como salida del diagrama de espina de pescado.

Gráfico de control

La carta de control o gráfico de control es muy importante para el seguimiento de los procesos. Esta herramienta se puede usar para estudiar cómo cambia un proceso con el tiempo, y así, supervisar los procesos en busca de problemas y verificar su estabilidad.

En este gráfico, tenemos una línea central para la media, una línea superior para el límite de control superior y una línea inferior para el límite de control inferior, construida a partir de datos históricos.

Grafico-de-control

Al comparar los datos actuales con estas líneas, puedes revisar si la variación del proceso es consistente (bajo control), lo que indica que el proceso funciona como debería, o impredecible (fuera de control), lo que indica problemas que deben corregirse.

No importa qué tan bien esté diseñado su proceso, siempre pueden ocurrir variaciones dentro de él. En este sentido, la carta de control es esencial para comprender tales variaciones y tomar medidas correctivas.

El uso correcto de esta herramienta puede traer como beneficios el aumento de la productividad, reducción de costos y disminución de variaciones en productos, además de crear una línea de base para mejoras futuras y ser útil en la preparación de informes para comunicar el desempeño de procesos.

 

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Bruna Borsalli

Autor

Bruna Borsalli

Bruna Borsalli es Analista de Negocios en SoftExpert. Especialista en Gestión de la Calidad y Licenciada en Ingeniería Química por UNIVILLE, tiene experiencia en el área de SSMA (Salud, Seguridad y Medioambiente), certificación de Auditora Interna de Sistema de Gestión Integrado (SGI) - ISO 9001 | 14001 | 45001 y Six Sigma Yellow Belt.

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