Antes de hablar de metodologías y herramientas, hablemos un momento: ¿Alguna vez has sentido que, aunque los procesos estén bien definidos, siempre aparece algo inesperado que interrumpe el flujo de trabajo?
La buena noticia es que, al identificar y mapear los riesgos desde el principio, dejas de “apagar fuegos” para actuar antes de que el problema se vuelva crítico.
¡Descubre cómo identificar riesgos de forma sencilla y eficaz!
¿Qué es la identificación de riesgos?
La identificación de riesgos es el proceso de analizar y evaluar amenazas potenciales para el negocio, ya sean operativas, financieras, de cumplimiento o ambientales.
¿Por qué es esencial la identificación de riesgos?
Es fundamental para anticiparse a los problemas y proteger la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
¿Por qué invertir en la identificación de riesgos?
- Prevención de pérdidas: detecta fallos antes de que ocurran;
- Planificación y preparación: elabora planes de contingencia a medida;
- Toma de decisiones informadas: datos para respaldar tu estrategia;
- Cumplimiento normativo: garantiza el cumplimiento de las normas del sector;
- Protección de activos: protege personas, recursos y reputación.
¿Qué son los riesgos?
Los riesgos son la posibilidad de que un evento o acción cause daño o consecuencias negativas. En el mundo corporativo, estos daños pueden afectar a personas, grupos, propiedades, productos/servicios o al medio ambiente.
Son inherentes a los negocios y precisamente por ello es fundamental contar con una buena gestión de riesgos. Esto es decisivo para el éxito en el logro de los objetivos de una organización.
Al fin y al cabo, si no identificas un riesgo, también pierdes la oportunidad de evitarlo; Y estas oportunidades perdidas pueden convertirse en grandes pérdidas.
¿Qué tipos de riesgos debes tener en cuenta?
Los riesgos pueden provenir de una variedad de fuentes, por lo que obtener una visión general de todos ellos puede ser difícil. El análisis de riesgos implica identificar, analizar y tomar medidas para mitigar o controlar estos riesgos anteriores (y cualquier otro). De este modo, se reduce la probabilidad de que ocurran y, en consecuencia, se minimizan sus impactos.
Tipos comunes de riesgos:
- Operativos: fallos en procesos o sistemas.
- Financieros: variaciones en divisas, crédito y flujo de caja.
- De cumplimiento: infracción de leyes o normativas.
- Ambientales: impacto ambiental y sostenibilidad.
- Reputacionales: daño a la imagen de marca y confianza del cliente.
Más información: Cómo crear una matriz de riesgos
¿Cómo identificar riesgos paso a paso?
Pero no basta con conocer los beneficios de la gestión de riesgos, es necesario saber cómo hacerlo en la práctica. Como hay varios tipos de riesgos, también hay numerosas formas de identificarlos.
Para facilitarte la vida en este reto, a continuación, te dejamos una guía básica paso a paso sobre cómo identificar los riesgos:
- Analice el contexto: Comprenda el entorno en el que está operando. Analizar los factores internos y externos que pueden influir en los riesgos de la operación.
- Identifique las amenazas: Enumere los posibles eventos o condiciones que podrían causar daños. Puedes hacerlo a través de una lluvia de ideas, consultando a expertos, analizando datos históricos o utilizando algunas de las herramientas que mencionamos a continuación en este post.
- Evalúe las vulnerabilidades: Una vez que haya identificado las amenazas en sí, determine qué activos o procesos son más susceptibles a ellas. Haga una lista que relacione los riesgos/amenazas a los activos/procesos.
- Evaluar las consecuencias: Analizar el impacto potencial de cada riesgo identificado en los pasos anteriores. Con esta información, podrás definir prioridades y crear acciones que se centren en los riesgos más críticos, y luego en los menos críticos de forma sucesiva.
- Organice la documentación: Por último, no olvide registrar la información, los datos y las conclusiones (como los riesgos identificados, las causas, las consecuencias y las medidas de mitigación) a lo largo de este proceso. Asegúrese de que este material sea fácilmente accesible para las partes interesadas y revíselo periódicamente para aplicar medidas de mejora continua.
7 herramientas para identificar riesgos
Siguiendo este paso a paso, tendrás una estructura sólida y eficaz para iniciar tu proceso de identificación de riesgos. Pero eso no es todo, también hay que implementar las herramientas adecuadas. Así, tienes más facilidad, agilidad y productividad en la gestión de riesgos.
Lluvia de ideas
La lluvia de ideas es el acto de reunir a los miembros del equipo con el objetivo de generar tantas ideas como sea posible para crear algo o resolver problemas.
Esta técnica creativa explora la diversidad de experiencias y brinda la oportunidad a los miembros del grupo de construir sobre las ideas de los demás, lo que la hace ideal para identificar riesgos.
¿Cómo hacer una lluvia de ideas?
- Forma un equipo multidisciplinar;
- Define el alcance y el plazo;
- Utiliza preguntas guía (“¿Qué podría fallar si…?”).
Con la lluvia de ideas, las personas que trabajan en la primera línea de la empresa pueden compartir sus propias perspectivas sobre los riesgos. Esto proporciona nuevos conocimientos sobre los mismos procesos y ayuda a cerrar la brecha entre el liderazgo y el equipo.
Matriz SWOT
Generalmente utilizada para la planificación estratégica de empresas y/o la creación de nuevos proyectos, la matriz SWOT puede ser una herramienta valiosa para identificar riesgos desde una nueva perspectiva.
La matriz SWOT es útil para identificar los puntos positivos que tiene el proyecto o negocio, así como lo que puede ser perjudicial para que la empresa logre sus objetivos.
¿Cómo usar la Matriz Swot?
Con él, identifica las fortalezas y debilidades del entorno interno en el lado izquierdo y en el lado derecho enumera las oportunidades y amenazas del entorno externo.
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Análisis de la causa raíz
Algunas herramientas comúnmente utilizadas para el análisis de causa raíz también pueden ser muy útiles para identificar riesgos. Algunos de los más utilizados y eficientes son:
- FMEA (Análisis Modal de Fallos y Efectos);
- Diagrama de causa y efecto (también llamado Ishikawa o Espina de Pescado);
- Diagrama de Pareto;
El análisis de causa raíz se utiliza normalmente después de que ya haya aparecido un problema, pero puede aplicarlo de forma preferente. Para ello, toma como punto de partida un impacto o riesgo a evitar y luego analiza su causa raíz.
Técnica Delphi
La técnica Delphi consiste en recopilar información de forma anónima y estructurada. Por lo general, se realiza a través de cuestionarios y es gestionado por un facilitador encargado de recopilar las ideas (riesgos) señaladas por los expertos.
¿Cómo funciona la técnica Delphi para identificar riesgos?
En cada ronda de análisis, los expertos formulan individualmente una lista de riesgos (o responden a un cuestionario específico) y entregan esta compilación al facilitador.
Los resultados de la primera ronda, una vez resumidos, proporcionan la base para la segunda ronda, y así sucesivamente. A partir de los resultados de la información recopilada en cada ronda, los expertos pueden revisar su análisis, modificarlo o presentar nuevos argumentos. Este proceso continúa hasta que todos los participantes llegan a un acuerdo.
¿Por qué es eficaz la técnica Delphi en la identificación de riesgos?
Este método es una forma eficaz de llegar a un consenso, especialmente cuando hay muchas personas involucradas en el proceso de análisis. También evita errores, gracias a las revisiones de las predicciones anteriores en cada ronda. Además, el anonimato de la Técnica Delphi permite a los expertos expresar sus opiniones libremente.
Entrevistas
Los riesgos pueden identificarse a través de entrevistas con los participantes del proyecto o expertos en el área en cuestión que busca llevar a cabo la evaluación de riesgos. Con la diversidad de experiencias y especialidades de cada uno, es posible lograr un mayor número de notas en el proceso de identificación de riesgos.
Inspecciones
Esencial en la identificación de riesgos, la inspección es el resultado de visitar las instalaciones y ponerse en contacto con los miembros del equipo.
¿Cómo ayudan las inspecciones a identificar riesgos?
Las inspecciones suelen estar guiadas por listas de comprobación, en las que se enumeran los elementos, procesos, equipos o instalaciones que se van a comprobar. Su objetivo es identificar, prevenir y corregir situaciones que no se ajusten al estándar esperado. Como resultado, surgen varios riesgos y puntos de mejora.
Revisión de requisitos y documentación
Además de garantizar la entrega de productos, proyectos y servicios de calidad, el cumplimiento de los requisitos legales también evita multas, sanciones y diversas pérdidas financieras. Por lo tanto, el análisis y revisión de los requisitos aplicables a su operación es fundamental para identificar riesgos potenciales.
Otro punto por analizar y que puede aportar información valiosa es la documentación. Revisar documentos relacionados con proyectos, procesos, auditorías previas o indicadores de desempeño, por ejemplo.
Esto puede apuntar a las lecciones aprendidas, así como a los problemas y sus respectivas resoluciones. De esta manera, estará más preparado si se produce un riesgo similar o incluso podrá identificar nuevos riesgos relacionados.
Conclusión
La identificación de riesgos es un componente vital para la resiliencia y el éxito de cualquier organización. El uso de métodos y herramientas adecuadas no solo permite anticipar y mitigar posibles amenazas, sino que también fortalece la capacidad de respuesta y adaptación ante eventos imprevistos.
Al integrar estas prácticas, las empresas pueden proteger sus activos, garantizar la continuidad del negocio y promover un entorno de trabajo más seguro y eficiente. Invertir en gestión de riesgos es, por tanto, invertir en el futuro sostenible y próspero de tu empresa.
FAQ – Preguntas frecuentes sobre la identificación de riesgos
¿Cuál es la diferencia entre riesgo y problema?
El riesgo es una posibilidad futura; el problema es algo que ya ha ocurrido.
¿Cuál es la diferencia entre peligro y riesgo?
El peligro es la fuente de daño potencial; el riesgo es la probabilidad y gravedad de ese daño.
¿Cómo evaluar la probabilidad y gravedad de los riesgos?
Con matrices de riesgos que permiten priorizarlos y definir acciones adecuadas.
¿Qué es el inventario de riesgos?
Es un documento que detalla los riesgos identificados, su evaluación y las medidas de control implementadas.
¿Cómo manejar los riesgos no identificados?
La gestión de riesgos debe incluir mecanismos para identificar y responder a riesgos inesperados.
¿Cuál es el papel de la gestión de riesgos en la organización?
Debe integrarse en todos los procesos, desde la planificación estratégica hasta las operaciones diarias.
¿Cómo comunicar los riesgos identificados?
Una comunicación clara y eficaz garantiza que las partes interesadas estén informadas y participen en la gestión.
¿Con qué frecuencia debo revisar mi mapa de riesgos?
En cada nuevo proyecto, cambio importante de proceso o auditoría interna.
¿Cuándo usar lluvia de ideas o checklist?
Usa lluvia de ideas para generar ideas nuevas y checklist para validar elementos conocidos.
¿Cómo integrar estas herramientas en un solo sistema?
Con una plataforma all-in-one que centralice mapas, informes e indicadores en tiempo real.
