En el mundo corporativo, la matriz de riesgos es inevitable. Las empresas enfrentan riesgos operacionales diariamente al administrar ventas, comunicación, aliados, competidores, etc. Sea cual sea el sector en que su empresa se encaja, la pregunta más importante que usted debe hacerse es: ‘¿qué podría salir mal?’.
La operación de cualquier empresa está destinada a tener errores y riesgos vagando por los departamentos. Los equipos son regularmente impactados por riesgos. Obtener conocimiento y herramientas es crucial para evaluar y controlar cada situación. Dicho esto, en este artículo queremos revelar 5 secretos de la matriz de riesgo. Pero primero vamos a entender cómo identificar los elementos del análisis de riesgos.
En este artículo, usted va a aprender sobre:
- Qué es análisis de riesgo
- Proceso de análisis de riesgos
- La definición de matriz de riesgos
- Cómo usar la matriz
- Ejemplos de matriz de riesgos
- Los 5 secretos de la matriz de riesgos
Qué es análisis de riesgo
El análisis de riesgos puede ser descrito como el proceso o método para identificar y analizar eventos que pueden impactar negativamente en personas, activos, ambiente, procesos, procedimientos y etc. Esa actividad tiene la intención de analizar minuciosamente los escenarios y situaciones específicas que probablemente pueden causar riesgos o daños. Ese proceso puede ser conducido de varias maneras, dependiendo de los estándares de riesgos y conformidades aplicadas al sector o negocio.
Las empresas deben mostrar cuáles son (y cómo) los programas de riesgos que evitan, prevén y controlan los riesgos específicos. Esos programas deben medir y abarcar a todos los problemas para evitar pérdidas, lesiones o enfermedades. Y finalmente, los programas de riesgo deben atender requisitos legales cuando fueren aplicables.
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Proceso de análisis de riesgos
Las organizaciones buscan optimizar cada proceso de análisis de riesgos relevantes para sus objetivos. Para eso, las empresas deben planificar programas sostenibles y fáciles de entender. La complejidad, tamaño y amplitud del riesgo deben estar correctamente relacionados al objetivo de la empresa.
Ese proceso tiene el objetivo de mapear el tamaño de los riesgos, creando actividades (digitales o humanas) enfocadas en medir, priorizar y notificar riesgos usando controles que avisan cuando surgen amenazas y oportunidades.
La definición de matriz de riesgos
La matriz de riesgos es un modelo de análisis que es usado para mapear los niveles de riesgos en un determinado departamento, proceso, procedimiento y etc. Categoriza las probabilidades con relación a consecuencias específicas, ya sean mejoras o penalidades. De esa forma, los profesionales pueden usar la matriz para ampliar la visión sobre los riesgos de sus decisiones.
Cómo usar la matriz
La matriz de riesgos es usada para analizar (básicamente) dos variables: el impacto y la probabilidad de que algo específico ocurra. Esas variables son destinadas a evaluar el impacto de los riesgos con sus consecuencias y la chance de que ocurran. El enfoque de la matriz es posicionar con precisión cuestiones específicas en la matriz de riesgos conforme a su probabilidad.
Impacto
Insignificante: problemas que no amenazan o impactan en la organización o proceso.
Menor: riesgos que crean pequeñas situaciones atípicas, pero no afectan y no bloquean el flujo de un sistema organizacional.
Moderado: problemas que pueden crear consecuencias negativas, proyectando amenazas y problemas a las personas y actividades de la organización.
Crítico: riesgos que crean escenarios con una o varias consecuencias negativas para proyectos, departamentos, áreas, etc., y también pueden crear situaciones de peligro para las personas relacionadas al proceso.
Catastrófico: cuestiones que crean impactos extremadamente graves para todo el sistema. Hace con que toda la operación falle e impacte severamente en los individuos próximos al evento.
Probabilidad
Baja: extremadamente raro y puede ser ignorado en un sistema organizacional amplio.
Mediana: situaciones plausibles, pero inusuales, que pueden desarrollar riesgos adicionales para ciertas operaciones o estrategias.
Alta: escenarios de riesgo comunes que deben ser resueltos inmediatamente, para evitar peligros en el flujo del sistema.
Extrema: problemas serios que muy probablemente ocurrirán y pueden tener un gran impacto en toda la organización.
Ejemplos de matriz de riesgos
El proceso de construcción y análisis de la matriz de riesgos es obligatorio para cualquier gerente. Esta actividad permite que la organización antevea y controle escenarios de riesgo. Entonces, vamos a profundizarnos en el software SoftExpert Suite y a explorar algunos ejemplos de matriz de riesgos:
Escenarios Financieros
Digamos que su empresa esté tratando de determinar si sus inversiones precisan controles adicionales para evitar desperdicios, fraudes, pérdidas y sobornos durante operaciones financieras. En ese escenario, la matriz de riesgos tiene el objetivo de alertar sobre situaciones que pueden llevar a la empresa a perder dinero o hasta violar reglamentaciones.
Procesos operacionales
En el ejemplo de abajo, los productores de alimentos pueden usar la matriz para definir y priorizar procesos, actividades y tareas que están relacionadas a los riesgos en las rutinas de producción.
Problemas de comunicación
Este ejemplo representa algunas fallas y problemas de comunicación causados por softwares o hardwares. El equipo identifica todas las situaciones posibles que impactan en los procesos de comunicación y crean la matriz de riesgos. De esta forma, pueden ser priorizadas y direccionadas tareas para que los funcionarios verifiquen y garanticen que todo está funcionando.
Los 5 secretos de la matriz de riesgos
Diferentemente de otros métodos, el abordaje de análisis de riesgos evalúa cuestiones complejas y las sintetiza en estructuras simples. Pero solamente eso no es suficiente para garantizar buenas decisiones para su organización. El gerente precisa entender todos los procesos y optimizar múltiples variables. Teniendo eso en mente, trajimos 5 secretos que van más allá de la matriz de riesgos y van a ayudar en los análisis de riesgos.
1 – Conecte a los especialistas
Los riesgos generalmente son mapeados en una matriz de riesgos por medio de entrevistas con funcionarios. Eso muestra de forma simple las informaciones y perspectivas de los riesgos. Pero la idea aquí es mejorar su visión sobre riesgos confrontándolos con un know-how de mercado. Conecte a profesionales con experiencia del mercado a su equipo por medio de reuniones, entrevistas o workshops con el objetivo de revelar informaciones preciosas sobre su organización.
El problema es que los equipos tienden a trabajar de forma aislada en sus departamentos, eso dificulta el intercambio de experiencias y consiguientemente la reducción de riesgos. Traer conocimiento externo para dentro de la empresa disemina conocimientos tácticos y une estrategias.
2 – Las encuestas no son perfectas
Las encuestas son utilizadas para mapear matrices de riesgo en empresas con operaciones complejas y amplias. Este método es más eficiente cuando la cultura organizacional no es muy comunicativa y rechaza discusiones y debates entre sectores. Infelizmente, las respuestas de estas encuestas generalmente son imprecisas, dudosas y escasas de informaciones cuando son hechas anónimamente.
Las preguntas hechas en las encuestas tienden a ser superficiales para que sean respondidas e infelizmente no generan muchos esclarecimientos. Por encima de todo, las encuestas no benefician discusiones entre departamentos, generando una matriz de riesgos superficial e irrelevante.
3 – Evalúe los riesgos en el mercado
Estudie el mercado y competidores en busca de insights relacionados a los riesgos de su organización. Informes y encuestas de mercado pueden pasar desapercibidos en su proceso de revalidación de la matriz de riesgos. Un benchmark enfocado en procesos o departamentos específicos puede suministrar mejoras para sus métricas.
Algunas industrias tienden a publicar encuestas sobre cuestiones que afectan el desempeño de los negocios. Esos datos generalmente muestran la probabilidad de que riesgos internos y externos impacten en las empresas. Otras grandes fuentes de conocimiento de riesgo son los sindicatos, agencias gubernamentales y órganos reguladores.
4 – Múltiples escenarios de riesgos
Cada área de la empresa posee su propio nivel de concienciación de riesgos. De esa forma, equipos y departamentos tienen su propio contexto y comprensión de los problemas de riesgos. Esa comprensión que abarca al riesgo por sí solo, reduce la atención sobre las interacciones entre los riesgos. Por ese motivo, situaciones críticas aparecen repentinamente, porque la empresa no tiene conocimiento de los escenarios de riesgos entre departamentos.
Los riesgos de cada departamento deben ser evaluados de forma más amplia, integrándolos con la estrategia de la empresa con relación a misión, visión y valores. Crear y explorar escenarios de riesgo correlacionando departamentos pueden antever y proteger los objetivos de la organización.
5 – Principales riesgos inciertos
Los riesgos que crean incertezas para el flujo de trabajo deben ser seguidos constantemente. El uso del modelo causal, por ejemplo, puede proveer informaciones sobre cómo la relación de las informaciones desaparece. Estas situaciones crean incertezas que alcanzan a los principales flujos de trabajo. Esa visión del relacionamiento de datos crea una matriz de análisis de riesgo más compleja que puede ser vista como un complemento para la planificación estratégica.
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