El método de análisis y solución de problemas (MASP) es una metodología para la solución de problemas mediante la realización de acciones correctivas y preventivas, con el fin de identificar y eliminar las causas de no conformidades.
La metodología fue desarrollada en Japón, teniendo como finalidad evitar la repetición de los problemas por medio de la estandarización de procesos, proporcionando mejoras continuas en la calidad de los procesos y productos desarrollados por la empresa.
¿Para qué se utiliza esta metodología?
Con la metodología MASP se puede prevenir y corregir las fallas de los procesos y operaciones. El método puede ser usado para resolver problemas concretos de su empresa, para el tratamiento de no conformidades, así como orientar la mejora continua de sus procesos, siendo capaz de ampliar sus resultados.
Con la aplicación de la metodología se puede identificar los problemas, investigar las causas, proponer planes de acciones, acompañar las métricas y verificación de los resultados, estandarizar procedimientos y elaborar informes de conclusión.
Pero, ¿cómo implementar la metodología MASP?
La metodología MASP comprende ocho etapas principales predefinidas para analizar los procesos en busca de problemas y acciones correctivas y preventivas para resolverlos. Siendo estas:
1. Identificación del problema
En primer lugar, es necesario que conozca sus procesos, procedimientos, rutinas y actividades, para que sea más fácil identificar los problemas ocurridos en la rutina de su empresa.
En la primera etapa de la metodología, determinará claramente el problema, los efectos o los resultados no deseados de los procesos. Es en esta etapa de la metodología que debe determinarse la priorización de los problemas y los objetivos a alcanzar. Esta priorización debe basarse en el historial de información pertinente al problema, tales como: cuáles son los riesgos presentados, las pérdidas registradas, la periodicidad con la que se produce este problema, la ubicación y los equipos implicados. Por consiguiente, identifique el problema, realice las encuestas y la evaluación de las oportunidades de mejoras y metas, y defina el equipo de trabajo y sus responsabilidades.
Es muy importante siempre identificar y priorizar los problemas más graves o los que tienen mayor urgencia de ser resueltos, pues estos serán los que impactarán directamente en sus resultados.
Cabe mencionar que existen herramientas que pueden ser complementarias a la metodología MASP, y suelen estar presentes en el día a día de las organizaciones en la resolución de problemas. Así, para ayudarle a identificar y priorizar el problema puedes utilizar las siguientes herramientas: lluvia de ideas, hoja de verificación, gráfico de pareto y matriz GUT.
Recuerde que cada problema debe ser tratado de forma individual, es decir, cada uno de ellos deberá ser aplicado individualmente al MASP.
2. Observación
Una vez que se ha priorizado el problema a ser tratado por la MASP, la siguiente etapa se refiere a la observación del problema. En esta etapa, debe recopilar toda la información sobre el problema. En esta etapa, debe observar el problema desde varios puntos de vista sobre la misma circunstancia y recopilar datos, como:
- ¿Los problemas ocurren con qué frecuencia?
- ¿Los resultados son diferentes en distintos lugares?
- ¿Los resultados cambian por persona o por equipo?
- ¿Cuándo fue la última vez que el proceso funcionó correctamente?
Lo ideal es que esta observación sea realizada por más profesionales que tengan conocimiento a cerca del problema, para que el equipo pueda reunir diferentes puntos de vista y tenga mayor exactitud de las informaciones. Por lo tanto, haga una lista junto con el equipo de todas las razones sospechosas por las que se está produciendo el problema.
Para ayudarte en estas observaciones y recopilaciones de datos, puede utilizar las herramientas: hoja de control y gráfico de pareto.
3. Análisis
La tercera etapa de la metodología MASP tiene como objetivo identificar las causas raíz del problema.
Pero antes de comenzar esta etapa, debemos alinear el significado del término causa raíz.
Después de todo, ¿puede su problema tener más de una causa raíz? La respuesta es sí, pues en muchas circunstancias diversos factores pueden combinarse para causar un problema. Sin embargo, muchas instituciones usan incorrectamente el término “causa raíz” para determinar una única causa de un problema. No obstante, centrar los esfuerzos en una sola razón puede limitar su conjunto de soluciones, dando como resultado la eliminación de otras soluciones viables que podrían colaborar para la resolución de su problema.
Tras la aplicación de la metodología, puede clasificar las hipótesis planteadas para la causa del problema en tres tipos de clasificación:
- Causas influyentes:son suposiciones planteadas sin profundizar la situación, como una lluvia de ideas sobre lo que podría haber influido para que se produjera el problema.
- Causas más probables:son las clasificadas como más probables y reales de suceder entre las causas ya planteadas como influyentes.
- Causas raíz: se elegirán tras el análisis y la comprobación de las causas más probables.
De este modo, todas las hipótesis planteadas en la etapa anterior deben ser reducidas por eliminación de las evaluadas como menos probables, dejando la encuesta de las causas más probables. Para ayudarle en este análisis, involucrar a todas las personas que tengan conocimiento y puedan colaborar con la identificación de las causas.
Para realizar el análisis de las causas raíz puede utilizar herramientas que le ayudarán en esta evaluación: diagrama de ishikawa, lluvia de ideas, 5 porqués, histograma y gráfico de dispersión.
4. Plan de acción
A partir de la definición de las causas raíz, es posible determinar una solución realmente eficaz que evite que el problema se repita, a través de acciones que eliminen las causas señaladas, en lugar de limitarse a tratar los efectos del problema.
Por consiguiente, el objetivo de esta etapa de la metodología es elaborar un plan de acción que contenga las soluciones y los objetivos a alcanzar, así como poner en práctica la estrategia a seguir, con el fin de eliminar las causas del problema. También se deben establecer los indicadores a monitorear para asegurar que el trabajo está en el camino correcto.
La aplicación del método 5V2H, puede contribuir a la eficacia de la planificación y ejecución del plan de acción.
5. Acción
La quinta etapa de la metodología MASP trata del cumplimiento y ejecución del plan de acción. Con toda la estrategia ya estructurada de acuerdo con lo que se definió en el paso anterior, ahora debe involucrar a las personas que ejecutarán el plan de acción. Comunique claramente las acciones a todos los involucrados y capacite a los ejecutores si es necesario. Para ello, celebre reuniones, presente las actividades y los motivos para que las acciones sean ejecutadas, de forma que el equipo de ejecución se mantenga alineado en la concepción del plan de acción.
6. Verificación de resultados
Tan importante como ejecutar el plan de acción es evaluar si funcionó de acuerdo con lo planeado, ¿no es así? Por lo tanto, la sexta etapa de la metodología MASP se refiere a la verificación de eficacia del plan de acción por medio del análisis de datos cualitativos y cuantitativos a fin de comparar si el resultado alcanzado por las acciones implementadas está de acuerdo con lo esperado.
En consecuencia, recoja datos antes y después de la ejecución del plan de acción, para verificar la efectividad del plan y la reducción de los resultados no deseados. Teniendo en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Se está solucionando el problema?
- ¿Los cambios y las acciones han tenido efectos positivos o negativos?
- ¿Qué acciones del plan de acción no lograron el resultado esperado?
Si después de comprobar los resultados evalúa que las acciones implementadas funcionaron bien y se consideran eficaces, la solución adoptada debe estandarizarse. Por el contrario, si los resultados se ponderan como negativos, es necesario reconsiderar lo que pudo haber salido mal, ya que la solución establecida tiene fallas y será necesario reevaluar el plan de acción o las causas priorizadas.
7. Estandarización
Con los resultados positivos en la etapa de verificación, la etapa de estandarización tiene como objetivo prevenir la reaparición del problema por medio de la estandarización de las medidas que fueron efectivas en un nuevo sistema.
Es esencial que este nuevo estándar se comunique a todos, manteniendo la información alineada. De esta manera, divulgue el nuevo sistema a las áreas que se verán afectadas y asegúrese de que los nuevos estándares o los cambios en los estándares existentes se transmitan a todos los involucrados. Un método que puede ayudarle en esta estandarización de las actividades es la elaboración de Procedimiento Operativo Estándar.
Cabe señalar que es necesario monitorear las acciones y la capacitación constante de los colaboradores para garantizar la sistemática y la mejora continua. Por lo tanto, establezca un sistema de mediciones periódicas para este monitoreo.
Conclusión
Llegamos a la última etapa de la metodología MASP, la octava etapa del método es la etapa en la que se debe realizar un balance general de todo lo que se ha implementado y, en caso de que haya puntos negativos, es el momento de replantear las estrategias.
De este modo, se evalúa todo el proceso implementado para resolver el problema, de modo que las lecciones aprendidas sean expuestas en una última reunión, en la que los responsables e involucrados puedan discutir los resultados obtenidos. Presentar los resultados que han superado las expectativas y considerar lo que aún está pendiente, haciendo la organización para una posterior aplicación del MASP.
Finalmente, elabore un informe con los resultados obtenidos, su evolución, las lecciones aprendidas, los errores y las dificultades en la aplicación. Es fundamental documentar todo el aprendizaje a lo largo del proceso con el fin de utilizar esa experiencia en futuras acciones. Al fin y al cabo, todo lo que se ha aplicado debe tenerse en cuenta a la hora de planificar nuevos proyectos.
¡Para conocer más sobre resolución de problemas y mejoras de proceso, los invito a leer otros contenidos que ya hemos desarrollado sobre estos temas aquí en el blog!
- Gestión de Procesos: principales problemas y cómo solucionarlos
- El plan de acción ideal para las no conformidades más comunes
- Cómo crear un plan de gestión de calidad
