A mudança organizacional é um processo natural dos negócios. As empresas planejam, executam e otimizam suas rotinas para lidar com tendências e incertezas do mercado. Por mais assustador que as mudanças pareçam, elas pode ser resumidas como os processos que mudam o comportamento das pessoas em relação as atividades e tecnologias da empresa. Mas para ser sincero, é realmente difícil ter 100% de sucesso e realizar mudanças sem nenhum erro.

Para ajudar você a ter sucesso nesse desafio, mostraremos 5 maneiras de ficar à frente dos seus rivais e ser mais assertivo neste processo. Vamos começar revendo alguns conceitos importantes:

O que é mudança organizacional?

Mudança organizacional é um processo específico para transformar indivíduos, equipes e organizações do seu estado atual para outro, assim como o ambiente e as rotinas. Em alguns contextos, a mudança organizacional refere-se a um projeto corporativo no qual procedimentos e tecnologias são usados para controlar múltiplos esforços em direção a um modelo de negócio.

Princípios da mudança organizacional

Os processos de mudança são necessários para manter a competitividade da empresa. Para se manterem no jogo, os gerentes devem compreender os problemas mais comuns neste desafio. Aqui estão os princípios “obrigatórios” para liderar a mudança organizacional:

1. Defina um plano com um processo de trabalho claro que inclua informações sobre como as coisas serão melhores após a implementação.
2. Evite discursos formais e converse abertamente sobre a visão da empresa e garanta que as iniciativas de mudança envolvam todos os níveis da organização.
3. Capacite as pessoas para que possam apoiar e defender mudanças complexas por meio de tarefas líderes, conectando equipes, organizando e divulgando notícias.
4. O treinamento e a troca de idéias ajudam os funcionários a passar por ciclos de mudança, espalhando seus conhecimentos individualmente para outros.
5. Os líderes devem se responsabilizar pela equipe, comunicando as expectativas da empresa, realizando feedbacks e ajudando todas as partes interessadas.

Tipos de mudanças organizacionais

Reinicialização

Esse tipo é focado na reformulação de procedimentos, fluxos de trabalho e processos. Isso pode ser feito usando ferramentas digitais, técnicas novas ou até antigas para otimizar os resultados. Definitivamente é o maior desafio de todos, pois exige que as equipes repensem como as atividades estão sendo executadas, como os fluxos de trabalho estão conectados e como os resultados estão conectados. O processo de “reinicialização” enfatiza a visão holística dos objetivos de negócios, como um mapa de processos corporativos com entregas e resultados esperados.

Incremental

Um método que usa pequenos ajustes para obter melhores resultados. Nesse processo, não há grandes mudanças nas estruturas ou padrões existentes. É usado principalmente para aumentar ou introduzir pequenas alterações (não planejadas) em um projeto, processo e/ou procedimento. Isso substitui o alto risco de uma grande mudança (geralmente planejada). A experimentação de componentes extras em um produto pode ser vista como uma mudança incremental, onde novos componentes são incluídos sobre o produto principal para buscar novos resultados ou percepções dos clientes, por exemplo.

Nessa mudança organizacional, os resultados podem ser avaliados com mais precisão, simplesmente separando cada melhoria e fazendo os ajustes necessários. Este modelo é recomendado para reduzir custos e tempo, aumentando a eficiência através de pequenas melhorias.

Tecnológica

Esse tipo de mudança envolve inovações e aprimoramentos. Mesclando ou descobrindo recursos tecnológicos, que inclusive, podem ser explorados de maneira comercial. É basicamente uma melhoria das tecnologias utilizadas, geralmente destinada a reduzir custos ou atender um determinado grupo de clientes. Essa nova tecnologia pode impulsionar e integrar a estrutura de negócios atual com novos conceitos, processos ou até outros negócios.

Mudanças organizacionais complexas

Para realizar mudanças complexas, há algumas questões que devem ser levadas em consideração. Os gerentes devem montar uma estratégia mensurável, definindo metas e indicadores que atendam à visão de sucesso das partes interessadas. Isso deve abranger e mostrar o monitoramento contínuo dos fatores táticos com riscos, dependências, custos, retorno do investimento e questões culturais relacionadas ao trabalho.

Além disso, a comunicação precisa acontecer perfeitamente. Os gerentes devem alinhar com a equipe e as partes interessadas sobre como a mudança ocorrerá. Sendo assim, é importante esclarecer os benefícios da implementação para que todos saibam o que está em jogo.

Somente o envolvimento dos participantes não é suficiente, o gerente deve estar junto capacitando os colaboradores. E qualquer colaborador que crie iniciativas quem aproximam a equipe dos resultados esperados, pode se tornar autoridade e fonte de educação, treinamento ou habilidade para melhorias dos processos.

As pessoas costumam confrontar mudanças, portanto, identifique e priorize os problemas que interferem nas transformações importantes. Adapte as atividades quando necessário para aumentar a motivação dos envolvidos. E também não esqueça de acompanhar o progresso da implementação e ajuste conforme necessário. Por fim, e não menos importante, tente ser mais humano. Ofereça aconselhamento pessoal (se necessário) para eliminar medos e aumentar a confiança das equipes.

1 – Alinhar as mudanças com objetivos

Mais do que resultados, as mudanças precisam manter uma coerência com os objetivos. As transformações devem levar o negócio na direção certa, de maneira estratégica, tática, financeira e ética.

2 – Acompanhe os impactos

Compreenda como as mudanças afetam cada equipe. Avalie os efeitos e como eles fluem através de outros departamentos. Crie um checklist com essas informações. Peça opiniões, sugestões e percepções para alinhar as expectativas. Em seguida, construa um plano de ação para avaliar e dar suporte a questões importantes e mitigar impactos negativos.

3 – Renovar a comunicação

Como todos sabemos, as mudanças são jornadas, então explore vários meios de comunicação. Identifique o mais efetivo, desligue outros e implemente-o. Certifique-se de tornar a informação bidirecional, pois isso aproximará grupos e indivíduos dos objetivos. Mas lembre-se de planejar a linha do tempo, canais, mídias para mostrar como as mudanças serão comunicadas de forma incremental, abrangendo assuntos, tópicos e dúvidas.

4 – Compartilhar conhecimento

Um compartilhamento rápido de conhecimento é importante para conscientizar as partes interessadas. As implementações de mudanças podem envolver micro-aprendizados, como cursos online, sessões de treinamento ou até mesmo mentorias na empresa. Crie uma sequência de conteúdos para preparar todos sobre as dificuldades que estão por vir.

5 – Estrutura de suporte

Para ajudar os colaboradores a se adaptarem às mudanças, a mentoria realizada por especialistas ou gestores pode ajudar na solução problemas. Essa estrutura é crucial para preparar emocionalmente os indivíduos em relação as incertezas. Enquanto as equipes estiverem sendo apoiadas, elas obterão rapidamente proficiência. Isso permitirá que eles ajustem suas habilidades e técnicas para alcançar os objetivos desejados.

Exemplos de mudanças organizacionais

Concorrência: Seus rivais podem estar desenvolvendo novos serviços locais, portanto, é uma boa prática avaliar se esta é uma transformação boa ou ruim para se manter competitivo no mercado.

Redução de custos: Essas mudanças podem afetar emocionalmente a equipe. Quando a organização identifica e muda atividades duplicadas ou custosas por fluxos automatizados.

Sistema: O uso de vários métodos como o Lean Manufacturing System, Kanban, Six Sigma pode eliminar processos desnecessários e melhorar os resultados das equipes da empresa.

Conclusão

Aprender com os erros e agir rapidamente aumentam as chances de sucesso na implantação de mudanças organizacionais. Portanto, fique atento a todo momento independente da complexidade da mudança. Mesmo em pequenas empresas, as mudanças podem passar por situações difíceis e se tornarem problemas sérios. Portanto, seja transparente sobre os processos, atividades e responsabilidades estabelecidas, para que as partes interessadas possam avaliar, agir e corrigir o quanto antes.

E por fim, tente criar métricas simples para que as equipes possam entender de forma clara as Metas e KPIs. Estes indicadores devem mostrar com precisão a situação atual da organização para que a empresa não perca sua visão, missão e valores.