Audit et conformité vont de pair, mais ne sont pas la même chose. La conformité englobe toutes les politiques et procédures créées pour qu’une entreprise puisse se conformer aux législations, réglementations et normes (tant externes qu’internes).
L’audit, quant à elle, est la pratique de vérifier si tout cela fonctionne correctement. Ainsi, elle aide à identifier les irrégularités et les points d’amélioration.
C’est ainsi que ce duo parvient à promouvoir l’intégrité, l’agilité et l’efficacité dans tous les processus et domaines qui doivent respecter des directives de qualité rigoureuses.
Cependant, bien que ce soit si important, de nombreuses entreprises ont encore du mal à mettre en place une politique de conformité et d’audit qui soit véritablement productive.
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Qu’est-ce que la conformité ?
Tout d’abord, rappelons ce qu’est la conformité et expliquons plus en détail comment cette pratique est généralement présente dans les entreprises.
La liste des éléments qui font partie d’une politique de conformité est longue. Quelques exemples sont :
- Contrôle de la qualité ;
- Formation des collaborateurs ;
- Création et mise à disposition de canaux de dénonciation ;
- Mise en œuvre de processus de réponse et de prévention des incidents.
Il est important de comprendre que cette politique englobe toutes les pratiques et procédures qui génèrent la conformité aux normes légales, réglementaires, éthiques et internes relatives aux activités d’une entreprise.
Comment la conformité peut aider votre entreprise
L’audit et la conformité, lorsqu’ils agissent ensemble, ont un grand potentiel non seulement pour garantir la qualité et la conformité au sein d’une entreprise, mais aussi pour anticiper les menaces externes et identifier les opportunités de croissance/amélioration.
Un programme de conformité permet de cartographier les faiblesses et d’éviter les échecs qui nuiraient non seulement à la production elle-même, mais aussi à la réputation d’une entreprise et même au bien-être de ses clients.
De plus, cette pratique aide à mettre à jour facilement les pratiques, processus et routines pour qu’ils s’adaptent aux nouvelles normes et réglementations qui apparaissent chaque jour.
Être toujours à jour avec le marché et même anticiper les besoins et les changements est justement un grand défi qui devient plus facile avec une politique de conformité.
Cela sera de plus en plus vital pour les entreprises qui cherchent à se démarquer sur le marché. Selon une étude de KPMG, les secteurs de la conformité et de l’audit doivent prêter attention à des facteurs tels que la macroéconomie, la géopolitique et même la technologie.
Par exemple, l’étude indique que 80% des entreprises interrogées considèrent l’intelligence artificielle comme un défi pour la cybersécurité et que 48% d’entre elles se sentent moins confiantes quant à leur capacité à évaluer les risques cybernétiques.
Par conséquent, si votre entreprise ne veut pas seulement éviter les échecs (et leurs conséquences judiciaires respectives) mais aussi gagner en efficacité et surpasser la concurrence, elle doit prêter attention à la conformité.
5 étapes pour commencer une bonne politique de conformité
Mais, en pratique, comment fonctionne cette affaire de conformité ? Eh bien, tout dépend du type d’entreprise dans laquelle vous travaillez et des spécificités du secteur dans lequel elle opère.
Une entreprise du secteur des services financiers aura une série de directives et de réglementations, tandis qu’une autre dans le secteur pharmaceutique devra respecter différentes législations sanitaires.
Autrement dit : chaque entreprise doit développer un programme de conformité en fonction de ces besoins et, ainsi, adopter des pratiques et des contrôles qui en assurent la conformité.
Mais bien sûr, il existe de bonnes pratiques générales qui peuvent vous aider à créer une politique de conformité et d’audit.
Voici cinq des principales !
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1 – Codes et politiques de conduite
La première étape pour définir une bonne politique de conformité est de créer un code de conduite. Il doit contenir toutes les règles et directives que les employés doivent suivre.
N’oubliez pas que ces directives doivent être liées à des aspects éthiques, légaux et de conformité avec l’activité de votre entreprise dans toutes les domaines et équipes.
Le résultat sera un code de politiques assez étendu – et tout aussi important.
2 – Programmes de formation et d’éducation
Après avoir créé la politique de conduite, il est temps de la mettre en pratique. Et la première étape pour cela est justement de s’assurer que les normes sont connues de tous et, en plus, que les gens savent quoi, comment et quand faire par rapport à elles.
Pour cela, créez des formations, des qualifications et des ateliers impliquant non seulement les équipes de contrôle de la qualité, d’audit et de conformité, mais aussi toutes les autres domaines.
En outre, surveillez les nouveautés et les révisions des réglementations et lois pertinentes pour votre entreprise et mettez à jour les politiques de conduite ainsi que les formations si nécessaire.
3 – Audit, surveillance et contrôle internes
Voilà, maintenant que les directives ont été créées et que toute l’équipe est formée, il est temps de se détendre, n’est-ce pas ? Faux !
Il est nécessaire de s’assurer que ce qui a été établi dans les politiques et enseigné lors des formations est appliqué et que tout ce matériel est à jour et pertinent.
Pour cela, effectuez des révisions régulières pour évaluer l’efficacité des politiques de conformité et, ainsi, identifier ce qui doit être amélioré ou mis à jour.
Ayez également un contrôle des changements efficace, facilement accessible et sécurisé pour cataloguer tout cela.
C’est à ce moment que l’audit entre en jeu, garantissant la conformité de tout (mais vous en saurez plus à ce sujet plus tard).
Une autre bonne pratique consiste à utiliser des mécanismes qui surveillent et vérifient la conformité des documents, actions, contrats, entre autres, avec les politiques établies.
Une astuce en or pour ceux qui cherchent à gagner du temps, à gagner en efficacité et même à économiser est d’utiliser un logiciel de conformité et de contrôle de la qualité.
De cette manière, vous automatisez diverses activités et avez toujours un accès rapide aux documents et rapports, entre autres ressources.
4 – Canaux de dénonciation
Peu importe l’ampleur de l’effort pour que tout se passe bien et que les normes et directives soient toujours respectées, il est probable que des erreurs et des violations se produisent quand même.
C’est pourquoi il est essentiel que votre programme de conformité dispose de canaux de dénonciation pour que les collaborateurs, fournisseurs et autres parties prenantes puissent signaler ces incidents.
Assurez-vous que ces canaux soient confidentiels, sécurisés et facilement accessibles à ceux qui en ont besoin.
5 – Enquête et solution des irrégularités
Enfin, il est bon de rappeler qu’il ne sert à rien d’avoir des canaux de dénonciation si vous ne prenez aucune mesure concernant ce qui est signalé.
Créez des procédures pour enquêter et, si nécessaire, traiter les violations éventuelles de la conformité.
Incluez dans ces procédures les détails et les personnes/départements impliqués, ainsi que leurs enquêtes respectives et les actions correctives appropriées.
Une bonne pratique pour ce processus est d’impliquer le contrôle interne, la conformité et l’audit, afin de maximiser son efficacité et d’éviter les biais.
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Indicateurs de conformité
Pour mesurer si tous ces efforts portent leurs fruits et quel est le niveau de succès (ou d’échec), il existe les indicateurs de conformité. Ils peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, bien qu’il soit recommandé de choisir un mélange des deux.
Ils fonctionnent comme toutes les autres Métriques de Succès (ou KPI, dans l’acronyme anglais) de votre entreprise : ce sont des résultats qui indiquent la performance, mais dans ce cas, en ce qui concerne la politique de conformité.
Rappelez-vous que, tout comme le programme de conformité lui-même, les indicateurs varient également d’une entreprise à l’autre, car ils prennent en compte les spécificités de chaque activité.
Une astuce pour faciliter leur choix est de penser à des métriques qui aident à comprendre si ce que vous avez défini dans la politique de conformité a du sens et si elle est bien appliquée.
En général, tout ce qui peut montrer comment est le niveau de promotion de la conformité avec les lois, réglementations, politiques internes et normes éthiques peut être un indicateur.
Certains des indicateurs de conformité les plus courants sont :
1 – Adhésion aux politiques et formations
L’objectif dans ce cas est de mesurer à quel point les collaborateurs sont en conformité avec les politiques et normes définies dans le système de conformité.
Pour rendre cette évaluation plus concrète, vous pouvez examiner le pourcentage de personnes qui ont suivi les formations, la moyenne des notes des tests liés à ces formations, le taux d’utilisation des canaux de dénonciation, entre autres données.
2 – Nombre de dénonciations et d’incidents de non-conformité
C’est probablement l’indicateur de conformité le plus utilisé. Après tout, la quantité de dénonciations et d’incidents confirmés est liée à la compréhension des politiques de conformité et à leur suivi par les employés.
3 – Temps et taux de résolution des incidents
D’autres métriques très utilisées et précieuses. En analysant le taux de résolution des incidents, vous comprenez si toute la structure de
conformité parvient à traiter le volume de cas signalés. Cela vaut tant pour les collaborateurs que pour les processus et les outils.
De la même manière, le temps de résolution des cas indique également si, même en réussissant à résoudre les incidents, cela se fait dans un délai acceptable ou si c’est quelque chose qui doit être amélioré pour atténuer les effets négatifs.
4 – Réputation et évaluation externe
Enfin, un indicateur de conformité de nature plus qualitative. Il est de plus en plus courant d’évaluer la perception que le public externe a de l’entreprise par rapport à son engagement en matière de conformité et d’éthique.
Pour mesurer cela, vous pouvez réaliser des enquêtes de réputation et recueillir les avis des clients et des fournisseurs, par exemple.
L’objectif est de comprendre si votre entreprise est perçue comme une marque qui se soucie de la conformité et de quelle manière cela peut être externalisé de manière plus efficace.
Quelle est la différence entre la conformité et l’audit interne ?
Comme vous l’avez déjà vu, la conformité englobe toutes les directives, activités, indicateurs de résultat et normes qui visent à garantir la conformité, qu’elle soit conforme à des normes internes, externes (comme ISO 27001) ou les deux.
L’audit, bien qu’elle fonctionne généralement en tandem avec la conformité, est un peu différente. Elle n’est pas responsable de la création de directives et de normes, mais de l’évaluation de leur qualité et de leur efficacité.
Autrement dit, une entreprise crée d’abord sa politique de conformité, puis des audits (qui peuvent être internes ou réalisés par des organismes externes) sont effectués pour analyser et évaluer cette politique et ses implications.
L’objectif principal est de découvrir si toutes les activités, documentations, produits et autres processus d’une entreprise sont conformes aux lois et directives applicables à son activité.
3 avantages à réaliser un audit
L’union entre l’audit et la conformité a la capacité non seulement d’éviter les problèmes, mais aussi de renforcer les bonnes pratiques d’une entreprise.
Les avantages de cette pratique varient en fonction des définitions établies dans le système de conformité de chaque entreprise, ainsi que des activités réalisées et des normes à respecter.
Il convient également de noter que plus votre politique de conformité et les audits réalisés sont approfondis et spécifiques, plus l’impact positif sera important pour votre entreprise.
Voici trois des principales raisons de réaliser un audit de conformité dans votre entreprise.
1 – Identifier les risques, les failles et les opportunités d’amélioration
C’est probablement la principale raison pour laquelle une entreprise a une conformité et un audit fonctionnant ensemble.
En analysant les pratiques et les normes établies, il est possible d’identifier les erreurs, d’anticiper les failles et même d’améliorer ce qui est déjà bien fait.
Par conséquent, il est essentiel de disposer de mécanismes qui analysent et évaluent les contrôles internes, les processus opérationnels et les systèmes de gestion utilisés pour la conformité au sein de votre entreprise.
Ainsi, il est possible de comprendre à quel point ils sont efficaces et sécurisés, ainsi que leur taux d’adhésion parmi les collaborateurs et à quel point tout cela est à l’épreuve des erreurs.
2 – Assurer la conformité
Dans la continuité du bénéfice précédent, vient la garantie (ou du moins le renforcement) de la conformité.
Grâce à un audit interne ou externe, vous vérifiez si votre entreprise est conforme aux lois, réglementations et normes applicables et, ainsi, évitez les sanctions légales.
Cette précaution renforce également la bonne réputation de votre entreprise. Renforcer l’intégrité, la transparence et la conformité augmente la confiance des collaborateurs, clients, fournisseurs et autres parties prenantes envers votre marque.
3 – Accroître l’efficacité de l’opération
En évitant les erreurs, en corrigeant les failles et en respectant les normes légales nécessaires, il y a un résultat qui peut sembler simple, mais qui fait toute la différence à la fin de la journée : avoir une opération efficace et agile.
Avec l’audit analysant les actions réalisées et les outils utilisés, votre entreprise peut réduire les coûts, augmenter la productivité et optimiser les ressources (temps ou argent).
De plus, les rapports et informations résultant de l’audit favorisent une bonne gouvernance d’entreprise, apportent plus de transparence, génèrent de la responsabilité et de la conformité au sein de l’organisation et aident à prendre des décisions plus stratégiques et précises.
Quels sont les types d’audit ?
Un audit peut être classé en fonction de l’institution qui le réalise.
Il peut être interne, lorsqu’il est effectué par l’entreprise elle-même, ou externe, lorsqu’il est réalisé par une autre entreprise spécialisée.
Un audit interne est axé sur l’évaluation de la conformité avec les politiques et les réglementations définies par l’entreprise elle-même.
Le type externe peut, quant à lui, offrir une évaluation concernant les normes et les directives des organismes de régulation spécifiques, comme, par exemple, un audit ISO.
Outre ces deux formes, il est possible de classer un audit en fonction de la zone/équipe auditée.
Comme vous pouvez l’imaginer, il existe une grande variété d’audits. Voici quelques-uns des plus courants :
- Audit de qualité – Évalue les processus opérationnels liés au contrôle et à la gestion. L’objectif est de garantir que tout produit/service produit par l’entreprise respecte les normes de qualité établies.
- Audit de gestion – Se concentre sur la révision des pratiques de gestion, telles que les politiques, stratégies et procédures. Ce type d’audit évalue si tout est aligné avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et appliqué efficacement.
- Audit comptable – Il s’agit de l’audit qui révise et supervise les enregistrements et les procédures du patrimoine financier de l’entreprise. De cette façon, il garantit la fiabilité et l’intégrité des transactions et des enregistrements financiers.
- Audit des systèmes – Axé sur la cybersécurité, cet audit évalue l’intégrité et la confidentialité de l’infrastructure informatique, des systèmes et des logiciels utilisés par l’entreprise.
La meilleure solution pour réaliser un audit et une conformité de manière efficace et simple
Vous savez maintenant tout sur l’audit et la conformité, mais vous avez peut-être une question importante : comment faire tout cela de manière plus simple et agile sans perdre en sécurité ?
La bonne nouvelle est que la technologie peut être votre grande alliée dans cette tâche. Avec un système de gestion de la qualité, vous pouvez automatiser une série de tâches, numériser des processus et mettre à jour facilement vos politiques, directives et contrôles.
Avec la solution de Software Expert, par exemple, vous pouvez :
- Administrer les documents ;
- Gérer les changements et l’impact des normes et réglementations ;
- Attribuer les exigences réglementaires et les processus métiers et zones de conformité à leurs normes respectives ;
- Connecter les audits, les risques, les contrôles, les processus, les documents et autres composants de la plateforme.
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