La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système numérique qui centralise le stockage, l’organisation et la récupération des informations d’entreprise, remplaçant les documents physiques par des enregistrements électroniques plus sûrs et plus accessibles. Elle vise à optimiser l’efficacité, la sécurité et la conformité tout en permettant une collaboration fluide entre les équipes.

La gestion documentaire traditionnelle fait face à des défis majeurs, tels que :

Des processus manuels chronophages
Des systèmes fragmentés et non connectés
Des difficultés à gérer de grands volumes de données
L’incapacité à répondre rapidement aux nouvelles réglementations
Le manque d’intégration, d’analyse en temps réel et d’évolutivité

Pour surmonter ces problèmes, il est essentiel d’utiliser un outil comme SoftExpert Document, qui propose des solutions avancées telles que l’automatisation basée sur l’IA et des flux de travail centralisés.

Ses fonctionnalités intégrées permettent d’optimiser la conformité et l’adaptabilité de votre entreprise, notamment grâce à des signatures électroniques via D4Sign, des mises à jour prédictives des métadonnées et une gestion intelligente des conteneurs.

Dans les années à venir, la GED tendra à intégrer des fonctionnalités avancées telles que :

L’utilisation de l’IA pour des analyses prédictives
La réduction proactive des risques
L’automatisation de bout en bout des processus

Banner - Le guide ultime : L'IA dans la gestion de la qualité

Pourquoi la gestion documentaire traditionnelle ne répond-elle plus aux exigences du marché ?

Les méthodes conventionnelles de gestion documentaire sont devenues un frein à la compétitivité des entreprises. Il s’agit notamment de l’espace de stockage physique, du contrôle manuel et des processus déconnectés.

Ces éléments n’ont plus leur place dans un marché qui exige agilité, sécurité renforcée et durabilité. En effet, ils entraînent des coûts cachés, des vulnérabilités opérationnelles et des obstacles à l’innovation.

Lire aussi : Le rôle des technologies ECM dans le contrôle des documents

Coûts opérationnels

L’un des principaux obstacles est le coût opérationnel. Les systèmes traditionnels reposent sur des processus manuels comme la recherche de documents physiques, l’impression fréquente et le stockage papier. Cela entraîne une augmentation des coûts liés à l’espace physique et aux ressources.

L’absence d’automatisation et de catégorisation intelligente ralentit les opérations critiques, affectant la productivité et l’évolutivité.

Sécurité et conformité

Les documents physiques sont vulnérables à la perte, à l’accès non autorisé et aux catastrophes naturelles. De plus, ils compliquent les audits.

Des réglementations comme le RGPD européen et la LGPD brésilienne exigent une traçabilité et un contrôle granulaire des accès — des exigences impossibles à satisfaire avec des méthodes traditionnelles.

Collaboration et mobilité

Les modèles traditionnels entravent le travail à distance et la collaboration en temps réel, entraînant des versions de fichiers incompatibles et des retards dans les validations.

L’absence d’intégration avec des outils numériques — comme les signatures électroniques et les plateformes cloud — limite l’agilité requise par les marchés mondiaux compétitifs.

Innovation et durabilité

Les systèmes hérités présentent des limitations critiques :

Ils ne prennent pas en charge les nouvelles technologies comme l’IA pour l’extraction de données ou la blockchain pour l’authentification (essentielles pour l’analyse prédictive et la sécurité avancée).
Ils consomment des ressources naturelles comme le papier et l’énergie, nuisant aux objectifs ESG.

À l’inverse, les solutions numériques réduisent les émissions et les coûts opérationnels. Face à ces limitations structurelles, la migration vers une GED intégrée devient impérative pour rester compétitif.

Dans ce contexte, comprendre le fonctionnement pratique de la GED — combinant automatisation, intelligence artificielle et gouvernance prédictive — est la première étape pour transformer les documents d’un passif opérationnel en un actif stratégique.

Lire aussi : Comment un logiciel de gestion documentaire peut aller au-delà du simple stockage

Lire aussi : Comment un logiciel de gestion de fichiers peut aller au-delà du simple stockage d’éléments

Comment fonctionne la gestion électronique des documents ?

La GED fonctionne par la capture intelligente et l’indexation automatisée, transformant les données non structurées en actifs numériques stratégiques. Les meilleurs systèmes de GED utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentée par l’IA pour extraire les données, les métadonnées et le contexte à partir de fichiers, d’e-mails ou de formulaires numérisés.

Des algorithmes d’apprentissage automatique peuvent ensuite classer les documents selon leur contenu, leur finalité ou les exigences réglementaires.

Une fois numérisés, les documents sont stockés dans un référentiel centralisé dans le cloud, garantissant une récupération instantanée. Les principales méthodes de catégorisation incluent :

Le marquage par métadonnées (ID client, nom du projet, date d’expiration)
La recherche en texte intégral alimentée par le traitement du langage naturel (NLP)
Le contrôle des versions avec suivi des révisions et des validations
Des règles de conservation automatisées garantissant le respect des délais réglementaires

L’automatisation des flux de travail simplifie les opérations : des règles prédéfinies dirigent les documents vers la révision, la signature électronique ou l’archivage.

Des outils de collaboration en temps réel permettent à plusieurs utilisateurs de modifier, commenter ou approuver des fichiers simultanément. Cela élimine les conflits de version et accélère les processus comme la finalisation des contrats ou les réponses aux audits.

Enfin, les analyses avancées et l’intégration transforment les documents en outils stratégiques : l’IA identifie les tendances ou anomalies dans l’utilisation des documents, tandis que des API connectent le système GED aux ERP, CRM ou systèmes de conformité. Des options de vérification via blockchain peuvent garantir des audits infalsifiables, et des sauvegardes automatisées avec chiffrement assurent la sécurité tout au long du cycle de vie des documents.

Banner - Automatisez la gestion électronique avec SoftExpert Document

Comment SoftExpert Document réinvente la Gestion Électronique des Documents dans la pratique

Les entreprises ont longtemps lutté contre les limites de la gestion documentaire traditionnelle — le chaos du papier, les failles de sécurité et les blocages de collaboration qui freinent l’innovation. Ces anciens systèmes consomment des ressources, exposent les organisations à des risques de conformité et ne tirent pas parti des avantages que l’IA et l’automatisation peuvent offrir aux flux de travail.

Mais une solution transforme ces douleurs en opportunités. Dans cette section, découvrons comment SoftExpert Document, à partir de sa version 2.2.4, vous propose une nouvelle génération de GED. De l’automatisation pilotée par l’IA à la garantie de conformité, vous découvrirez des innovations qui redéfinissent le potentiel de la gouvernance documentaire.

Améliorations de la structure des relations

Depuis la version 2.2.4, le module documentaire adopte une approche simplifiée pour l’association des composants du système. Auparavant, les utilisateurs devaient naviguer entre plusieurs écrans pour établir ces connexions, ce qui engendrait une complexité inutile et une perte de temps.

Pour y remédier, un panneau unifié de relations a été créé. Il affiche toutes les associations possibles dans un seul espace de travail. Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent sélectionner le type de connexion et l’élément à associer. Ainsi, les opérations sont fluides et le flux de travail reste ininterrompu.

Les connexions sont classées selon les filtres « Associé », « Créé » et « Créé par », et peuvent être visualisées sous forme de liste ou de cartes.

Un avantage majeur est la possibilité de créer de nouveaux éléments directement depuis ce panneau. Vous pouvez générer aussi bien des ressources simples que des flux de travail complets. Cela améliore l’interopérabilité entre les modules et élève votre efficacité opérationnelle à un nouveau niveau.

Descriptions automatisées pilotées par l’IA

SoftExpert Document intègre l’Intelligence Artificielle pour faciliter la création de documents professionnels. Il permet la génération automatique de descriptions pour les envois et les protocoles de copie, accélérant la création d’enregistrements et réduisant les erreurs humaines.

Descriptions automatisées pilotées par l’IA

Cette fonctionnalité est disponible exclusivement pour les clients de l’édition Cloud utilisant le module SoftExpert Copilot. À noter que l’administrateur système peut activer cette fonction via l’API « Gen AI & NLP » dans le Centre d’intégration (COP010). Cela vous permet de libérer tout le potentiel de cette technologie.

Signature numérique simplifiée avec D4Sign

À partir de la version 2.2.4, SoftExpert Document intègre nativement la plateforme de signature électronique et numérique D4Sign. Ce partenariat permet de formaliser et sécuriser les documents avec une validité juridique complète, le tout dans l’environnement de gestion documentaire.

Les utilisateurs peuvent choisir entre deux modèles de signature : action manuelle ou demandes automatisées déclenchées par des workflows. Tout cela se fait via le système SoftExpert, offrant une flexibilité opérationnelle adaptée à divers besoins d’entreprise.

Signature numérique simplifiée avec D4Sign

En savoir plus sur les intégrations de signature électronique avec SoftExpert Document :

Optimisations de la gestion des conteneurs de fichiers

Le module permet de gérer des conteneurs complexes de documents, offrant un meilleur contrôle et augmentant l’efficacité de votre organisation. Par exemple, vous pouvez ajouter des descriptions pour guider vos collègues, en incluant des textes explicatifs dans la structure des dossiers. Ces explications seront visibles à chaque accès au dossier, garantissant la conformité aux normes établies.

De plus, le système permet l’utilisation d’un contrôle d’accès hiérarchique pour restreindre le téléversement de fichiers à certaines sous-dossiers. Vous pouvez empêcher l’envoi de fichiers dans le dossier racine d’un projet, en autorisant uniquement les téléversements dans ses sous-dossiers.

L’affichage avancé étend l’interface au-delà des informations de base en affichant les fichiers électroniques associés, offrant ainsi une visibilité complète sur le contenu.

Optimisations de la gestion des conteneurs de fichiers

Le compteur de fichiers affiche désormais le nombre de documents par dossier ainsi que le total présent dans le conteneur. Cela aide votre entreprise à mieux contrôler le volume de fichiers électroniques.

Enfin, l’option « copier la structure » vous fera gagner du temps en recréant des hiérarchies identiques. Elle préserve tous les paramètres et configurations de la structure d’origine.

Mise à jour manuelle des métadonnées des documents

La version 2.2.4 introduit une fonctionnalité permettant l’édition immédiate des informations descriptives des fichiers. Cette alternative élimine la nécessité d’attendre le traitement automatique du système lorsque des modifications sont apportées aux données associées aux documents.

Pour l’utiliser, accédez au menu Document > Document (DC010), sélectionnez le fichier concerné et cliquez sur la commande « Ouvrir les données ». Dans la section « Fichier électronique », localisez l’élément souhaité et sélectionnez « Actions > Mettre à jour les métadonnées », comme illustré ci-dessous.

Mise à jour manuelle des métadonnées des documents

Le système demandera une confirmation avant d’exécuter la modification des propriétés du fichier.

Conditions préalables à l’opération :

Activation de l’autorisation d’édition des documents approuvés (Paramètres > Paramètres généraux DC035 > Onglet Document)
Absence de signature numérique définitive sur le fichier
Configuration préalable de l’exportation des métadonnées dans la catégorie documentaire
Formats compatibles : documents Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx) ou OpenDocument (.odt)

Avantages de cette nouveauté :

Contrôle immédiat des informations d’enregistrement
Flexibilité pour des corrections ponctuelles
Optimisation du flux de travail documentaire
Maintien de l’intégrité des enregistrements

Édition de documents et de feuilles de calcul via Microsoft OneDrive

Vous pouvez éditer directement des fichiers aux formats .doc, .xls, .ppt et .pps via Microsoft OneDrive. Le système effectue automatiquement la conversion vers des formats modernes équivalents (.docx, etc.), garantissant la compatibilité tout en préservant le contenu original.

Pour utiliser cette fonctionnalité, l’intégration avec OneDrive doit être activée et l’option de conversion en PDF configurée dans le système. Cette fonction est disponible exclusivement pour les fichiers avec les extensions mentionnées.

Accès rapide aux validations de documents

L’expérience de validation des documents a été repensée pour plus d’agilité. Toutes les informations pertinentes sur les validations sont désormais regroupées dans un seul endroit, accessible via le menu principal des documents (DC010).

Les utilisateurs peuvent :

Sélectionner n’importe quel document listé
Accéder instantanément au panneau de validations
Visualiser l’historique complet
Effectuer de nouvelles validations

Avantages de cette nouvelle interface :

Navigation simplifiée en quelques clics
Visibilité complète du statut des validations
Processus décisionnel accéléré
Réduction des étapes bureaucratiques

Accès rapide aux validations de documents

Téléchargement de fichiers électroniques avec annotations

Le système permet de télécharger des fichiers numériques contenant toutes les observations et commentaires ajoutés. Lorsque l’utilisateur sélectionne la fonction « Visualiser le fichier avec annotations », l’environnement affiche les marques effectuées et propose un nouveau bouton « Exporter le PDF avec annotations ».

Cette innovation garantit :

La visibilité de toutes les observations dans le fichier exporté
Un partage plus efficace des documents annotés
La préservation de l’historique des modifications et commentaires
Une traçabilité complète des changements

Remplissage des attributs de documents dans SoftExpert Processus

Lorsque vous sélectionnez la fonction « Créer un document homologué » dans une activité de processus dans SoftExpert Suite, vous pouvez définir comment les champs du document seront remplis. Ainsi, à chaque lancement du flux de travail, le document généré automatiquement sera complété avec les informations appropriées pendant l’exécution de la tâche.

Remplissage des attributs de documents dans SoftExpert Processus

Nouvelle interface principale pour les menus Exportation des métadonnées et Validité

La version 2.2.4 de SoftExpert Suite propose une interface principale modernisée, avec des filtres améliorés et un nouveau système de liste pour simplifier la gestion des données.

En plus de l’ajout manuel de nouveaux éléments, il est possible de modifier les enregistrements un par un, de mettre à jour les statuts et de supprimer plusieurs éléments en une seule opération. Ces améliorations visent à optimiser le flux de travail et à accroître la productivité.

Écrans mis à jour :

Signature automatique

Certificat (DC058)
Liste des signataires (DC059)

Distribution de copies

Modèle (DC064)
Motif (DC047)

Document

Exportation des métadonnées (DC052)
Filigrane (DC045)
Tableau de temporalité (DC042)
Validité (DC044)

Révision

Motif (DC038)

Bordereau d’envoi

Moyen d’envoi (DC049)

Il convient de rappeler que la fonctionnalité « Demander à l’IA » est disponible uniquement dans les menus Motif (DC047), Motif (DC038) et Moyen d’envoi (DC049). Le client doit disposer d’une licence SoftExpert Copilot pour l’utiliser.

Évolution de l’historique des documents

Pour offrir plus de clarté dans le processus d’enregistrement et de validation des révisions, l’historique a été optimisé pour afficher l’origine de la création du fichier et la méthode utilisée pour approuver sa révision.

Il est désormais possible d’identifier si le document a été généré via :

Importation par feuille de calcul
Importation via l’écran de suivi (DI013)
Intégration via web service

Et de vérifier si la révision a été approuvée :

Par le bouton Libérer la révision
Via web service

Cette mise à jour améliore la traçabilité et la transparence des enregistrements, facilitant l’analyse et la gestion des opérations.

Nouveaux liens affichés dans le document

Pour résoudre les difficultés à localiser les enregistrements associés empêchant la suppression d’un document, SoftExpert Document centralise les relations et inclut la section « Où est-il utilisé » dans l’onglet « Relations ».

Dans cette zone, vous pouvez consulter toutes les connexions du document, y compris :

Les fichiers modèles liés
Les widgets utilisés dans les portails

Cette amélioration offre un meilleur contrôle et une transparence accrue sur les dépendances documentaires, simplifiant leur gestion.

Nouveaux liens affichés dans le document

SoftExpert Document va bien au-delà de la gestion documentaire traditionnelle en transformant des flux fragmentés en écosystèmes unifiés. Grâce à lui, l’IA et un design intuitif convergent pour éliminer les goulets d’étranglement historiques.

Chaque fonctionnalité — des relations centralisées aux analyses prédictives — agit comme un engrenage d’un mécanisme plus vaste qui non seulement corrige les déficiences opérationnelles, mais transforme les documents en actifs dynamiques d’intelligence d’entreprise.

Cette réingénierie de la GED concrétise l’avenir anticipé en début d’article : une gouvernance documentaire qui est à la fois bouclier contre les risques, levier d’innovation et catalyseur de durabilité. Elle ouvre la voie à des décisions agiles dans des environnements d’affaires complexes.

Banner - Contrôlez processus et documents avec traçabilité totale.

Lisez plus d’articles comme celui-ci :

Conclusion

La migration vers des systèmes modernes de Gestion Électronique des Documents (GED) est devenue indispensable face aux lacunes des méthodes traditionnelles, qui perpétuent des coûts cachés et des vulnérabilités opérationnelles.

La GED apparaît comme une solution stratégique pour unifier les données, garantir la conformité réglementaire et permettre l’évolutivité des entreprises. Son adoption élimine les obstacles à l’innovation et à la collaboration à distance, en s’alignant sur les exigences d’un marché agile.

SoftExpert Document illustre cette évolution en intégrant des fonctionnalités telles que l’IA prédictive, la signature numérique avec D4Sign et la gestion intelligente des conteneurs. Son panneau unifié de relations et la mise à jour des métadonnées en temps réel optimisent les flux de travail et l’interopérabilité entre les modules.

À lire aussi : Liasa increases document management efficiency with a SoftExpert solution

Cette nouvelle génération de GED transforme les documents en leviers d’intelligence d’entreprise, permettant des analyses prédictives et des décisions rapides dans des environnements complexes.

Ainsi, la GED contemporaine s’impose comme un écosystème essentiel à la compétitivité, transformant l’information structurée en avantage stratégique et en innovation continue.

Pour consulter toutes les nouveautés de la version 2.2.4 de SoftExpert Document, consultez les notes de version complètes !

FAQ – Questions fréquentes sur la Gestion Électronique des Documents (GED)

Pourquoi la gestion documentaire traditionnelle ne répond-elle plus aux besoins des entreprises ?

Les méthodes traditionnelles reposent sur des processus manuels, un stockage physique et des systèmes déconnectés, entraînant des coûts élevés et des failles de sécurité. Elles empêchent l’évolutivité, la collaboration à distance et la conformité avec des réglementations comme la LGPD et le RGPD, tout en bloquant l’adoption de technologies innovantes comme l’IA et la blockchain.

Comment fonctionne la GED moderne ?

La GED moderne utilise l’IA et l’OCR pour capturer, classer et indexer automatiquement les documents dans des référentiels centralisés dans le cloud. Elle combine métadonnées, contrôle de versions, workflows automatisés et intégration avec les systèmes d’entreprise (ERP/CRM), transformant les données en actifs stratégiques avec sécurité et traçabilité.

Quels avantages offre SoftExpert Document ?

La solution propose une automatisation basée sur l’IA, des panneaux unifiés de relations documentaires et des signatures électroniques à valeur légale via D4Sign. Des fonctionnalités comme la gestion intelligente des conteneurs, la mise à jour manuelle des métadonnées et l’édition directe via Microsoft OneDrive éliminent les goulets d’étranglement et augmentent l’efficacité.

Comment SoftExpert Document garantit-il la conformité et la sécurité ?

Le système applique des règles automatisées de conservation, un contrôle d’accès granulaire et une intégration avec la blockchain pour des audits infalsifiables. Le chiffrement des sauvegardes, les signatures numériques avec D4Sign et la traçabilité complète répondent aux exigences de la LGPD et du RGPD, réduisant les risques.

Quelles sont les innovations phares de SoftExpert Document ?

Parmi les innovations, on retrouve :
– Le panneau unifié de relations
– La génération automatique de descriptions avec IA (via SoftExpert Copilot)
– La gestion avancée des conteneurs avec comptage de fichiers et hiérarchies réplicables
– L’édition en temps réel des métadonnées
– L’exportation de PDF avec annotations

Comment la GED favorise-t-elle la durabilité et l’innovation ?

En éliminant le papier, en réduisant les coûts de stockage physique et en optimisant la consommation d’énergie, la GED numérique s’aligne sur les objectifs ESG. Son intégration avec l’IA, l’analyse prédictive et les plateformes cloud transforme les documents en bases d’insights stratégiques et en automatisation de bout en bout.

Marcelo Becher

Articles de cet auteur: