L’automatisation des processus est l’utilisation de logiciels et de technologies pour automatiser les processus et les fonctions d’entreprise afin d’atteindre des objectifs organisationnels. Ces objectifs peuvent inclure la fabrication d’un produit, le recrutement d’un employé ou la prestation de services à la clientèle.
Elle est particulièrement utile pour automatiser des procédures plus complexes, aidant à centraliser les informations et à réduire la nécessité d’interventions manuelles. Les principaux objectifs de l’automatisation des processus sont d’éliminer les goulets d’étranglement, de réduire les erreurs et d’éviter la perte de données.
Dans ce domaine, il y a l’automatisation intelligente, qui utilise l’intelligence artificielle (IA) pour simplifier et aider à la prise de décisions au sein des organisations. Ces technologies avancées peuvent être utilisées pour rendre vos opérations plus efficaces, en accélérant les processus de votre entreprise.
Continuez à lire pour apprendre ce qu’est l’automatisation des processus, son importance et comment l’IA peut vous aider à être plus efficace que jamais !
Importance de l’automatisation des processus
Après avoir analysé quels processus peuvent être automatisés et lesquels ne le peuvent pas, vous pourrez tirer parti des avantages que l’automatisation apporte à votre entreprise. L’augmentation de l’efficacité, la réduction des coûts et une plus grande transparence ne sont que quelques-uns des avantages de cette méthode.
Voici les principaux avantages de la mise en œuvre de l’automatisation des processus dans votre entreprise :
- Réduction des coûts. La méthode aide votre entreprise à réduire ses coûts opérationnels et à augmenter ses bénéfices. Cela est particulièrement bénéfique pour les équipes qui utilisent des processus manuels dépendant du papier.
- Plus grande transparence. Vous pouvez utiliser des tableaux de bord automatisés pour collecter des données, créer des rapports et analyser des informations cruciales pour votre organisation. Cela vous permet d’avoir une meilleure visibilité des initiatives en cours, vous permettant de prendre des décisions plus éclairées.
- Clients plus satisfaits. L’automatisation des processus vous permet d’accéder à des données plus précises et cohérentes sur vos clients. Vous pouvez ainsi personnaliser votre produit ou service pour mieux répondre à leurs attentes.
- Conformité. Avoir des procédures automatisées facilitera le respect des normes de conformité de votre organisation. En effet, si cette technique est bien appliquée, elle vous permettra de définir des directives strictes pour limiter qui peut apporter des modifications ou mettre à jour des documents.
- Gestion des documents. Lorsque vos équipes utilisent des processus manuels, elles risquent de perdre le contrôle des documents écrits, des feuilles de calcul et des courriels. Avec des processus automatisés, tous vos documents sont stockés et organisés en un seul endroit, ce qui facilite grandement la gestion des fichiers.
- Plus grande efficacité. En appliquant l’automatisation des processus, votre entreprise élimine pratiquement la possibilité d’erreurs. En même temps, vous éliminez les goulets d’étranglement et accélérez les processus de prise de décision.
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Avec tant d’avantages, il n’est pas surprenant que l’automatisation des processus ait tant de défenseurs. En particulier, l’automatisation est reconnue pour permettre aux équipes de rester rapides et efficaces dans l’exécution de leurs tâches.
Tout cela crée un environnement propice à l’innovation, avec des cycles d’affaires plus rapides et un taux de réussite plus élevé dans vos processus. De plus, l’automatisation des processus permet une collaboration en temps réel à travers toute l’organisation, même entre les équipes sur site et à distance.
Types d’automatisation des processus
Il existe quatre types d’automatisation des processus, qui ont évolué avec cette industrie au cours des dernières décennies. À commencer par l’automatisation robotique des processus (RPA), qui est devenue très populaire ces dernières années pour automatiser les tâches banales.
Les types incluent également l’automatisation des processus d’affaires (BPA), une modalité plus ancienne qui se réfère à l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels pour automatiser les tâches. Enfin, il y a l’hyperautomatisation et l’automatisation de l’intégration.
Voyons maintenant plus en détail chacun de ces modèles :
1. Automatisation robotique des processus (RPA)
La plus connue des types d’automatisation des processus, la Robotic Process Automation (RPA) réalise des tâches répétitives pour que les humains n’aient pas à les exécuter. Cela peut inclure des choses comme la saisie de données ou l’orientation des demandes de support client.
Idéalement, la RPA est utilisée pour des activités simples, répétitives et de grand volume, en particulier celles qui nécessiteraient une intervention manuelle d’un employé. Comme les robots n’ont jamais besoin de dormir, cela permet d’accélérer les flux de travail et d’éviter les erreurs.
Mais ne pensez pas que l’automatisation robotique des processus est une solution parfaite qui résoudra tous vos problèmes. En effet, elle n’est pas capable de prendre des décisions cognitives et nécessite une aide humaine pour résoudre des problèmes plus complexes et définir des directives.
La RPA n’est pas une technologie d’intelligence artificielle (IA) ou d’apprentissage automatique (ML), elle est donc incapable d’apprendre avec le temps. Cela signifie qu’il n’est pas possible de l’utiliser pour optimiser un processus entier, du début à la fin. Au lieu de cela, elle doit être appliquée uniquement à des parties très spécifiques d’un flux donné.
2. Automatisation des processus d’affaires (BPA)
Business Process Automation (BPA) est un terme plus ancien, qui était autrefois synonyme d’automatisation des processus. Aujourd’hui, il désigne uniquement un type : celui qui utilise des systèmes informatiques pour automatiser les flux de travail d’entreprise et les tâches qui y sont associées.
Cette technique permet d’automatiser des activités individuelles, permettant aux humains de se concentrer uniquement sur les décisions de haut niveau ou les exceptions. Elle fait généralement partie d’une stratégie plus large de gestion des processus d’affaires (BPM) d’une entreprise.
La BPA n’est pas seulement un outil unique, mais un ensemble de ressources et de techniques pour l’automatisation des processus. Grâce à elle, votre entreprise doit chercher à unir les points forts des personnes, des robots et de l’intelligence artificielle.
Voici quelques-unes des méthodes et technologies les plus courantes utilisées dans l’automatisation des processus d’affaires :
- Orchestration des processus. Outils de gestion des données, data fabric, intégrations de systèmes sans code et logiciels de gouvernance.
- Développement des processus. Englobe des ressources qui facilitent le développement d’initiatives, comme le low-code et l’intelligence artificielle. Inclut également l’optimisation d’aspects tels que l’interface utilisateur (UI) et l’expérience utilisateur (UX).
- Automatisation des processus. Comme il se doit, cela inclut des éléments tels que la modélisation des processus, les règles d’affaires et la gestion des cas. Ils vous permettront d’organiser et de suivre vos automatisations.
- Optimisation des processus. Traite de la fouille de processus et des vérifications d’intégrité. Ces outils peuvent vous aider à visualiser et analyser vos processus d’affaires en extrayant des données de vos systèmes informatiques. De plus, ils vous permettent de surveiller les performances de vos procédures, de détecter les anomalies et de garantir la conformité avec les réglementations.
3. Automatisation de l’intégration
La méthode de connexion de diverses applications logicielles et systèmes différents afin de faciliter la communication et l’échange de données est appelée Automatisation de l’Intégration. Elle garantit que différents outils peuvent fonctionner ensemble de manière efficace.
L’objectif est de réduire la nécessité de saisir des données manuellement, ainsi que d’améliorer la précision de ces informations. L’automatisation de l’intégration peut impliquer l’utilisation d’API, de middleware ou de plateformes d’intégration pour automatiser les flux de travail à travers divers systèmes.
4. Hyperautomatisation
L’hyperautomatisation est considérée comme l’automatisation complète, une étape finale où diverses technologies sont intégrées pour optimiser les processus d’affaires. Cela peut inclure des technologies telles que l’Automatisation Robotique des Processus (RPA), l’intelligence artificielle, le machine learning, le traitement intelligent des documents (IDP), la Gestion des Processus d’Affaires et le low-code.
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Le terme a été inventé par la société de conseil Gartner, qui a publié ce qui suit dans un rapport récent : “L’hyperautomatisation se réfère à des combinaisons efficaces d’ensembles d’outils complémentaires, qui peuvent intégrer des silos fonctionnels et de processus pour automatiser et augmenter les processus d’affaires.”
Dans cette méthode, les entreprises cherchent à automatiser tous les processus d’entreprise de bout en bout. De plus, elles mettent en œuvre des technologies d’intelligence basées sur l’IA et le ML, favorisant des prises de décision plus précises.
Pour compléter, la phase d’hyperautomatisation sert à offrir des connaissances liés au retour sur investissement (ROI) de l’automatisation en vue d’une expansion continue de l’initiative. Ainsi, les gestionnaires peuvent doter leurs équipes des outils et des informations nécessaires pour accomplir leurs tâches.
Comment l’IA peut aider à l’automatisation des processus
Comme vous pouvez le voir, certains types d’automatisation des processus utilisent des technologies d’intelligence artificielle ou de machine learning. En effet, l’utilisation de ces outils aide à simplifier les processus, à libérer des ressources et à rendre vos opérations encore plus efficaces.
Par exemple, une entreprise du secteur pharmaceutique et des sciences de la vie peut utiliser une technologie d’IA pour réduire les coûts de fabrication ou utiliser ses matières premières de manière plus efficace. Pendant ce temps, une usine automobile peut utiliser des outils de ML pour réduire le risque d’erreur humaine ou trouver des optimisations pour accélérer la production de voitures.
Trois technologies cognitives
Également appelée automatisation intelligente, ce domaine se concentre sur trois technologies cognitives. La plus importante d’entre elles est l’IA elle-même, utilisant des algorithmes complexes pour analyser à la fois des données structurées et non structurées.
À partir de celles-ci, il est possible de créer une base de connaissances et de faire des prévisions, créant ainsi un moteur de décisions alimenté par l’intelligence artificielle et le machine learning.
Pendant ce temps, le deuxième aspect est la Gestion des Processus d’Affaires (BPM). Dans ce cadre, il va travailler à automatiser les flux de travail et à rendre vos processus plus simples et directs.
Le troisième composant est l’Automatisation Robotique des Processus (RPA) elle-même, qui utilisera des logiciels spécialisés pour automatiser les tâches de back-office. Elle est responsable de l’extraction des données et du remplissage des formulaires.
Ainsi, les robots moins intelligents peuvent compléter l’intelligence artificielle, tandis que l’IA fournit des connaissances pour optimiser l’utilisation de la RPA.
Tout cela génère une valeur énorme pour les entreprises de diverses industries, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches de haut niveau, tandis que l’intelligence artificielle automatise de plus en plus les processus de bas niveau.
Le rôle des gestionnaires intermédiaires tend à être redirigé, s’occupant moins de l’optimisation des tâches de leurs équipes et plus de leur motivation et d’autres aspects psychologiques. Pour le reste, laissez les robots s’en charger.
Conclusion
L’automatisation des processus représente une étape importante dans l’évolution des opérations d’entreprise, surtout lorsqu’elle est alimentée par l’intelligence artificielle. Elle permet aux organisations d’atteindre de nouveaux niveaux d’efficacité, de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction des clients, tout en libérant les employés pour se concentrer sur des activités stratégiques et créatives.
En intégrant des technologies telles que la RPA, la BPA et l’hyperautomatisation, les entreprises ont l’opportunité de transformer les processus, de connecter les systèmes et de créer des flux de travail plus agiles et efficaces. L’intelligence artificielle joue un rôle crucial dans ce parcours, fournissant des connaissances basées sur les données et aidant à la prise de décisions complexes.
Dans un environnement compétitif et en constante évolution, adopter l’automatisation des processus n’est plus un différenciateur, mais une nécessité pour maintenir la pertinence et la durabilité de l’entreprise. Que ce soit pour de petites améliorations ou pour des changements structurels, l’automatisation est la voie à suivre pour toute entreprise désireuse d’innover, de croître et de se préparer aux défis de l’avenir.
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