Le rapport d’audit est un document formel qui communique l’évaluation d’un auditeur sur un aspect particulier d’une organisation, qu’il soit financier, de contrôle interne ou de conformité. Il conclura si l’entité est conforme ou non à la législation en vigueur ou à la certification souhaitée.
Selon qui réalise l’audit, il doit être conforme aux normes établies par le Conseil Fédéral de Comptabilité (CFC) ou aux recommandations de l’Institut des Auditeurs Indépendants du Brésil (IBRACON).
S’il est bien fait, le rapport permet aux principaux parties prenantes de mieux comprendre la situation actuelle de l’organisation, ainsi que les défis qu’elle rencontre actuellement et rencontrera à l’avenir. Un audit bien réalisé se distinguera, capturant l’intérêt de tous et promouvant les changements nécessaires pour l’amélioration de votre entreprise.
Importance du rapport d’audit
Le rapport d’audit joue un rôle important dans le processus de transformation d’une organisation. Après tout, il apporte la garantie d’une entité indépendante que les processus d’une entreprise fonctionnent correctement.
De plus, le document de l’auditeur peut identifier des points de non-conformité, permettant au secteur responsable de traiter les problèmes en cours. À la fin du processus, lorsque tout est conforme à la norme souhaitée, l’organisation peut rechercher une certification telle que l’ISO 9001.
Dans le cas des rapports d’audit financiers, leur pertinence est encore plus critique. En effet, l’auditeur confirmera que les informations financières de votre entreprise sont fiables. Le résultat peut affecter la confiance que les parties prenantes auront dans l’organisation, que ce soit pour conclure des partenariats ou même pour y investir de l’argent.
Différence entre audit interne et externe
Bien que beaucoup de gens confondent les deux modalités, les audits internes et externes servent à des fins différentes. Les audits internes évalueront les opérations et les processus d’une entreprise, tandis que les audits externes impliquent des évaluations indépendantes de ses registres et informations financières.
Les deux sont importants pour garantir l’intégrité et la précision des opérations d’une organisation, ainsi que la fiabilité de ses informations financières.
Cependant, ils diffèrent par leur portée et le niveau de détail de leurs analyses. L’audit interne couvrira les domaines suivants :
- Rapport financier ;
- Conformité ;
- Sécurité de l’information ;
- Opérations ;
- Gestion des risques.
L’audit externe, quant à lui, se concentrera uniquement sur les états financiers, garantissant qu’ils sont précis et conformes à la législation.
En plus des différences mentionnées, il est important de noter que les audits internes sont réalisés par des professionnels de l’organisation elle-même, tandis que les audits externes sont menés par des auditeurs indépendants, généralement de cabinets spécialisés.
Cette indépendance est cruciale pour garantir la neutralité et la crédibilité du rapport d’audit externe. Dans les deux modalités, la transparence et la communication claire des résultats sont essentielles pour que les recommandations soient mises en œuvre de manière efficace et contribuent à l’amélioration continue de l’organisation.
Comment élaborer un rapport d’audit interne ?
Maintenant que vous connaissez la différence entre un audit interne et un audit externe, il est temps de découvrir comment vérifier si tout est en ordre avec les processus de votre organisation.
Suivez nos conseils étape par étape pour élaborer le rapport d’audit interne idéal :
1. Préparez une couverture
Vous avez déjà entendu le dicton qui dit que la première impression est celle qui reste ?
Le travail de l’auditeur doit faire bonne impression. Il est donc essentiel de commencer par une couverture de qualité. Ce sera le premier point de contact de la direction avec les résultats de l’audit. Par conséquent, il est important qu’elle présente des informations telles que :
- Titre du rapport ;
- Nom de l’auditeur responsable ;
- Date de conclusion de l’audit ;
- Nom de l’entreprise ou de l’unité d’affaires auditée.
2. Rédigez une introduction
Dans cette section, l’auditeur doit fournir une vue d’ensemble avec des informations sur la zone et les processus audités, les normes qui soutiennent la réalisation du travail (ex. : ISO 14001), ainsi que toute information historique nécessaire avant la lecture complète du rapport. Ainsi, toute personne lisant le rapport pourra comprendre les raisons qui ont conduit à la réalisation de l’audit.
Par exemple, le rapport peut traiter de l’émergence d’une nouvelle législation impactant les opérations de l’entreprise. L’introduction peut décrire quelles lois étaient applicables jusqu’alors, où elles échouaient et comment la nouvelle législation propose de traiter ces questions.
3. Rédigez un résumé exécutif
Le résumé exécutif doit présenter les conclusions des travaux réalisés de manière concise. Il doit être structuré comme suit :
- Une brève description de ce qui a été audité, des objectifs, de la portée et des dates de début et de fin.
- Présenter les conclusions de l’auditeur.
4. Présentez la terminologie utilisée
La section suivante doit présenter les termes utilisés dans l’élaboration du rapport afin que tout le monde puisse comprendre les informations présentées.
Exemple : s’il y a des références à l’ISO, il est important de préciser qu’il s’agit de l’Organisation Internationale de Normalisation.
5. Présentez le plan d’audit
Le plan d’audit doit présenter l’auditeur principal et ses qualifications, ainsi que les autres membres de l’équipe. Cette section doit également décrire les documents évalués et les personnes interviewées.
L’auditeur doit décrire les étapes suivies au cours de l’audit — un outil de cartographie des processus peut aider — et les critères utilisés pour sélectionner les documents évalués, ainsi que pour choisir les personnes interviewées.
6. Décrivez les faits constatés et présentez les recommandations
L’auditeur doit prendre note lorsque quelque chose ne respecte pas les normes établies, en décrivant les faits et les preuves constatées.
À la fin de tout, l’auditeur doit conclure le rapport avec une section de “Recommandations” d’amélioration pour l’organisation. À ce stade, il doit considérer les aspects suivants :
- Être positif : il doit se concentrer sur ce qui se passe actuellement et sur la manière dont les aspects positifs de l’entreprise peuvent être appliqués aux domaines ou processus inefficaces.
- Être spécifique : l’auditeur doit être très clair et spécifique sur les aspects qui ne sont pas conformes aux normes établies, ainsi que sur les actions à mettre en œuvre pour garantir la conformité. Il doit préciser qui doit agir pour remédier à ces questions.
- Être concis : l’auditeur doit être bref dans ses recommandations et inclure uniquement les informations et détails vraiment nécessaires.
Considérations finales
Élaborer un rapport d’audit efficace est essentiel pour assurer la transparence, la conformité et l’amélioration continue au sein d’une organisation. Un bon rapport évalue non seulement la situation actuelle de l’entreprise, mais offre également des recommandations claires et spécifiques pour corriger les éventuelles défaillances et promouvoir les bonnes pratiques.
Que ce soit pour un audit interne ou externe, l’accent doit être mis sur la précision des informations et la clarté de la communication. En suivant un processus structuré et minutieux, il est possible de produire un document qui non seulement répond aux exigences légales et normatives, mais qui apporte également une valeur réelle aux parties prenantes. De cette manière, vous contribuez à la croissance durable et à la crédibilité de votre organisation.
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