Savoir comment contrôler le changement peut faire la différence entre une opération saine et une opération inefficace. Pourtant, de nombreuses entreprises ne savent pas comment exécuter correctement cette gestion et, par conséquent, ne parviennent pas à profiter de ses avantages.
Pour que cela ne se produise pas dans votre entreprise, voyez ce qu’est le contrôle des changements, quels sont ses avantages et comment le mettre en œuvre. Vérifier!
Qu’est-ce que le contrôle des modifications ?
Le contrôle du changement n’est pas une activité ou un outil unique. Il s’agit d’un processus complexe qui implique des personnes, des équipes et des domaines. Votre objectif est de changer quelque chose d’un état actuel à un état futur différent et meilleur.
Ainsi, le contrôle du changement existe pour que cette transformation (qu’il s’agisse de stratégies, de processus, de technologies ou de changements organisationnels plus généraux) soit efficace.
Grâce à lui, vous vous assurez que les changements sont adoptés avec succès et que les objectifs organisationnels sont atteints, sans négliger le respect des directives internes et externes.
Une telle importance est démontrée par une étude du cabinet de conseil McKinsey. Il souligne que lorsqu’une entreprise surveille les principaux indicateurs de performance du processus de changement, le succès de ce changement a quatre fois plus de chances.
En d’autres termes : il ne suffit pas de changer n’importe comment, il est essentiel de savoir pourquoi, comment et quels résultats on en attend. De cette façon, vous maximisez les avantages de la gestion du changement.
Comment contrôler le changement dans votre entreprise en 5 étapes
Voyons comment cela se passe dans la pratique. Après tout, il ne sert à rien de connaître l’importance du contrôle du changement si vous ne savez pas comment il peut être mis en œuvre dans la vie quotidienne de votre entreprise.
Pour cela, nous avons préparé ci-dessous cinq conseils généraux qui aident à mener à bien un processus de changement dans la grande majorité des entreprises et des domaines.
Cependant, n’oubliez pas de prendre également en compte les spécificités de votre secteur, les normes qui lui sont applicables et d’autres caractéristiques de votre exploitation. Ainsi, vous pouvez construire un processus de gestion du changement qui englobe tous vos besoins.
1 – Identifier le besoin de changer quelque chose
Cette première étape découle généralement des domaines de l ‘audit et de la conformité. En effet, c’est lors d’un audit que la nécessité de changer un processus, un outil ou même un produit est généralement identifiée.
À ce stade, identifiez comment votre processus/produit/activité est actuellement utilisé/exécuté, quels aspects doivent être améliorés et ce qui serait changé pour y parvenir.
Par exemple, si vous remarquez qu’il n’y a pas de visibilité sur ce que font tous les membres de l’équipe, il peut être utile de changer la façon dont vous gérez vos projets.
Ensuite, vous décrivez ce besoin, définissez l’objectif comme apporter une plus grande visibilité aux tâches de chacun et, enfin, indiquez une solution possible (comme un outil de gestion des tâches, par exemple).
2 – Évaluer les impacts du changement
Dans un deuxième temps, vous devez rassembler toutes les informations de base qui soutiendront l’approbation puis la mise en œuvre des changements. Le matériel comprend généralement des détails tels que les ressources nécessaires au changement, l’impact qu’il aura et à qui la demande doit être transmise.
3 – Approuvez tout ce qui sera fait
Une fois que vous avez identifié ce qui doit être changé et comment cela affectera votre entreprise et ce qu’il faudra faire pour en faire une réalité, il est temps d’approuver tout cela.
À ce stade, le projet est soumis à l’approbation des parties prenantes, qui évaluent des aspects tels que sa faisabilité, son alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, les impacts possibles sur l’exploitation, les dépenses/intrants utilisés, entre autres.
4 – Planifier la mise en œuvre du changement
Une fois que vous avez fait approuver le projet par toutes les personnes impliquées dans le contrôle des changements, il est temps de créer un calendrier de mise en œuvre. Vous devez y inclure toutes les activités (et leurs responsables respectifs) pour que le changement soit mis en pratique, ainsi que les dates de livraison et les méthodes de suivi.
5 – Mettez tout en pratique et surveillez en permanence
Enfin, il est temps de se salir les mains et de faire le changement lui-même. Utilisez tous les documents créés précédemment à cet effet, tels que l’analyse d’impact et la planification de la mise en œuvre.
Après cela, adoptez des moyens de surveiller les progrès de la mise en œuvre. Cela permet une amélioration continue de l’ensemble du processus et permet d’ajuster ce qui est nécessaire pour le succès du changement.
3 avantages de faire du contrôle du changement
Bien qu’elle demande beaucoup de travail, la maîtrise des modifications présente de nombreux avantages. Tout d’abord, comme vous l’avez vu, il fournit un cadre organisé et fonctionnel pour évaluer, approuver et mettre en œuvre les changements.
En outre, la gestion du changement présente d’autres avantages qui se présentent dans la vie quotidienne de votre entreprise. Découvrez les trois premiers ci-dessous !
1 – Réduire les risques et les dépenses
L’une des principales conséquences positives d’un bon contrôle du changement est justement de réduire les risques et les dépenses. D’abord, parce qu’en mettant en place des changements, votre entreprise peut améliorer les processus, identifier et atténuer les problèmes, et s’adapter aux normes, par exemple.
De plus, vous pouvez améliorer vos dépenses. Cette économie se produit dans la mise en œuvre des changements eux-mêmes (car cela se fait de manière organisée, en évitant la perte de temps/d’argent) et dans les ressources utilisées dans une certaine activité après son optimisation.
2 – Augmenter la productivité et la qualité
Grâce à un contrôle efficace des changements, vous réduisez les défaillances et augmentez l’efficacité et la rapidité de mise en œuvre des changements, ce qui augmente la productivité de l’opération.
Un autre avantage d’être bien défini et organisé est que les modifications sont évaluées et testées avant d’être mises en œuvre. Cela permet de s’assurer de la qualité et de la pertinence des modifications (et de leurs résultats).
3 – Renforcer l’alignement et la collaboration entre les domaines/équipes
Comme vous l’avez déjà vu, le contrôle du changement doit impliquer une série de personnes et de domaines. Par conséquent, il optimise intrinsèquement la communication et l’interaction entre les différents secteurs pour s’assurer que tout se passe correctement.
En favorisant la connexion entre les parties prenantes et en documentant toutes les étapes du processus, vous assurez l’alignement des attentes et la transparence dans les décisions et les actions à entreprendre.
Le meilleur outil de contrôle des changements et de gestion de la qualité
Pour rendre le contrôle des modifications plus intuitif, plus sûr et plus efficace dans votre entreprise, vous pouvez compter sur un système de management de la qualité. Il automatise les tâches, intègre plusieurs outils et documente l’ensemble du processus de manière virtuelle et intuitive.
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