La formation est un outil extrêmement important, car pour que l’employé puisse effectuer une activité correctement, il est nécessaire de le former. Elle est essentielle à la fois pour un nouvel employé mais aussi pour celui qui travaille depuis un moment dans l’entreprise, afin qu’il améliore ses compétences.
Avec la vitesse à laquelle tout bouge et les changements continus sur le marché, les organisations doivent s’adapter rapidement. En raison de ce marché concurrentiel et en constante évolution, les entreprises ont besoin de professionnels de plus en plus qualifiés et compétents, qui les aident dans la recherche continue d’améliorations des processus pour progresser et atteindre succès et croissance.
En sachant cela, il est désormais clair que les formations représentent un outil stratégique essentiel pour l’organisation, contribuant à l’amélioration des connaissances et des compétences des employés et au développement de nouvelles compétences, lui permettant d’améliorer et d’exécuter ses activités efficacement, favorisant la production de résultats alignés sur les objectifs organisationnels.
Mais quelle est l’importance de la formation pour le système de gestion de la qualité ?
Tout d’abord, vous êtes-vous arrêté pour analyser combien de vos écarts de qualité ou non-conformités ont été causés par une erreur humaine ? Et ces erreurs, étaient-elles ponctuelles ou se répètent-elles constamment ?
Si vous avez répondu qu’elles se répètent constamment, c’est que la formation des collaborateurs dans votre organisation n’est pas efficace.
Nous savons que les normes de qualité et de certification exigent des employés formés pour les activités à effectuer dans leur fonction, ainsi que des preuves d’enregistrement et d’évaluation de l’efficacité de la formation. Cependant, responsabiliser l’employé par une lecture individuelle de la procédure, sans détail, et lui faire signer la participation, n’est certainement pas considéré comme efficace, à moins que sa procédure ne soit très orientée et autodidacte.
Malheureusement, cette forme de formation est encore pratiquée dans de nombreuses entreprises, la formation n’étant effectuée que pour tenir des registres et ainsi obtenir des preuves pour répondre à la norme.
Si les formations dans votre entreprise sont effectuées de cette manière, juste pour tenir des registres, c’est sûrement la cause première probable de la quantité d’écarts de qualité et de non-conformités causés par des erreurs opérationnelles.
Une formation menée sans management et sans évaluation ultérieure à son résultat est inutile et contribue peu à la qualité, à l’amélioration des processus et à la croissance de l’entreprise. Pour avoir de la qualité dans les processus, il est nécessaire d’investir dans des programmes de formation robustes, des formations qui génèrent réellement de l’apprentissage.
Un employé formé et qualifié est un gage de qualité dans tous les processus. De cette façon, le souci de les former pour effectuer des activités avec la meilleure efficience et efficacité, améliore les résultats et la satisfaction des clients. Par conséquent, il est extrêmement important que le système de gestion de la qualité mesure les résultats et les performances ultérieures des employés par le biais d’une évaluation.
Comment évaluer l’efficacité de la formation ?
Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre que l’évaluation de l’efficacité de la formation commence bien avant qu’elle ne soit appliquée, elle commence dans la planification, avec la détermination de l’objectif, c’est-à-dire que vous devez savoir où vous voulez aller avec cette formation, avoir bien établi quel est le but de sa réalisation.
Mais comment effectuer une bonne planification de la formation ?
Une bonne planification de la formation doit lui permettre d’être la plus efficiente possible pour le public ciblé. Pour cela, il est important de bien comprendre ce dont l’équipe a besoin, c’est à dire les compétences qui doivent être améliorées.
Lors de la planification, il est essentiel de tenir compte des éléments suivants :
- Sujet et contenu de la formation ;
- Langage et méthodologie appropriés pour transmettre le contenu à votre public cible ;
- Temps et durée ;
- Comment il sera enseigné : en face à face ou virtuel ;
- Avantages et bénéfices.
Il est essentiel que les employés formés connaissent l’objectif de la formation, afin qu’ils puissent se concentrer sur l’apprentissage des compétences ou des connaissances dont ils ont besoin pour se développer.
Après la planification, l’étape suivante consiste à définir comment l’évaluation de l’efficacité sera effectuée.
L’objectif de l’évaluation de l’efficacité dans quelques années est d’analyser si les compétences et les connaissances enseignées ont été acquises efficacement. Et surtout, s’assurer que la formation mène à ce dont l’organisation a besoin, que ce soit pour la préparation des employés à de nouvelles activités, de nouveaux projets ou fonctions, des compétences qui apporteront des améliorations de processus, des changements pour améliorer la performance des employés dans leurs activités, des conseils pour la prévention des problèmes et des risques, ou même le recyclage pour un écart de qualité ou de non-conformité, et ainsi de suite.
Il existe de nombreuses méthodes possibles pour évaluer l’efficacité de la formation. Cependant, il est important de souligner que chaque organisation fonctionne différemment et que la méthode choisie reste à la discrétion de ce que l’entreprise considère comme fonctionnant le mieux en fonction de sa culture organisationnelle.
Les méthodes les plus couramment utilisées pour évaluer l’efficacité de la formation sont les suivantes :
1 . Tester les connaissances
Des tests peuvent être mis en place pour les stagiaires, l’objectif est de déterminer si les compétences et/ou les connaissances attendues ont été acquises. Ils peuvent être des tests écrits, à travers un questionnaire sur le sujet, ou des tests pratiques, à travers l’exécution d’un processus ou d’une tâche.
Une suggestion très importante dans cette méthode : si possible, effectuez l’application du test deux fois pour obtenir une meilleure évaluation, un test avant et un autre après la formation, afin que vous puissiez comparer les résultats et évaluer le développement réel du collaborateur.
2. Mener des entrevues
Cette forme d’évaluation consiste à mener une conversation de style feedback ou suivi avec le stagiaire, avec des questions liées au contenu.
3. Évaluation des métriques de processus
Créez des indicateurs qui peuvent mesurer l’atteinte des objectifs de formation, par exemple si vous avez effectué une formation sur processus de production et que les taux de reprise de cette ligne ne font qu’augmenter, vous pouvez vous rendre compte qu’elle n’a pas été efficace. Ou même l’exemple initial d’écarts de qualité et de non-conformités, effectuez une formation au recyclage, et évaluer plus tard la récurrence de ce qui s’est passé, cela peut être un moyen de mesurer son efficacité. Par conséquent, l’évaluation des mesures de processus est un moyen de définir si la formation a été efficace ou non et, dans la mesure du possible, de les présenter afin que la direction puisse voir les gains liés à la formation des employés.
En outre, vous pouvez également effectuer l’évaluation de l’efficacité en deux étapes : juste après la formation et après avoir effectué un suivi planifié. Ainsi, effectuer l’évaluation immédiatement après la formation vous aidera à savoir si l’employé a assimilé les nouvelles connaissances. L’évaluation après suivi vous aidera à voir s’il a vraiment acquis la compétence nécessaire, puisque vous accordez un délai à l’employé pour mettre en pratique les connaissances acquises.
Si vous le jugez nécessaire, répétez l’évaluation, en considérant que chaque personne a une période différente d’absorption et de mise en pratique de nouvelles connaissances.
Et maintenant, compte tenu de tous les aspects abordés dans cet article, vous vous demandez peut-être: « Ai-je vraiment besoin d’accomplir tout cela pour répondre à la norme? ». Et la réponse est oui !
N’ayant que des dossiers de formation, répondez-vous également à la norme? Et la réponse est non ! Vous ne vous en apercevrez qu’avec des preuves d’une formation inefficace.
Comme indiqué dans cet article, pour maintenir la qualité de vos processus et atteindre les objectifs souhaités par l’organisation, vous avez besoin d’une gestion efficace de la formation!
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