Êtes-vous en cours de démarrage d’un projet et vous ne savez pas si vous avez les ressources nécessaires? Ou pire encore, le projet touche à sa fin et le budget a déjà été consommé? Ce n’est peut-être pas une consolation, mais vous n’êtes certainement pas seul dans cette situation. Même si elle est fondamentale, la gestion des coûts ne reçoit pas toujours toute l’attention voulue et les problèmes budgétaires sont parmi les principales causes de défaillance du projet. Compte tenu de sa pertinence, c’est l’un des 10 domaines de connaissance de PMBOK, le guide publié par l’Institut de Gestion de Projet (PMI) qui rassemble les meilleures pratiques pour la gestion de projet.
Le client a toujours raison
Il est courant de penser au calcul et à la présentation des coûts du projet uniquement lorsque le produit final est destiné à un client externe. En fait, dans ces situations, il est essentiel d’examiner les coûts à fond afin de faire un budget et éventuellement une proposition commerciale. Mais même si votre projet n’est pas pour un client externe, le gestionnaire ou le directeur qui parraine le projet doit être équipé d’estimations des ressources qui seront nécessaires. Ces renseignements seront importants pour que l’exécutif prenne les décisions et les mesures qu’il juge pertinentes.
Les coûts selon PMBOK
Comme nous l’avons déjà dit, PMBOK consacre une section entière à présenter les meilleures pratiques en matière de gestion des coûts des projets. Ils sont divisés en 4 étapes pour mieux comprendre et s’assurer que le projet fonctionne aussi près que possible du budget prévu.
1. Planification des ressources
C’est là que le plan de coûts du projet est créé. Il décrira les principales lignes directrices régissant la gestion des coûts. Quelles unités de mesure seront utilisées, noms d’experts à consulter (le cas échéant) et règles de mesure.
2. Estimation des coûts
Il consiste à prévoir la quantité et la valeur des ressources nécessaires à l’exécution du projet. Est-ce à ce stade que des décisions seront prises telles que : l’utilisation de ressources propres ou l’externalisation? Acheter ou louer de l’équipement? Partager des ressources avec un autre projet ou attendre qu’il se termine? À la fin de cette étape, le projet aura ses dépenses estimées, mais en plus d’elles, il est sain qu’un montant supplémentaire soit fourni à titre de contingence pour couvrir les imprévus.
3. Budget de coûts
Dans cette étape, sur la base d’estimations, les fournisseurs seront déterminés, les montants de clôture et le total des dépenses. Le budget doit ensuite être soumis à l’approbation du client ou du commanditaire. Une fois le budget approuvé, la base de référence des coûts du projet associés à la structure analytique du projet (PAE) est établie. Il sera possible d’effectuer un suivi des coûts lors de l’exécution du projet.
4. Contrôle des coûts
Cette étape comprend l’enregistrement des coûts réels tout au long de l’exécution du projet. Toutes les dépenses doivent être détaillées et documentées afin qu’elles puissent être suivies si nécessaire. Le gestionnaire de projet devrait souvent comparer ce qui a été planifié (budgété) avec ce qui est accompli. Lorsque vous remarquez des écarts, vous devez prendre des mesures pour vous assurer que le budget est respecté. Un autre facteur pertinent dans cette étape est les changements de portée. Ils doivent être effectués avec autorisation et dûment communiqués à toutes les parties concernées. Les impacts qu’ils génèrent sur le budget doivent être consignés et la base mise à jour.
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