La norme ISO 9001: 2015 a une exigence très spécifique pour la politique qualité. Le point 5.2 de la norme énonce les exigences que ce document doit avoir, de par sa structure, les rôles et responsabilités, en plus de définir comment il doit être communiqué au sein d’une organisation. Il est important de noter ici que lorsque je dis document, cela est dû au fait que la politique doit être maintenue en tant qu’information documentée. Si ce terme est encore un doute pour vous, vérifiez ici dans ce post une explication de cette expression avant la norme.
La politique de qualité est probablement l’étape la plus importante dans la mise en œuvre d’un SMQ efficace. Il s’agit d’une déclaration documentée et accessible au public, indiquant l’engagement et les intentions de l’organisation pour assurer la satisfaction du client.
Comment établir la politique de qualité?
La politique de qualité doit s’engager à répondre à toutes ses exigences et à celles des parties prenantes afin d’améliorer continuellement les résultats de votre entreprise. Avant de l’élaborer, il est important de vérifier le contexte de l’organisation, les processus déterminés et de définir la clarté par rapport à ce que la politique de qualité veut réaliser, pour s’assurer qu’elle soutient l’orientation stratégique de l’entreprise.
La description du document doit démontrer l’engagement de la direction, être appropriée à l’objectif de l’organisation et fournir un système de référence pour l’établissement des objectifs.
C’est à travers la politique que toutes les parties intéressées telles que les clients, les fournisseurs, les employés, les actionnaires, entre autres, seront au courant de la façon dont l’entreprise pense et pratique la qualité au quotidien.
Lors des audits de qualité, la politique est souvent consultée et testée dans le but de s’assurer que les objectifs, les cibles et l’examen lui-même sont cohérents avec l’énoncé de politique. Par conséquent, il est extrêmement important que votre texte soit clair et ne contienne pas d’énoncés élaborés et déroutants difficiles à démontrer, à mesurer ou à réaliser.
L’important, lors de la rédaction de ce document, est de prendre en compte les stratégies et spécificités de votre entreprise. La copie de modèles et d’exemples à partir d’Internet peut ne pas refléter les objectifs et la direction stratégique de l’organisation, ce qui pose des problèmes pour son système de gestion, en plus de provoquer certainement des non-conformités dans ses audits.
Politique de qualité et amélioration continue
La politique doit être définie afin de viser une amélioration continue. Autrement dit, l’organisation doit l’examiner chaque fois que cela est nécessaire pour s’assurer que tout changement dans le contexte, les parties prenantes ou leurs exigences est reflété dans la politique de qualité.
Politique de qualité et direction générale
La direction est responsable de l’établissement, de la mise en œuvre et du maintien de la politique de qualité. De plus, cette ou ces personnes doivent s’assurer que les responsabilités et les pouvoirs pour les rôles pertinents sont attribués, communiqués et compris au sein de l’organisation.
En d’autres termes, le top management doit être pleinement associé à toutes les étapes de la politique: création, revues et divulgations. Il est courant, mais pas obligatoire, pour une organisation de démontrer son engagement de la direction en signant l’approbation de la politique par la haute direction.
Communiquer la politique de qualité
Tous les employés doivent être conscients de la politique de qualité et l’organisation doit s’assurer que les exigences qu’elle contient sont comprises, mises en œuvre et maintenues. La manière dont la politique est rendue publique peut varier d’un endroit à l’autre. Voici quelques exemples que j’ai perçus comme un moyen de diffuser et de sensibiliser les entreprises à la politique:
- Bannière à l’entrée de l’établissement;
- Description sur les badges des employés;
- Description sur le papier peint des téléphones portables et des ordinateurs de l’entreprise;
- Copies contrôlées distribuées dans les lieux les plus fréquentés par les salariés;
- Description sur le site Web de l’entreprise;
Il est important de promouvoir une formation continue expliquant à tous les niveaux de l’organisation comment chaque exigence politique est mesurée et contrôlée au sein de votre entreprise et d’effectuer des évaluations sporadiques de la façon dont ces connaissances sont semées parmi vos employés. Un conseil précieux, si votre entreprise possède une usine, ne vous concentrez pas uniquement sur les opérateurs de production, car l’expérience personnelle est souvent celle des employés administratifs qui sont incapables d’expliquer clairement la politique à un auditeur.
N’oubliez pas que la communication doit également être faite à tous ceux qui travaillent pour ou au nom de votre organisation en tant que sous-traitants, intérimaires et travailleurs à distance. Chacun d’eux doit être conscient de ses rôles et responsabilités vis-à-vis de la politique.
Voulez-vous en savoir plus sur ce sujet? Voir ci-dessous cet eBook détaillé sur ISO 9001: 2015.
